Checklist voor een roeivereniging open dag

Een open dag bij een roeivereniging vraagt meer voorbereiding dan alleen boten klaarleggen. Je moet bezoekers veilig laten kennismaken met roeien, instructeurs en vrijwilligers op tijd indelen en het programma laten aansluiten op de beschikbare boten. Regel ook de sanitaire voorzieningen, verzekering en het veiligheidsplan voordat je publiciteit maakt. In de laatste week draait alles om deelnemersinformatie, weersverwachting, materiaalcontrole en een duidelijke ontvangst op de vereniging.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Open dag aanmelden bij bestuur
Veiligheidsplan voor roeien maken
2 personen
Beschikbaarheid instructeurs vastleggen
Reserveringen voor boten maken
Reservering sanitaire voorzieningen maken
Verzekeringsdekking controleren
Aanmeldformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie op sociale media plaatsen
Posters ophangen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemers bevestigen
Roeischema indelen
2 personen
Instructeursbriefing voorbereiden
Vrijwilligers indelen
2 personen
Weersverwachting controleren
Deelnemersinformatie versturen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Naamstickers en formulieren printen
Routebordjes voorbereiden
2 personen
EHBO-set controleren
Reddingsmiddelen controleren
2 personen
Botensleutels en riemen klaarleggen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Terrein en steiger inspecteren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Infostands inrichten
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Verlichting plaatsen
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Roeiboten naar de steiger brengen
4 personen
Roeimateriaal per boot klaarleggen
3 personen
Kleedkamers controleren
2 personen
Toiletten controleren
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Buffet en hapjes klaarzetten
3 personen
Veiligheidsbriefing houden
6 personen

Event

Ontvangstbalie bemannen
2 personen
Bezoekers registreren
2 personen
Naamstickers uitdelen
Rondleidingen geven
3 personen
Roeidemonstratie verzorgen
6 personen
Proefroeiers instrueren
4 personen
Proefvaarten begeleiden
8 personen
Reddingsboot bemannen
2 personen
Veiligheidsregels toelichten
2 personen
Ledeninformatie geven
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Aanmeldingen voor lidmaatschap noteren
2 personen
Avondprogramma aankondigen
Buffet aanvullen
3 personen
Maaltijd serveren
4 personen
Muziek verzorgen
Laatste bezoekers informeren
2 personen

Nazorg

Roeimateriaal terugbrengen
4 personen
Eten en drinken opruimen
3 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Geluidsinstallatie uitschakelen
Verlichting uitschakelen
Locatie afsluiten
2 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Kleedkamers schoonmaken
2 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Materialen schoonmaken en drogen
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Bedankbericht aan bezoekers sturen
Opvolging met geïnteresseerden doen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 80
Statafelsaantal 4
Kleedkamerbankenaantal 6
Kledingrekkenaantal 4
Afzethekkenaantal 12
Tafelkledenaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Messenaantal 100
Vorkenaantal 100
Lepelsaantal 80
Opscheplepelsaantal 8
Serveerbladenaantal 8
Soeplepelsaantal 4

Sportmateriaal

Roeibotenaantal 8
Riemenaantal 24
Handroeiriemenaantal 8
Reddingsvestenaantal 30
Reddingsboeienaantal 4
Werplijnenaantal 4
Peddelsaantal 6
Reservevoetenbordenaantal 4
Waterdichte opbergbakkenaantal 8
Startnummersaantal 40
Stopwatchesaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 10
Zaklampenaantal 6
Portofoonsaantal 8
Antislipmattenaantal 8

Apparatuur

Laptop
Geluidsinstallatie
Microfoonaantal 2
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Mobiele telefoonladersaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Roeiverenigingbannersaantal 4
Ballonnenaantal 100
Plantenbakkenaantal 6
Naamstickersaantal 120
Pennenaantal 30
Informatiebordenaantal 10
Routebordjesaantal 12
Pijlbordjesaantal 10

Verlichting

Ledlampenaantal 10
Lichtslangenaantal 4
Batterijenaantal 24

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmessenaantal 4
Tangenaantal 6
Schaaltjesaantal 20
Maatbekersaantal 2
Koelelementenaantal 24

Schoonmaak

Bezemaantal 3
Vloertrekkersaantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Afvalbakkenaantal 8
Afvalgrijpersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma en de roeiblokken vast voordat je het aanmeldformulier publiceert. Zo weet je hoeveel deelnemers per tijdslot passen bij het aantal boten, riemen, reddingsvesten en beschikbare instructeurs.
Maak het veiligheidsplan uiterlijk enkele weken vooraf en bespreek het tijdens een aparte instructeursbriefing. Noteer wie toezicht houdt op het water, waar de reddingsboeien en werplijnen liggen en wat er gebeurt bij omslaand weer.
Plan de deelnemersadministratie niet pas op de ochtend zelf. Verwerk aanmeldingen dagelijks in de laatste week, verzamel dieetwensen en stuur de deelnemersinformatie uiterlijk 2 dagen vooraf met route, tijdslot, kledingadvies en praktische afspraken.
Controleer 1 week vooraf of alle boten en sportmaterialen compleet zijn. Tel per roeiblok de reddingsvesten, handroeiriemen, reservevoetenborden, stopwatches en waterdichte opbergbakken; ontbrekende onderdelen vallen dan nog op tijd op.
Maak naast de steiger ook de ontvangst zichtbaar. Zet routebordjes en afzethekken klaar, richt tafels en statafels in, houd naamstickers en formulieren binnen handbereik en regel een droog alternatief met partytenten als regen wordt verwacht.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een roeivereniging open dag organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met datum, programma, bestuursaanmelding, instructeurs en bootreserveringen. Gebruik de laatste 2 weken voor deelnemersbevestiging, materiaalcontrole, vrijwilligersindeling en deelnemersinformatie.
Hoeveel deelnemers passen er per roeiblok op een open dag?: Dat hangt af van het aantal boten, instructeurs en beschikbare reddingsvesten. Plan praktisch met één instructeur per begeleid roeiblok en neem een reserve van ongeveer 10% mee voor uitval of extra aanmeldingen.
Wanneer controleer je het weer voor een roeivereniging open dag?: Bekijk de weersverwachting 7 dagen vooraf om het programma of een alternatief te kunnen aanpassen. Controleer opnieuw 24 uur en 3 uur voor de start, omdat wind en onweer direct invloed hebben op veilig roeien.
Wat moet je deelnemers vooraf mailen voor een open dag bij een roeivereniging?: Stuur uiterlijk 2 dagen vooraf het tijdslot, aankomsttijd, route, kledingadvies, veiligheidsafspraken en informatie over eten en drinken. Vermeld ook waar deelnemers zich melden en wat er gebeurt als het roeiprogramma door het weer niet doorgaat.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.