Checklist pour organiser une sortie en fauteuil roulant

Une sortie en fauteuil roulant demande surtout de vérifier le parcours et les points d’arrêt avant d’envoyer les invitations. Cette checklist vous guide dans l’ordre : date, itinéraire accessible, autorisations, inscriptions, accompagnement et sécurité. Prévoyez aussi des toilettes accessibles, un lieu de restauration adapté et une solution de repli en cas de pluie. Les derniers jours servent à confirmer la météo, le matériel, les participants et les boissons.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
Vérifier l'accessibilité de l'itinéraire
3 personnes
Déterminer un itinéraire alternatif
2 personnes
Demander les autorisations
Réserver le lieu de départ
Réserver des toilettes accessibles
Réserver le lieu de restauration
Organiser la gestion de la circulation
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les coordonnées des participants
Répartir les accompagnateurs
2 personnes
Créer une carte d'itinéraire
2 personnes
Imprimer les cartes d'itinéraire
Envoyer les informations aux participants
Vérifier les prévisions météo
Confirmer le plan B en cas de météo
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Réapprovisionner le matériel de premiers secours
Imprimer la liste des participants
Préparer les bracelets et les numéros
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer les paniers-repas
3 personnes
Installer les panneaux d’itinéraire
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Dégager les passages accessibles
3 personnes
Installer les panneaux de parcours
3 personnes
Distribuer les gilets de sécurité
2 personnes
Tester le son et le mégaphone
2 personnes

Événement

Ouvrir les inscriptions
4 personnes
Accueillir les participants
4 personnes
Fournir des cartes d’itinéraire aux participants
2 personnes
Assurer le mot de bienvenue
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
Accompagner la randonnée en fauteuil roulant
8 personnes
Occuper les points de circulation
4 personnes
Tenir le point de repos
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Accueillir à nouveau les participants
3 personnes
Distribuer les paniers-repas
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Assurer le moment de remerciement
2 personnes
Rassembler les panneaux d'itinéraire
3 personnes
Évacuer les déchets au fur et à mesure
2 personnes
Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Collecter et évacuer les déchets
2 personnes
Compter et vérifier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Nettoyer les panneaux de parcours
2 personnes
Traiter les restes
2 personnes
Remercier les participants
Gérer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 30
Tabourets de barqté 4
Poubellesqté 6
Nappesqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 80
Assiettes réutilisablesqté 60
Couverts réutilisablesqté 80
Tasses à caféqté 50
Plateaux de serviceqté 10
Pichets de serviceqté 6

Équipement

Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Mégaphonesqté 2
Lampes rechargeablesqté 8
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Parcours et sécurité

Panneaux de directionqté 20
Panneaux indicateursqté 12
Ruban de balisageqté 6
Gilets de sécuritéqté 12
Cônes de signalisationqté 12
Lampes de pocheqté 8
Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 10
Capes de pluieqté 20

Inscription

Formulaires d'inscriptionqté 60
Cartes d'itinéraireqté 60
Braceletsqté 60
Numéros des participantsqté 60
Presse-papiersqté 6
Stylos à billeqté 20
Marqueurs indélébilesqté 10
Étiquettes nominativesqté 80
Panneaux d'informationqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Pinces de serviceqté 6
Pains de glaceqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 3

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20
Balais à mainqté 3
Porte-sacs-poubelleqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par tester l’itinéraire dans les conditions réelles : pentes, revêtement, largeur des passages, bordures et accès aux toilettes. Préparez un itinéraire alternatif avant de demander les autorisations.
Fixez une date au moins 4 à 6 semaines à l’avance si la sortie nécessite un lieu de départ, un restaurant, des toilettes accessibles ou une gestion de la circulation.
Demandez aux participants leurs besoins alimentaires, leurs coordonnées et leurs besoins d’accompagnement dès l’inscription. Répartissez ensuite les accompagnateurs avec une personne référente pour chaque groupe.
Envoyez la carte du parcours et les consignes pratiques au plus tard 7 jours avant la sortie. Imprimez quelques exemplaires supplémentaires pour les accompagnateurs et les personnes qui n’utilisent pas leur téléphone.
La veille, confirmez la météo, le plan B, les autorisations, les lampes, les trousses de premiers secours et les équipements de balisage. Refroidissez les boissons suffisamment tôt et gardez une liste imprimée des participants.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser une sortie en fauteuil roulant ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai laisse le temps de vérifier l’accessibilité, d’obtenir les autorisations, de réserver les toilettes et le lieu de restauration, puis de traiter les inscriptions.
Comment vérifier si un itinéraire est accessible en fauteuil roulant ?: Parcourez l’itinéraire au moins une fois avant les invitations et contrôlez les pentes, la largeur, les obstacles, les bordures et les toilettes accessibles. Notez aussi un parcours alternatif en cas de travaux ou de passage impraticable.
Quand envoyer les informations aux participants ?: Envoyez l’itinéraire, les horaires, les points de rendez-vous et les coordonnées utiles 7 jours avant la sortie. Renvoyez une confirmation 24 heures avant avec la météo et le plan prévu en cas de pluie.
Que prévoir pour la sécurité pendant une sortie en fauteuil roulant ?: Prévoyez des gilets de sécurité, des panneaux, du ruban de balisage, des cônes, des lampes et au moins une trousse de premiers secours. Désignez les responsables avant le départ et imprimez la liste des participants pour faciliter le comptage.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.