LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Roeiwedstrijd organiseren: complete checklist

Een roeiwedstrijd vraagt meer voorbereiding dan alleen boten en een starttijd. Je legt eerst de datum, locatie, route en vergunningen vast en werkt daarna toe naar inschrijvingen, startgroepen en materiaal. Veiligheid op het water loopt door de hele planning heen: reserveer op tijd een reddingsboot, plan EHBO en controleer de route. Met deze checklist houd je overzicht over 68 taken en 52 benodigdheden, van startnummers en portofoons tot kleedtafels en waterdichte tonnen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Wedstrijddatum vastleggen

    2 personen

  • Wedstrijdlocatie reserveren

  • Start- en finishgebied reserveren

  • Vergunningen aanvragen

    2 personen

  • Veiligheidsplan opstellen

    3 personen

  • Wedstrijdreglement opstellen

    2 personen

  • Deelnemerscategorieën bepalen

    2 personen

  • Inschrijfformulier publiceren

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Vrijwilligers werven

    2 personen

  • Aanmeldingen verwerken

    2 personen

  • Dieetwensen verzamelen

  • Deelnemerslijst controleren

    2 personen

  • Startgroepen indelen

    2 personen

  • Startnummers toewijzen

    2 personen

  • Tijdwaarnemers inplannen

    2 personen

  • Boten en roeimateriaal reserveren

    2 personen

  • Reddingsboot reserveren

  • EHBO-bezetting inplannen

    2 personen

  • Prijzen en medailles bestellen

  • Route op het water uitzetten

    3 personen

  • Waterveiligheid controleren

    3 personen

  • Wedstrijdbriefing versturen

  • Vrijwilligersbriefing voorbereiden

    2 personen

  • Startnummers printen

  • Wedstrijdformulieren printen

  • Boodschappen doen

    3 personen

  • Dranken koelen

    2 personen

  • Routeborden voorbereiden

    2 personen

  • Materiaal naar locatie brengen

    4 personen

  • Wedstrijdterrein afzetten

    3 personen

  • Tenten opbouwen

    4 personen

  • Tafels en stoelen opstellen

    4 personen

  • Inschrijfbalie inrichten

    2 personen

  • Cateringpunt inrichten

    3 personen

  • EHBO-punt inrichten

    2 personen

  • Start- en finishlijn markeren

    3 personen

  • Boeien en routeborden plaatsen

    4 personen

  • Reddingsboot te water laten

    3 personen

  • Tijdwaarnemingsposten inrichten

    3 personen

Event

  • Deelnemers aanmelden

    4 personen

  • Startnummers uitdelen

    2 personen

  • Deelnemersbriefing geven

    3 personen

  • Toeschouwers ontvangen

    3 personen

  • Roeiers naar de start begeleiden

    4 personen

  • Wedstrijdstarts begeleiden

    5 personen

  • Tijden registreren

    4 personen

  • Veiligheid op het water bewaken

    4 personen

  • Koffie en thee schenken

    2 personen

  • Hapjes serveren

    3 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Gebruikt servies verzamelen

    2 personen

  • Voorlopige uitslag controleren

    2 personen

  • Prijsuitreiking begeleiden

    3 personen

  • Muziek en omroep verzorgen

    2 personen

  • Bezoekers informeren

    2 personen

  • Afvalbakken legen

    2 personen

Nazorg

  • Wedstrijdterrein afbreken

    5 personen

  • Boeien en routeborden verwijderen

    4 personen

  • Reddingsboot uit het water halen

    3 personen

  • Tafels en stoelen opruimen

    4 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Locatie schoonmaken

    4 personen

  • Afval afvoeren

    2 personen

  • Materiaal terugbrengen

    4 personen

  • Geleend materiaal retourneren

    2 personen

  • Uitslag naar deelnemers sturen

  • Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Partytentenaantal 3
  • Tafelsaantal 10
  • Stoelenaantal 80
  • Statafelsaantal 4
  • Kleedtafelsaantal 2
  • Kleedmattenaantal 8

