Rommelmarkt organiseren: checklist en planning

Een rommelmarkt organiseren vraagt vooral om een strakke volgorde: eerst datum, locatie en regels, daarna deelnemers, indeling en materialen. Leg tafelnummers en vrijwilligers ruim vooraf vast, zodat je op de dag zelf niet hoeft te improviseren. Denk ook aan contantgeld, routeborden, stroom en een plan voor slecht weer. Met deze checklist houd je overzicht van de eerste afspraken tot het openen van het terrein.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Plattegrond van de markt maken
2 personen
Verkoopregels opstellen
2 personen
Verzekering en toestemming controleren
2 personen
Deelnemersformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Evenement online publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Tafelnummers toewijzen
2 personen
Deelnemers bevestigen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Reserveringen maken
Contantgeld bestellen
Prijslijsten voorbereiden
2 personen
Routeborden ontwerpen
Promotie ophangen
2 personen
Voorraadlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Contantgeld ophalen
2 personen
Materialen klaarzetten
3 personen
Vrijwilligers informeren
Weersverwachting controleren

Event

Terrein openen
2 personen
Stroomvoorziening controleren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Stoelen plaatsen
2 personen
Verlichting ophangen
2 personen
Verkoopkramen nummeren
2 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Standplaatsen aanwijzen
3 personen
Kramen inrichten
6 personen
Prijslijsten ophangen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Kassatafel inrichten
2 personen
Wisselgeld klaarleggen
2 personen
Entree en uitgang markeren
2 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Toiletten controleren
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Kassa bemannen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussendoor controleren
Verloren voorwerpen registreren
Verkoop afronden
3 personen
Bezoekers uitgeleiden
2 personen
Kassa afsluiten
2 personen

Nazorg

Onverkochte spullen verzamelen
4 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Kassaopbrengst tellen
2 personen
Opbrengst veilig opbergen
2 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen
Promotiemateriaal verwijderen
2 personen
Leveranciersmateriaal controleren
2 personen
Terrein opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Marktkramenaantal 20
Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 30
Klaptafelsaantal 4
Kassatafelsaantal 2

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Stekkerdozenaantal 6
Verlengkabelsaantal 6
Kassaboxenaantal 2
Rekenmachinesaantal 2
Portofoonsaantal 6
Mobiele telefoonsaantal 2

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Bordenaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Theeglazenaantal 40
Besteksetsaantal 80
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 6

Keuken

Thermoskannenaantal 5
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Openersaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Tafelnummersaantal 25
Prijslijstenaantal 30
Routebordenaantal 12
Pijlbordenaantal 10

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 3
Vuilnisbakkenaantal 8
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Handspraysaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de verkoopregels en deelnemersvoorwaarden vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Vermeld daarin onder meer de beschikbare ruimte, tafelnummers, betaling en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
Maak de plattegrond uiterlijk een week vooraf en koppel iedere deelnemer aan een tafelnummer. Zo kun je bij aankomst direct verwijzen naar de juiste marktkraam, tafel of kassatafel.
Bestel contantgeld en verdeel het vóór de marktdag over de kassaboxen. Tel het startbedrag samen met een tweede persoon en noteer het bedrag voordat de verkoop begint.
Controleer 24 uur vooraf de weersverwachting en zet partytenten, verlichting en batterijlantaarns klaar. Test stekkerdozen en verlengkabels voordat je koffiezetapparaten, waterkokers of ledlampen aansluit.
Plan een korte briefing voor vrijwilligers vóór de opening, bijvoorbeeld 30 minuten van tevoren. Wijs iemand aan voor terrein en stroom, iemand voor deelnemers en iemand voor de kassa, zodat vragen niet allemaal bij één persoon terechtkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een rommelmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, toestemming en verzekering. Open de aanmeldingen daarna minimaal 6 weken voor de markt, zodat je deelnemers en tafelnummers tijdig kunt verwerken.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een rommelmarkt?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per 20 tot 25 deelnemers, naast een coördinator. Bij 60 deelnemers zijn dat bijvoorbeeld 3 vrijwilligers plus 1 persoon die de planning en problemen bewaakt.
Wanneer moet ik de deelnemers van een rommelmarkt bevestigen?: Stuur de definitieve bevestiging uiterlijk 1 week vooraf. Voeg het tafelnummmer, de aankomsttijd, verkoopregels, route en informatie over parkeren of zelf mee te nemen spullen toe.
Hoeveel contantgeld heb ik nodig voor een rommelmarkt?: Dat hangt af van het aantal verkooppunten, maar plan per kassabox een wisselbedrag van ongeveer 50 tot 100 euro. Tel het geld vóór opening en leg per kassabox vast welk startbedrag erin zit.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.