Rolstoeltocht organiseren: checklist en planning
Een rolstoeltocht vraagt meer voorbereiding dan alleen een route uitzetten. Je controleert niet alleen de ondergrond en hellingen, maar ook toiletten, rustpunten, verkeersveiligheid en de bereikbaarheid van de start- en cateringlocatie. Regel vergunningen en reserveringen vroeg, zodat je nog kunt bijsturen als een locatie of route niet geschikt blijkt. Met deze checklist werk je van route en deelnemers naar materialen, briefing en de laatste controle op de dag zelf.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en route vastleggen
2 personen
Route op toegankelijkheid controleren
3 personen
Alternatieve route bepalen
2 personen
Vergunningen aanvragen
Startlocatie reserveren
Toegankelijke toiletten reserveren
Cateringlocatie reserveren
Verkeersbegeleiding regelen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Contactgegevens deelnemers controleren
Begeleiders indelen
2 personen
Routekaart maken
2 personen
Routekaarten afdrukken
Deelnemersinformatie versturen
Weersverwachting controleren
Weersalternatief bevestigen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
EHBO-materiaal aanvullen
Deelnemerslijst afdrukken
Polsbandjes en nummers klaarleggen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Lunchpakketten samenstellen
3 personen
Routeborden klaarzetten
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Toegankelijke doorgangen vrijmaken
3 personen
Routeborden plaatsen
3 personen
Verkeersvesten uitdelen
2 personen
Geluid en megafoon testen
2 personen
Event
Inschrijving openen
4 personen
Deelnemers ontvangen
4 personen
Deelnemers voorzien van routekaarten
2 personen
Welkomstwoord verzorgen
Veiligheidsinstructies geven
2 personen
Rolstoeltocht begeleiden
8 personen
Verkeerspunten bemannen
4 personen
Rustpunt bemannen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Deelnemers terug verwelkomen
3 personen
Lunchpakketten uitdelen
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Bedankmoment verzorgen
2 personen
Routeborden verzamelen
3 personen
Afval tussentijds verwijderen
2 personen
Restanten veilig opbergen
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
3 personen
Nazorg
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Afval verzamelen en afvoeren
2 personen
Materialen tellen en controleren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Routeborden schoonmaken
2 personen
Overgebleven eten verwerken
2 personen
Deelnemers bedanken
Gevonden voorwerpen afhandelen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Klaptafelsaantal 8
- Stoelenaantal 30
- Barkrukkenaantal 4
- Afvalbakkenaantal 6
- Tafelkleedjesaantal 8
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 80
- Herbruikbare bordenaantal 60
- Herbruikbaar bestekaantal 80
- Koffiekopjesaantal 50
- Serveerschalenaantal 10
- Schenk kannenaantal 6
Apparatuur
- Koelboxenaantal 6
- Thermoskannenaantal 6
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Megafoonsaantal 2
- Oplaadbare lampenaantal 8
- Verlengsnoerenaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
Route en veiligheid
- Routebordenaantal 20
- Pijlbordenaantal 12
- Afzetlintaantal 6
- Verkeersvestenaantal 12
- Verkeerskegelsaantal 12
- Zaklampenaantal 8
- EHBO-koffersaantal 2
- Nooddekensaantal 10
- Regencapesaantal 20
Registratie
- Inschrijfformulierenaantal 60
- Routekaartenaantal 60
- Polsbandjesaantal 60
- Deelnemersnummersaantal 60
- Clipboardsaantal 6
- Balpennenaantal 20
- Watervaste stiftenaantal 10
- Naamstickersaantal 80
- Informatiebordenaantal 4
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Messenaantal 6
- Serveertangenaantal 6
- Koelelementenaantal 20
- Handwasdispensersaantal 3
Schoonmaak
- Schoonmaakemmersaantal 3
- Schoonmaakdoekenaantal 20
- Handvegersaantal 3
- Vuilniszakhoudersaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Controleer de route minstens één keer ter plaatse en noteer per deel de ondergrond, hellingen, oversteekplaatsen en mogelijke obstakels. Leg daarnaast een alternatieve route vast voordat je uitnodigingen verstuurt.
- Vraag vergunningen en regel verkeersbegeleiding bij voorkeur enkele weken vooraf. Reserveer tegelijk de startlocatie en toegankelijke toiletten; een geschikte toiletruimte kan niet altijd op korte termijn worden gevonden.
- Verzamel dieetwensen en actuele contactgegevens uiterlijk één week voor de tocht. Deel daarna de routekaart, startinformatie, rustpunten en het telefoonnummer van de organisatie met alle deelnemers.
- Plan begeleiders per groep en geef hen een korte briefing vóór vertrek. Spreek af wie de route voorop rijdt, wie achteraan blijft, wie contact houdt met de organisatie en wie de EHBO-koffer beheert.
- Doe de laatste materiaalcontrole één dag vooraf: route- en pijlborden, verkeersvesten, kegels, megafoons, verlichting, regencapes en opgeladen apparatuur. Controleer die ochtend ook de weersverwachting en bevestig het weersalternatief.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een rolstoeltocht organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, route, startlocatie en vergunningen. Reserveer toegankelijke toiletten en catering zodra de datum vaststaat, zodat je minimaal 4 weken voor vertrek duidelijkheid hebt.
- Waar moet ik op letten bij een rolstoelvriendelijke route?
- Controleer de volledige route op ondergrond, hellingen, doorgangen, stoepranden, oversteekplaatsen en toegankelijke toiletten. Loop of rijd de route minimaal 2 keer na: eenmaal bij de voorbereiding en nogmaals kort voor de tocht.
- Hoeveel begeleiders heb je nodig bij een rolstoeltocht?
- Dat hangt af van het aantal deelnemers, hun zelfstandigheid en de route. Maak uiterlijk 2 weken vooraf een indeling en zorg minimaal voor een herkenbaar team vooraan, achteraan en bij belangrijke oversteekplaatsen.
- Wanneer moet ik het weeralternatief voor een rolstoeltocht regelen?
- Leg het alternatief al vast tijdens de routeplanning, uiterlijk 3 weken voor de tocht. Controleer de weersverwachting 48 uur en opnieuw op de ochtend zelf, zodat deelnemers tijdig weten of het programma verandert.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!