Rolstoeltocht organiseren: checklist en planning
Een rolstoeltocht vraagt meer voorbereiding dan alleen een geschikte route kiezen. Je regelt vooraf de toegankelijkheid van de route, vergunningen, verkeersbegeleiding, toiletten en een duidelijke startlocatie. Ook contactgegevens, noodcontacten en de indeling van begeleiders moeten uiterlijk voor de tocht kloppen. Deze checklist helpt je van datum en route naar deelnemersinformatie, materiaalcontrole en een veilige start.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en route vastleggen
2 personen
Route op toegankelijkheid controleren
3 personen
Routevergunning aanvragen
Verkeersbegeleiding regelen
2 personen
Startlocatie reserveren
Toegankelijke toiletten controleren
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Contactgegevens controleren
2 personen
Noodcontacten registreren
2 personen
Begeleiders indelen
2 personen
Verkeersposten indelen
2 personen
Routekaart maken
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
Weersverwachting controleren
Weersbericht aan deelnemers sturen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Materialen controleren
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Routeborden voorbereiden
2 personen
EHBO-materialen controleren
Portofoons opladen
Event
Startlocatie toegankelijk maken
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Aanmeldbalie inrichten
2 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Routeborden plaatsen
4 personen
Verkeersposten bezetten
6 personen
Begeleiders instrueren
2 personen
Deelnemers ontvangen
4 personen
Aanmeldingen afvinken
3 personen
Polsbandjes uitdelen
2 personen
Route en veiligheidsregels uitleggen
2 personen
Groepsfoto maken
2 personen
Rolstoeltocht begeleiden
12 personen
Rustpunt bemannen
3 personen
Water uitdelen onderweg
3 personen
Deelnemers terug begeleiden
6 personen
Deelnemers afmelden
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Routeborden controleren
2 personen
Verkeersposten afbouwen
6 personen
Bedankmoment verzorgen
2 personen
Laatste deelnemers uitzwaaien
3 personen
Nazorg
Catering opruimen
3 personen
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Routeborden verwijderen
4 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen controleren
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen verwerken
Deelnemers bedanken
2 personen
Foto's met toestemming delen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Tafelsaantal 6
- Stoelenaantal 30
- Biertafelsaantal 4
- Tafelkledenaantal 6
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 100
- Bordenaantal 80
- Besteksetsaantal 80
- Koffiekopjesaantal 50
- Opscheplepelsaantal 6
Catering
- Koelboxenaantal 4
- Thermoskannenaantal 4
- Waterkannenaantal 6
- Drankdispensersaantal 3
- Boodschappen
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Portofoonsaantal 8
- Megafonenaantal 2
- Powerbanksaantal 6
- Mobiele telefoonsaantal 4
Verlichting
- LED-lantaarnsaantal 8
- Zaklampenaantal 8
Sportmateriaal
- Verkeerskegelsaantal 30
- Routepijlenaantal 25
- Routebordenaantal 12
- Afzetlintaantal 6
- Reflecterende hesjesaantal 20
- Polsbandjesaantal 80
- Klembordenaantal 6
- Pennenaantal 30
- Paraplu'saantal 10
- Fleecedekensaantal 12
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Broodmessenaantal 4
- Serveerschalenaantal 10
- Tangenaantal 6
- Maatbekersaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Emmersaantal 4
- Vloertrekkersaantal 2
- Bezemsetsaantal 3
- Schoonmaakdoekenaantal 20
Zorg
- EHBO-koffersaantal 2
- Wegwerphandschoenenaantal 2
- Handdesinfectieaantal 6
Tips
- Controleer de route niet alleen op afstand, maar ook op drempels, smalle doorgangen, hellingen en tijdelijke wegwerkzaamheden. Loop of rijd het volledige traject vooraf en noteer waar verkeersbegeleiders of routepijlen nodig zijn.
- Vraag een routevergunning zo vroeg mogelijk aan en houd minimaal 6 tot 8 weken voorbereiding aan voor verkeersbegeleiding en afstemming met de gemeente. Wacht niet tot de uitnodigingen al zijn verstuurd.
- Verzamel aanmeldingen, contactgegevens, dieetwensen en noodcontacten in één overzicht. Controleer dit overzicht uiterlijk 7 dagen voor vertrek en deel alleen de informatie die begeleiders voor hun taak nodig hebben.
- Maak de startlocatie minstens 2 uur voor de eerste deelnemers toegankelijk. Controleer de doorgang, ondergrond, tafels, stoelen en toegankelijke toiletten; zet routeborden, afzetlint en verkeerskegels daarna pas op hun definitieve plek.
- Plan een materiaalcontrole op de dag vóór de tocht. Laad portofoons en telefoons op, test megafonen en verlengkabels, controleer EHBO-materialen en koel dranken zodat je op de ochtend zelf alleen nog hoeft uit te delen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een rolstoeltocht organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, route, startlocatie en vergunning. Plan de laatste deelnemersinformatie en materiaalcontrole in de week voor de tocht.
- Hoe controleer ik of een route geschikt is voor rolstoelen?
- Controleer de volledige route vooraf op drempels, hellingen, ondergrond, doorgangen en toiletten. Doe dit uiterlijk 6 weken voor de tocht, zodat je nog een alternatief traject kunt vastleggen.
- Hoeveel begeleiders heb ik nodig bij een rolstoeltocht?
- Maak de indeling op basis van het aantal deelnemers, de route en het aantal verkeersposten. Leg de definitieve taakverdeling uiterlijk 7 dagen vooraf vast en wijs per groep een bereikbaar aanspreekpunt aan.
- Wanneer moet ik deelnemersinformatie over de rolstoeltocht versturen?
- Stuur routekaart, starttijd, startlocatie, bereikbaarheid en contactinformatie uiterlijk 7 dagen voor de tocht. Verstuur bij een grote weerswijziging daarnaast een aangepast weersbericht op de dag ervoor.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!