Organiser une course d’aviron : la checklist complète

Une course d’aviron demande de coordonner le parcours sur l’eau, les équipages, les bénévoles et la sécurité avant d’ouvrir les inscriptions. Commence par fixer la date, réserver le lieu et obtenir les autorisations nécessaires, puis formalise le règlement et le plan de sécurité. Dans les semaines précédentes, vérifie les bateaux, les gilets de sauvetage, les bouées, le chronométrage et les secours. Cette checklist rassemble les 68 tâches et 52 fournitures à prévoir, dans l’ordre où elles doivent être réglées.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir la date du concours
2 personnes
Réserver le lieu du concours
Réserver la zone de départ et d’arrivée
Demander les autorisations
2 personnes
Élaborer le plan de sécurité
3 personnes
Établir le règlement du concours
2 personnes
Définir les catégories de participants
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier la liste des participants
2 personnes
Répartir les groupes de départ
2 personnes
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
Planifier les chronométreurs
2 personnes
Réserver les bateaux et le matériel d'aviron
2 personnes
Réserver un canot de sauvetage
Planifier le personnel de premiers secours
2 personnes
Commander les prix et médailles
Tracer le parcours sur l'eau
3 personnes
Vérifier la sécurité aquatique
3 personnes
Envoyer le briefing de la compétition
Préparer le briefing des bénévoles
2 personnes
Imprimer les numéros de dossard
Imprimer les formulaires de match
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
Balisage du terrain de compétition
3 personnes
Monter les tentes
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
Aménager le point de restauration
3 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Marquer la ligne de départ et d’arrivée
3 personnes
Placer les balises et les panneaux de parcours
4 personnes
Mettre à l’eau le canot de sauvetage
3 personnes
Installer les postes de chronométrage
3 personnes

Événement

Inscrire les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Faire le briefing des participants
3 personnes
Accueillir les spectateurs
3 personnes
Accompagner les rameurs au départ
4 personnes
Encadrer les départs de course
5 personnes
Enregistrement des horaires
4 personnes
Veiller à la sécurité sur l’eau
4 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
Vérifier le résultat provisoire
2 personnes
Animer la remise des prix
3 personnes
Assurer la musique et les annonces
2 personnes
Informer les visiteurs
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes

Suivi

Démanteler l'aire de compétition
5 personnes
Retirer les bouées et les panneaux de route
4 personnes
Sortir le canot de sauvetage de l’eau
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Rapporter le matériel
4 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Envoyer les résultats aux participants
Gérer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 10
Chaisesqté 80
Tables hautesqté 4
Tables de maquillageqté 2
Tapis de changeqté 8

Matériel de sport

Bateaux à ramesqté 8
Ceinturesqté 16
Blocs de départqté 4
Gilets de sauvetageqté 20
Bouées de parcoursqté 12
Ruban de balisageqté 4
Panneaux de directionqté 10
Numéros de départqté 80
Chronomètresqté 8
Siffletsqté 8
Mégaphonesqté 2
Pagaiesqté 4
Sangles d'arrimageqté 8
Chariot de transportqté 2
Tonneaux étanchesqté 6

Équipement

Talkies-walkiesqté 10
Ordinateur portable
Imprimante
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Lampes sur batterieqté 6
Système de sonorisation mobile
Microphoneqté 2
Batteries externesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Assiettes réutilisablesqté 100
Couverts réutilisablesqté 100
Pichets à caféqté 4
Théièresqté 2
Carafesqté 6
Plateauxqté 6

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 4
Pince de serviceqté 6
Papier aluminiumqté 2
Pains de glaceqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Gants de nettoyageqté 8

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes à pilesqté 8

Catering

Courses

Conseils

Réserve la zone de départ et d’arrivée dès que la date est fixée. Le parcours, les blocs de départ et les bouées doivent être compatibles avec les contraintes du plan d’eau et les autorisations obtenues.
Ne publie pas le formulaire d’inscription avant d’avoir défini les catégories, le règlement et les informations de sécurité. Prévois une date limite au moins 7 jours avant la course pour vérifier les équipages et répartir les départs.
Traite les besoins alimentaires pendant les inscriptions, puis relance les participants qui n’ont pas répondu. Cette vérification évite de découvrir le jour J des régimes ou allergies impossibles à prendre en charge.
Planifie les chronométreurs, les bénévoles et les secours par poste, avec un responsable identifié pour chaque zone. Les talkies-walkies, sifflets et mégaphones doivent être testés avant l’accueil des participants.
Fais un essai complet du matériel la veille : bateaux, pagaies, gilets, numéros de départ, chronomètres, imprimante et batteries externes. Prépare aussi les sangles d’arrimage, le chariot et les tonneaux étanches pour déplacer et protéger le matériel près de l’eau.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une course d’aviron ?: Commence au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les autorisations, la réservation du lieu, les bateaux, le canot de sauvetage et le personnel de premiers secours peuvent demander plusieurs semaines.
Quel matériel faut-il prévoir pour une course d’aviron ?: Prévois notamment les bateaux à rames, pagaies, gilets de sauvetage, blocs de départ, bouées de parcours, numéros de départ et chronomètres. Ajoute un canot de sauvetage, des moyens de communication et du matériel étanche pour la sécurité sur l’eau.
Quand clôturer les inscriptions à une course d’aviron ?: Fixe la clôture environ 7 jours avant la compétition. Ce délai permet de vérifier la liste des participants, recueillir les besoins alimentaires, répartir les groupes de départ et attribuer les numéros.
Comment organiser la sécurité pendant une course d’aviron ?: Établis le plan de sécurité avant l’ouverture des inscriptions et vérifie le parcours au moins la veille. Le jour J, affecte un canot de sauvetage, une équipe de premiers secours et des responsables munis de talkies-walkies à chaque zone sensible.

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