Rolstoelwandeling organiseren: checklist en planning
Een rolstoelwandeling vraagt meer voorbereiding dan alleen een route uitzetten. Controleer vooraf de ondergrond, hellingen, doorgangen en toegankelijke toiletten, en leg minstens één pauzeplek vast. Regel vrijwilligers voor begeleiding en communicatie, verzamel dieetwensen en stuur deelnemers tijdig duidelijke informatie. Op de dag zelf moeten routeborden, rustpunten, EHBO en een mobiele oprijplaat klaarstaan. Met deze checklist werk je van aanmeldingen en reserveringen naar een gecontroleerde, veilige start.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Route toegankelijk verkennen
2 personen
Startlocatie reserveren
Pauzeplek reserveren
Toegankelijke toiletten controleren
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Route en rustpunten vastleggen
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
Weersverwachting controleren
Route opnieuw controleren
2 personen
Deelnemerslijst afdrukken
Routekaarten afdrukken
Deelnemerspakketten samenstellen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Mobiele apparatuur opladen
Boodschappen doen
2 personen
Event
Startlocatie openen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Routeborden plaatsen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Pauzehapjes klaarzetten
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Deelnemers verwelkomen
3 personen
Deelnemers registreren
2 personen
Route en veiligheid uitleggen
2 personen
Wandeling begeleiden
6 personen
Rustpunt bemannen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Routeborden verwijderen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen controleren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Klaptafelsaantal 6
- Stoelenaantal 30
- Barkrukkenaantal 4
- Tafelkledenaantal 6
- Afvalbakkenaantal 4
Apparatuur
- Portofoonsaantal 6
- Powerbanksaantal 4
- Telefoonsaantal 2
Sportmateriaal
- Verkeerskegelsaantal 12
- Routepijlenaantal 20
- Reflecterende hesjesaantal 12
- Regenschermenaantal 4
Veiligheid
- EHBO-koffer
- Nooddekensaantal 4
- Mobiele oprijplaat
- Zaklampenaantal 4
Verlichting
- LED-lantaarnsaantal 6
- Verlengsnoerenaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 60
- Herbruikbare bordenaantal 50
- Herbruikbaar bestekaantal 60
- Koffiekopjesaantal 40
- Theeglazenaantal 20
Keuken
- Thermoskannenaantal 6
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Serveerbladenaantal 6
- Scharenaantal 3
- Plakbandrollenaantal 6
- Stiftenaantal 12
- Klembordenaantal 6
Decoratie
- Welkomstbannersaantal 2
- Routekaarthoudersaantal 10
Schoonmaak
- Emmersaantal 2
- Afwasbakkenaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Verken de route twee keer: eerst bij de voorbereiding en opnieuw kort voor de wandeling. Controleer vooral drempels, smalle doorgangen, steile stukken en plekken waar verkeerskegels of routepijlen nodig zijn.
- Reserveer de startlocatie en pauzeplek vroeg en controleer beide fysiek. Kijk niet alleen naar de ingang, maar ook naar toiletten, voldoende manoeuvreerruimte en de plek waar tafels en stoelen komen te staan.
- Plan vrijwilligers op vaste posten en geef hun vóór de start een korte instructie. Spreek af wie de voor- en achterzijde van de groep bewaakt, wie portofoons gebruikt en wie bij een probleem contact opneemt.
- Maak deelnemerspakketten en routekaarten uiterlijk de dag vóór de wandeling compleet. Leg ook de deelnemerslijst afgedrukt klaar, zodat je bij de start niet afhankelijk bent van een lege telefoon of een slechte verbinding.
- Controleer de weersverwachting en laad mobiele apparatuur, telefoons en powerbanks op. Zet regenschermen, nooddekens, zaklampen en de EHBO-koffer op een vaste, direct bereikbare plek; zo hoef je tijdens de wandeling niet te zoeken.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een rolstoelwandeling organiseren?
- Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met de routeverkenning, startlocatie en pauzeplek. Open daarna de aanmeldingen en werf vrijwilligers; reserveer de laatste week voor een tweede routecontrole en de deelnemersinformatie.
- Hoe controleer ik of een route geschikt is voor rolstoelgebruikers?
- Rijd of loop de volledige route minstens twee keer na en noteer hellingen, drempels, losse ondergrond, smalle passages en rustpunten. Controleer ook of er binnen de geplande afstand een toegankelijk toilet en een bereikbare pauzeplek zijn.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een rolstoelwandeling?
- Plan minimaal één coördinator en daarnaast vrijwilligers voor de voorhoede, achterzijde, pauzeplek en startlocatie. Bij een grotere groep is een extra vrijwilliger per risicopunt verstandig, bijvoorbeeld bij een kruising, steile helling of smalle doorgang.
- Wanneer moet ik de deelnemersinformatie versturen?
- Stuur de route, starttijd, locatie, pauze-informatie en contactgegevens uiterlijk 7 dagen vooraf. Verstuur bij een gewijzigde route of duidelijke weersverandering een update zodra die informatie bekend is, en controleer de route opnieuw op de dag zelf.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!