Sportmateriaal

  • Roeibotenaantal 8
  • Riemenaantal 16
  • Startblokkenaantal 4
  • Reddingsvestenaantal 20
  • Routeboeienaantal 12
  • Afzetlintaantal 4
  • Routebordenaantal 10
  • Startnummersaantal 80
  • Stopwatchesaantal 8
  • Fluitjesaantal 8
  • Megafonenaantal 2
  • Peddelsaantal 4
  • Spanbandenaantal 8
  • Transportkaraantal 2
  • Waterdichte tonnenaantal 6

Apparatuur

  • Portofoonsaantal 10
  • Laptop
  • Printer
  • Verlengkabelsaantal 4
  • Stekkerdozenaantal 4
  • Acculampenaantal 6
  • Mobiele geluidsset
  • Microfoonaantal 2
  • Powerbanksaantal 6

Servies

  • Herbruikbare bekersaantal 180
  • Herbruikbare bordenaantal 100
  • Herbruikbaar bestekaantal 100
  • Koffiekannenaantal 4
  • Theepottenaantal 2
  • Schenkkannenaantal 6
  • Dienbladenaantal 6

Keuken

  • Koelboxenaantal 6
  • Thermoskannenaantal 6
  • Snijplankenaantal 3
  • Keukenmessenaantal 4
  • Opscheptangenaantal 6
  • Aluminiumfolieaantal 2
  • Koelelementenaantal 24

Schoonmaak

  • Afvalbakkenaantal 8
  • Emmersaantal 4
  • Bezemsetsaantal 3
  • Dweilenaantal 3
  • Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Verlichting

  • Ledlichtsnoerenaantal 6
  • Batterijlantaarnsaantal 8

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Leg de wedstrijddatum en locatie minimaal 12 weken vooraf vast. Reserveer niet alleen het terrein, maar ook afzonderlijk het start- en finishgebied en controleer of je een vergunning nodig hebt.
  • Maak de inschrijving uiterlijk 8 weken voor de wedstrijd openbaar. Vraag daarbij meteen dieetwensen en relevante veiligheidsinformatie uit, zodat je deelnemerslijst niet vlak voor de start opnieuw hoeft op te schonen.
  • Plan vrijwilligers per taak en per tijdstip. Zet tijdwaarnemers, EHBO, reddingsbootbemanning en routebegeleiders minstens 3 weken vooraf in een rooster en stuur daarna een aparte vrijwilligersbriefing.
  • Controleer het watertraject minimaal 2 keer: bij het uitzetten van de route en in de laatste week voor de wedstrijd. Markeer bochten en grenzen met routeboeien en leg een alternatief vast voor slecht zicht of gewijzigde waterstand.
  • Maak een wedstrijddagkist met startnummers, stopwatches, fluitjes, portofoons, powerbanks en waterdichte tonnen. Test printer, laptop, microfoon en mobiele geluidsset uiterlijk 1 dag vooraf; op locatie kost een ontbrekende kabel direct tijd.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een roeiwedstrijd organiseren?
Begin bij voorkeur 12 tot 16 weken vooraf. In die periode kun je de locatie reserveren, vergunningen aanvragen, veiligheid regelen, inschrijvingen openen en vrijwilligers werven.
Wanneer moet de vergunning voor een roeiwedstrijd worden aangevraagd?
Vraag de vergunning minimaal 8 tot 12 weken voor de wedstrijddatum aan. De exacte termijn verschilt per water en gemeente, dus controleer de voorwaarden zodra de locatie en route voorlopig vaststaan.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een roeiwedstrijd?
Maak minimaal 6 weken vooraf een taakverdeling voor de start, finish, tijdwaarneming, route, EHBO en veiligheid op het water. Het exacte aantal hangt af van het aantal startgroepen en de lengte van de route; plan per kritieke post altijd een vervanger.
Wanneer deel je startgroepen en startnummers in?
Verwerk de inschrijvingen tot uiterlijk 1 week vooraf en deel daarna de startgroepen en startnummers in. Print de nummers de dag ervoor, zodat wijzigingen op de wedstrijddag beperkt blijven tot afmeldingen en noodzakelijke herindelingen.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!