Flohmarkt organisieren: die Checkliste für die Vorbereitung

Ein Flohmarkt steht und fällt mit klaren Abläufen: zuerst Datum, Ort und Marktplan festlegen, danach Regeln, Genehmigungen und Anmeldungen klären. Plane die Standplätze so, dass Tische, Kassen und Laufwege am Veranstaltungstag schnell eingerichtet werden können. Viele Organisatoren bestellen Bargeld, prüfen die Stromversorgung oder teilen Helfer erst kurz vor dem Start ein. Diese Checkliste führt dich von der ersten Planung bis zum Öffnen des Geländes.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort festlegen
2 Personen
Marktplan erstellen
2 Personen
Verkaufsregeln festlegen
2 Personen
Versicherung und Genehmigung prüfen
2 Personen
Teilnehmerformular erstellen
Einladungen verschicken
2 Personen
Veranstaltung online veröffentlichen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Tischnummern zuweisen
2 Personen
Teilnehmer bestätigen
Ernährungswünsche erfassen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Reservierungen vornehmen
Bargeld bestellen
Preisliste vorbereiten
2 Personen
Wegweiser entwerfen
Werbung aufhängen
2 Personen
Bestandsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Bargeld abholen
2 Personen
Materialien bereitstellen
3 Personen
Freiwillige informieren
Wettervorhersage prüfen

Event

Gelände öffnen
2 Personen
Stromversorgung überprüfen
2 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Stühle aufstellen
2 Personen
Beleuchtung aufhängen
2 Personen
Verkaufsstände nummerieren
2 Personen
Teilnehmende empfangen
3 Personen
Standplätze zuweisen
3 Personen
Stände einrichten
6 Personen
Preisliste aufhängen
2 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Snacks bereitstellen
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Kassentisch einrichten
2 Personen
Wechselgeld bereitlegen
2 Personen
Eingang und Ausgang markieren
2 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Freiwillige einweisen
2 Personen
Besucher empfangen
3 Personen
Kasse bedienen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten zwischendurch kontrollieren
Verlorene Gegenstände erfassen
Verkauf abschließen
3 Personen
Besucher verabschieden
2 Personen
Kasse abschließen
2 Personen

Nachbereitung

Unverkaufte Artikel einsammeln
4 Personen
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
Partyzelte abbauen
4 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Gelände reinigen
4 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Materialien zurückbringen
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Kasseneinnahmen zählen
2 Personen
Einnahmen sicher aufbewahren
2 Personen
Fundsachen bearbeiten
Werbematerial entfernen
2 Personen
Material des Lieferanten prüfen
2 Personen
Gelände übergeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
MarktständeAnz. 20
TischeAnz. 10
StühleAnz. 30
KlappischeAnz. 4
KassentischeAnz. 2

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
KassenboxenAnz. 2
TaschenrechnerAnz. 2
FunkgeräteAnz. 6
MobiltelefoneAnz. 2

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 6
LED-LampenAnz. 8
BatterielaternenAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
TellerAnz. 100
KaffeetassenAnz. 60
TeegläserAnz. 40
BestecksetsAnz. 80
ServierschalenAnz. 8
ServierzangenAnz. 6

Küche

ThermoskannenAnz. 5
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 3
FlaschenöffnerAnz. 3

Dekoration

TischdeckenAnz. 12
WimpelkettenAnz. 8
BallonsAnz. 100
TischnummernAnz. 25
PreislisteAnz. 30
WegweiserAnz. 12
WegweiserAnz. 10

Reinigung

BesensetsAnz. 3
MülleimerAnz. 8
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
HandspraysAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege den Marktplan spätestens 2 bis 3 Wochen vor dem Termin fest. Nummeriere die Stände und ordne Tische, Klapptische, Kassentische sowie freie Laufwege ein.
Schließe Anmeldungen nicht erst am Vorabend ab. Bestätige jeden Teilnehmer mindestens 5 Tage vorher mit Standnummer, Verkaufsregeln und Ankunftszeit.
Plane für die Kasse ausreichend Wechselgeld und mehrere Kassenboxen ein. Hole das Bargeld spätestens am Veranstaltungstag vor dem Einlass ab und notiere den Anfangsbestand.
Prüfe Stromanschlüsse und Verlängerungskabel am Vortag. Kaffeemaschinen, Wasserkocher, LED-Lampen und Kühlboxen sollten jeweils einem konkreten Anschluss zugeordnet sein.
Teile Helfer in feste Zeitfenster ein, zum Beispiel für Aufbau, Einlass, Kasse und Abbau. Kontrolliere die Wettervorhersage 24 Stunden vorher und entscheide dann über Partyzelte, Beleuchtung und den Aufbau im Außenbereich.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Flohmarkt anmelden?: Prüfe Genehmigungen und Versicherung mindestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Fristen unterscheiden sich je nach Veranstaltungsort, deshalb solltest du die zuständige Stelle frühzeitig kontaktieren.
Wie viele Tische brauche ich für einen Flohmarkt?: Das hängt von der Zahl der Verkäufer und der vereinbarten Standgröße ab. Plane zusätzlich etwa 10 bis 15 Prozent Reserve für Kasse, Infopunkt und kurzfristige Änderungen ein.
Wie viel Wechselgeld braucht man für einen Flohmarkt?: Lege den Anfangsbestand nach erwarteter Besucherzahl und Preisniveau fest und verteile ihn auf mehrere Kassenboxen. Bereite das Bargeld spätestens am Vorabend getrennt nach Münzen und kleinen Scheinen vor.
Wann sollte ich die Flohmarkt-Werbung aufhängen?: Beginne etwa 2 bis 3 Wochen vorher mit der Werbung und ergänze die wichtigsten Wegweiser spätestens am Vortag. Prüfe am Veranstaltungstag, ob Zufahrt, Eingang und Kassen deutlich ausgeschildert sind.

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