Checklist para organizar un mercadillo sin olvidos
Organizar un mercadillo requiere coordinar puestos, participantes, cobros y circulación antes de abrir las puertas. Empieza por fijar la fecha y el lugar, comprobar permisos y seguro, y dibujar un plano con mesas, carpas y zonas de paso. Después gestiona las inscripciones, asigna números de mesa y confirma quién participa. En los últimos días tendrás que preparar el efectivo, los materiales, la señalización, la electricidad y el equipo de voluntarios.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar fecha y lugar
2 personas
Crear un plano del mercado
2 personas
Redactar las normas de venta
2 personas
Comprobar seguro y permisos
2 personas
Crear el formulario de participantes
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el evento en línea
Gestionar inscripciones
2 personas
Asignar números de mesa
2 personas
Confirmar participantes
Recoger preferencias dietéticas
Asignar voluntarios
2 personas
Hacer reservas
Encargar efectivo
Preparar listas de precios
2 personas
Diseñar carteles de ruta
Colocar la promoción
2 personas
Comprobar la lista de inventario
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Recoger el dinero en efectivo
2 personas
Preparar los materiales
3 personas
Informar a los voluntarios
Comprobar el pronóstico del tiempo
Evento
Abrir el recinto
2 personas
Comprobar el suministro eléctrico
2 personas
Montar mesas
4 personas
Montar las carpas
4 personas
Colocar las sillas
2 personas
Colgar la iluminación
2 personas
Numerar los puestos de venta
2 personas
Recepción de participantes
3 personas
Asignar espacios de stand
3 personas
Montar los puestos
6 personas
Colgar listas de precios
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar los aperitivos
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Montar la mesa de caja
2 personas
Preparar el cambio
2 personas
Marcar la entrada y la salida
2 personas
Colocar la señalización
2 personas
Comprobar los baños
Instruir a los voluntarios
2 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Atender la caja
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños entre medias
Registrar objetos perdidos
Cerrar la venta
3 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas
Cerrar la caja
2 personas
Seguimiento
Recoger los artículos no vendidos
4 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Contar la recaudación de caja
2 personas
Guardar los ingresos de forma segura
2 personas
Gestionar objetos perdidos
Retirar el material promocional
2 personas
Comprobar el material del proveedor
2 personas
Entregar el recinto
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 3
- Puestos de mercadocant. 20
- Mesascant. 10
- Sillascant. 30
- Mesas plegablescant. 4
- Mesas de cajacant. 2
Equipo
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Regletascant. 6
- Cables alargadorescant. 6
- Cajas de cajacant. 2
- Calculadorascant. 2
- Walkie-talkiescant. 6
- Teléfonos móvilescant. 2
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 6
- Lámparas LEDcant. 8
- Linternas a pilascant. 4
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 150
- Platoscant. 100
- Tazas de cafécant. 60
- Vasos de técant. 40
- Cubiertoscant. 80
- Bandejas de servircant. 8
- Pinzas de servircant. 6
Cocina
- Termoscant. 5
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
- Abrebotellascant. 3
Decoración
- Mantelescant. 12
- Guirnaldascant. 8
- Globoscant. 100
- Números de mesacant. 25
- Listas de precioscant. 30
- Señales de rutacant. 12
- Carteles direccionalescant. 10
Limpieza
- Sets de escobacant. 3
- Papelelerascant. 8
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Sprays para manoscant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones con al menos 7 días de antelación. Así podrás asignar números de mesa, preparar el plano definitivo y confirmar cualquier preferencia dietética o necesidad especial.
- Haz una prueba del suministro eléctrico el día anterior. Cuenta las regletas y los cables alargadores, y comprueba que las máquinas de café, teteras y lámparas LED puedan funcionar sin sobrecargar una toma.
- Prepara el dinero en efectivo y las cajas de caja antes de abrir. Lleva también calculadoras y listas de precios impresas: depender de un único teléfono para cobrar ralentiza las colas.
- Informa a los voluntarios con un horario concreto, al menos 48 horas antes. Indica quién abre el recinto, quién ayuda con los puestos, quién controla los cobros y a quién acudir si falta una mesa o una silla.
- Comprueba la previsión meteorológica 24 horas antes y revisa las carpas, mesas y señalización. Los carteles de ruta deben estar listos para colocarse al abrir, no durante la llegada de los participantes.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercadillo?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes para reservar el lugar, revisar permisos y preparar el formulario de participantes. Deja cerradas las inscripciones al menos 7 días antes del mercadillo.
- ¿Cuándo debo confirmar a los participantes del mercadillo?
- Confírmalos entre 5 y 7 días antes, cuando ya tengas el número de puestos y la distribución de las mesas. Envía entonces el número de mesa, la hora de llegada y las normas de venta.
- ¿Qué hay que preparar el día antes de un mercadillo?
- El día anterior revisa el inventario, prepara materiales, efectivo, listas de precios y carteles, y comprueba la previsión del tiempo. También conviene probar la electricidad y confirmar el turno de cada voluntario.
- ¿Cuánto efectivo necesito para un mercadillo?
- No existe una cantidad única sin conocer el número de puestos y los precios, pero prepara cambio suficiente para las primeras 2 o 3 horas. Divide el efectivo entre varias cajas y registra quién recoge el dinero y cuándo.
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