Zo organiseer je een rolstoeltocht
Begin met de datum en een route die deelnemers zelfstandig en veilig kunnen afleggen. Controleer niet alleen de ondergrond, maar ook hellingen, stoepranden, doorgangen, rustpunten en toegankelijke toiletten. Regel daarna de vergunning, verkeersbegeleiding en startlocatie voordat je uitnodigingen verstuurt. Verzamel bij de aanmeldingen contactgegevens, noodcontacten en dieetwensen, zodat je de begeleiding, catering en communicatie gericht kunt voorbereiden.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en route vastleggen
2 personen
- 2
Route op toegankelijkheid controleren
3 personen
- 3
Routevergunning aanvragen
- 4
Verkeersbegeleiding regelen
2 personen
- 5
Startlocatie reserveren
- 6
Toegankelijke toiletten controleren
2 personen
- 7
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 9
Dieetwensen verzamelen
- 10
Contactgegevens controleren
2 personen
- 11
Noodcontacten registreren
2 personen
- 12
Begeleiders indelen
2 personen
- 13
Verkeersposten indelen
2 personen
- 14
Routekaart maken
- 15
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
- 16
Weersverwachting controleren
- 17
Weersbericht aan deelnemers sturen
- 18
Boodschappen doen
2 personen
- 19
Materialen verzamelen
3 personen
- 20
Materialen controleren
2 personen
- 21
Dranken koelen
2 personen
- 22
Routeborden voorbereiden
2 personen
- 23
EHBO-materialen controleren
- 24
Portofoons opladen
Event
- 25
Startlocatie toegankelijk maken
4 personen
- 26
Partytenten opbouwen
4 personen
- 27
Tafels opstellen
3 personen
- 28
Stoelen plaatsen
3 personen
- 29
Aanmeldbalie inrichten
2 personen
- 30
Catering klaarzetten
3 personen
- 31
Routeborden plaatsen
4 personen
- 32
Verkeersposten bezetten
6 personen
- 33
Begeleiders instrueren
2 personen
- 34
Deelnemers ontvangen
4 personen
- 35
Aanmeldingen afvinken
3 personen
- 36
Polsbandjes uitdelen
2 personen
- 37
Route en veiligheidsregels uitleggen
2 personen
- 38
Groepsfoto maken
2 personen
- 39
Rolstoeltocht begeleiden
12 personen
- 40
Rustpunt bemannen
3 personen
- 41
Water uitdelen onderweg
3 personen
- 42
Deelnemers terug begeleiden
6 personen
- 43
Deelnemers afmelden
3 personen
- 44
Hapjes serveren
3 personen
- 45
Dranken serveren
3 personen
- 46
Dranken bijvullen
2 personen
- 47
Koffie en thee bijvullen
2 personen
- 48
Afval verzamelen
2 personen
- 49
Toiletten controleren
2 personen
- 50
Routeborden controleren
2 personen
- 51
Verkeersposten afbouwen
6 personen
- 52
Bedankmoment verzorgen
2 personen
- 53
Laatste deelnemers uitzwaaien
3 personen
Nazorg
- 54
Catering opruimen
3 personen
- 55
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
- 56
Partytenten afbreken
4 personen
- 57
Routeborden verwijderen
4 personen
- 58
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
- 59
Servies afwassen
3 personen
- 60
Locatie schoonmaken
4 personen
- 61
Materialen controleren
2 personen
- 62
Materialen retourneren
2 personen
- 63
Gevonden voorwerpen verwerken
- 64
Deelnemers bedanken
2 personen
- 65
Foto's met toestemming delen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Tafelsaantal 6
- Stoelenaantal 30
- Biertafelsaantal 4
- Tafelkledenaantal 6
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 100
- Bordenaantal 80
- Besteksetsaantal 80
- Koffiekopjesaantal 50
- Opscheplepelsaantal 6
Catering
- Koelboxenaantal 4
- Thermoskannenaantal 4
- Waterkannenaantal 6
- Drankdispensersaantal 3
- Boodschappen
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Portofoonsaantal 8
- Megafonenaantal 2
- Powerbanksaantal 6
- Mobiele telefoonsaantal 4
Verlichting
- LED-lantaarnsaantal 8
- Zaklampenaantal 8
Sportmateriaal
- Verkeerskegelsaantal 30
- Routepijlenaantal 25
- Routebordenaantal 12
- Afzetlintaantal 6
- Reflecterende hesjesaantal 20
- Polsbandjesaantal 80
- Klembordenaantal 6
- Pennenaantal 30
- Paraplu'saantal 10
- Fleecedekensaantal 12
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Broodmessenaantal 4
- Serveerschalenaantal 10
- Tangenaantal 6
- Maatbekersaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Emmersaantal 4
- Vloertrekkersaantal 2
- Bezemsetsaantal 3
- Schoonmaakdoekenaantal 20
Zorg
- EHBO-koffersaantal 2
- Wegwerphandschoenenaantal 2
- Handdesinfectieaantal 6
Tips
- Controleer de route minstens 6 weken vooraf fysiek met een rolstoel. Noteer smalle doorgangen, steile stukken, tijdelijke obstakels en plekken waar een rustpunt nodig is.
- Vraag de routevergunning aan voordat je de uitnodigingen verstuurt. Plan daarnaast verkeersposten en wijs per post een begeleider aan; op de dag zelf moet iedereen weten waar hij staat.
- Stuur deelnemers uiterlijk 7 dagen vooraf de routekaart, starttijd, parkeer- of afzetinformatie en een telefoonnummer voor noodgevallen. Vermeld ook wanneer het weersbericht volgt.
- Maak per begeleider een compacte deelnemerslijst met telefoonnummer en noodcontact. Neem extra aandachtspunten mee, zoals dieetwensen en deelnemers die hulp nodig hebben bij de start of een rustpunt.
- Controleer 1 dag vooraf de EHBO-materialen, opgeladen portofoons, routeborden, verkeerskegels en reflecterende hesjes. Zet dranken gekoeld klaar en maak de startlocatie toegankelijk voordat deelnemers arriveren.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een rolstoeltocht organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Dan is er tijd voor routecontrole, een routevergunning, verkeersbegeleiding, reservering van de startlocatie en het verwerken van aanmeldingen.
- Waar moet ik op letten bij een toegankelijke route voor een rolstoeltocht?
- Controleer de volledige route op ondergrond, hellingen, stoepranden, doorgangen en rustpunten. Controleer ook minstens 1 toegankelijke toiletlocatie en loop de route 2 tot 4 weken vooraf nogmaals na op tijdelijke obstakels.
- Hoeveel begeleiders heb ik nodig bij een rolstoeltocht?
- Dat hangt af van het aantal deelnemers, de route en de verkeerssituatie. Plan in elk geval afzonderlijke bezetting voor verkeersposten, een aanspreekpunt bij de start, routebegeleiding en EHBO; maak de indeling uiterlijk 1 week vooraf.
- Wanneer stuur ik de deelnemersinformatie voor een rolstoeltocht?
- Stuur de praktische informatie uiterlijk 7 dagen vooraf en stuur bij een gewijzigde weersverwachting opnieuw een bericht. Vermeld de startlocatie, routekaart, contactgegevens, verwachte duur, rustpunten en wat deelnemers bij slecht weer kunnen verwachten.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!