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Rundfahrt organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Rundfahrt wirkt unkompliziert, braucht aber genaue Abstimmung zwischen Boot, Route, Einstieg und Versorgung an Bord. Beginne mehrere Wochen vorher mit der Reservierung und bestätige Bedingungen, Route und Einstiegspunkt schriftlich. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen und Ernährungswünsche, bevor du Catering, Getränke, Musik und Transport planst. Am Veranstaltungstag entscheidet ein klarer Zeitplan darüber, ob Aufbau, Empfang und Begrüßungsgetränke ohne Hektik ablaufen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Boot und Route reservieren

  • Angebot und Bedingungen bestätigen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Route und Einstiegspunkt bestätigen

  • Transportinformationen teilen

  • Cateringmenü festlegen

    2 Personen

  • Musik zusammenstellen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Lagerfähiges Catering bereitstellen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Frische Lebensmittel vorbereiten

    3 Personen

  • Geschirr und Besteck einpacken

    2 Personen

  • Kühlboxen füllen

    2 Personen

  • Catering zum Einstiegsort bringen

    3 Personen

  • Boot und Einstiegsstelle kontrollieren

    2 Personen

  • Tische und Buffet aufstellen

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Musik anschließen

  • Buffet und Getränke bereitstellen

    3 Personen

  • Gästeliste an der Einstiegsstelle auslegen

Event

  • Gäste empfangen und abhaken

    3 Personen

  • Begrüßungsgetränke ausschenken

    2 Personen

  • Sicherheitsanweisungen erläutern

  • Snacks ausgeben

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    3 Personen

  • Abendessen servieren

    4 Personen

  • Diätmahlzeiten separat ausgeben

    2 Personen

  • Musik und Mikrofon bedienen

  • Zwischendurch Müll sammeln

    2 Personen

  • Letzte Runde Getränke servieren

    2 Personen

  • Gäste sicher aussteigen lassen

    3 Personen

Nachbereitung

  • Catering und Materialien zusammenstellen

    3 Personen

  • Abfall entsorgen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Kühlboxen und Behälter reinigen

    2 Personen

  • Boot und Anlegestelle reinigen

    3 Personen

  • Materialien trocknen lassen

    2 Personen

  • Materialien verstauen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Endabrechnung prüfen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KlappischeAnz. 3
  • BuffetischeAnz. 2
  • KlappstühleAnz. 8

Geschirr

  • Mehrweg-TellerAnz. 60
  • Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 60
  • Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 100
  • KaffeetassenAnz. 60
  • MesserAnz. 60
  • GabelnAnz. 60
  • LöffelAnz. 60
  • ServierlöffelAnz. 8
  • ServierschalenAnz. 10
  • ServierzangenAnz. 6

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 6
  • KühlelementeAnz. 24
  • ThermoskannenAnz. 4
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2

Ausstattung

  • Tragbare LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofon
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • LadekabelAnz. 4

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 5
  • BallonsAnz. 50
  • GirlandenAnz. 6
  • NamensschilderAnz. 60
  • TischdekorationenAnz. 8

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • Wiederverwendbare ReinigungstücherAnz. 12
  • SpülbeckenAnz. 3
  • HandseifenspenderAnz. 3

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere Boot und Route möglichst 6 bis 8 Wochen vorher. Bestätige dabei nicht nur den Termin, sondern auch Einstiegsort, Dauer, maximale Personenzahl und die Bedingungen für Catering und Technik.
  • Verschicke die Einladungen etwa 4 Wochen vor der Rundfahrt und setze eine Antwortfrist von 10 bis 14 Tagen. So bleiben mindestens 2 Wochen, um Absagen, Ernährungswünsche und die Gästeliste zu bearbeiten.
  • Plane die Getränke nicht erst am Einstiegspunkt: Kühlung, Kühlboxen und Kühlelemente müssen bereits vor dem Transport bereitstehen. Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und stelle zusätzlich Wasser bereit.
  • Packe Geschirr, Besteck, Servierschalen, Schneidebretter und Küchenmesser am Vorabend in beschriftete Kisten. Frische Lebensmittel bereitest du am Veranstaltungstag vor; lagerfähiges Catering kann schon vorher bereitgestellt werden.
  • Sei mindestens 90 Minuten vor dem Einsteigen am Boot. Kontrolliere zuerst Boot und Einstieg, stelle danach Tische, Buffet und Dekoration auf, schließe Musik und Mikrofon an und lege die Gästeliste am Empfang aus.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Rundfahrt buchen?
Buche Boot und Route idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Bei vielen Gästen, Catering oder einem bestimmten Einstiegspunkt sind 10 bis 12 Wochen sinnvoll, damit Ausweichmöglichkeiten bleiben.
Wie viel Essen und Getränke braucht man für eine Rundfahrt?
Plane Getränke für die erste Stunde mit 2 bis 3 Stück pro Person und ergänze Wasser. Beim Catering brauchst du außerdem eine Reserve von etwa 10 Prozent, besonders wenn die Rundfahrt mehrere Stunden dauert oder keine Nachkaufmöglichkeit besteht.
Wann sollte man die Einladungen zur Rundfahrt verschicken?
Verschicke die Einladungen etwa 4 Wochen vorher und gib eine Rückmeldefrist von 10 bis 14 Tagen. Die endgültige Personenzahl solltest du spätestens 7 bis 10 Tage vor der Rundfahrt an Boot und Catering melden.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau auf einem Rundfahrtboot?
Plane mindestens 90 Minuten für Kontrolle, Transport, Tische, Buffet, Dekoration, Musik und Getränke ein. Wenn Kühlboxen, Kaffeemaschinen oder ein Mikrofon aufgebaut werden, sind 2 Stunden entspannter.

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