Checklist pour organiser une journée portes ouvertes d’aviron

Une journée portes ouvertes réussie se prépare comme une séance sur l’eau : avec un programme précis, du matériel vérifié et des rôles clairs. Commencez par fixer la date, faire valider le programme et construire le plan de sécurité avant de communiquer. Les inscriptions permettent ensuite de répartir les créneaux, les bateaux et les encadrants sans surcharge. Cette checklist couvre aussi les détails souvent oubliés : sanitaires, assurance, signalétique, besoins alimentaires, étiquettes nominatives et informations météo.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Inscrire la journée portes ouvertes auprès du conseil d’administration
Élaborer un plan de sécurité pour l'aviron
2 personnes
Renseigner les disponibilités des instructeurs
Faire des réservations pour les bateaux
Réserver les sanitaires
Vérifier la couverture d'assurance
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
Accrocher les affiches
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les participants
Répartir les créneaux d’aviron
2 personnes
Préparer le briefing des instructeurs
Répartir les bénévoles
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Envoyer les informations aux participants
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Imprimer les étiquettes nominatives et les formulaires
Préparer les panneaux d’itinéraire
2 personnes
Vérifier la trousse de premiers secours
Vérifier les équipements de sauvetage
2 personnes
Préparer les clés de bateau et les sangles
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Inspecter le terrain et la jetée
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Aménager les stands d'information
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer l’éclairage
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Amener les bateaux d’aviron à la jetée
4 personnes
Préparer le matériel d’aviron par bateau
3 personnes
Vérifier les vestiaires
2 personnes
Vérifier les toilettes
Installer le point café et thé
2 personnes
Mettre en place le buffet et les amuse-bouches
3 personnes
Donner le briefing de sécurité
6 personnes

Événement

Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
Distribuer les étiquettes nominatives
Faire des visites guidées
3 personnes
Animer une démonstration d’aviron
6 personnes
Donner les consignes aux rameurs d’essai
4 personnes
Encadrer les essais de navigation
8 personnes
Armer le canot de sauvetage
2 personnes
Expliquer les règles de sécurité
2 personnes
Fournir les informations aux membres
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Noter les inscriptions à l'adhésion
2 personnes
Annoncer le programme du soir
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Servir le repas
4 personnes
Fournir la musique
Informer les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

Rendre le matériel d’aviron
4 personnes
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Éteindre l'installation sonore
Éteindre l’éclairage
Fermer le lieu
2 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Nettoyer les vestiaires
2 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Nettoyer et sécher le matériel
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement aux visiteurs
Faire un suivi avec les personnes intéressées
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 10
Chaisesqté 80
Tables hautesqté 4
Bancs de vestiaireqté 6
Portants à vêtementsqté 4
Barrières de sécuritéqté 12
Nappesqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couteauxqté 100
Fourchettesqté 100
Cuillèresqté 80
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 8
Louches à soupeqté 4

Matériel de sport

Bateaux à ramesqté 8
Ceinturesqté 24
Avirons à mainqté 8
Gilets de sauvetageqté 30
Bouées de sauvetageqté 4
Lignes de lancerqté 4
Pagaiesqté 6
Pieds de rechange pour panneauqté 4
Bacs de rangement étanchesqté 8
Numéros de départqté 40
Chronomètresqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 10
Lampes de pocheqté 6
Talkies-walkiesqté 8
Tapis antidérapantsqté 8

Équipement

Ordinateur portable
Système de sonorisation
Microphoneqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4
Thermosqté 6
Chargeurs de téléphone portableqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Bannières du club d’avironqté 4
Ballonsqté 100
Bacs à plantesqté 6
Étiquettes nominativesqté 120
Stylosqté 30
Panneaux d'informationqté 10
Panneaux d’orientationqté 12
Panneaux de directionqté 10

Éclairage

Lampes LEDqté 10
Guirlandes lumineusesqté 4
Pilesqté 24

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 4
Pincesqté 6
Petits bolsqté 20
Verres doseursqté 2
Pains de glaceqté 24

Nettoyage

Balaiqté 3
Raclettes de solqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Poubellesqté 8
Pinces à déchetsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez le programme au moins 4 semaines à l’avance et prévoyez des créneaux distincts pour l’accueil, le briefing et les essais sur l’eau. Vous pourrez ainsi répartir les participants sans créer d’attente inutile.
Ne communiquez pas la journée avant d’avoir vérifié l’assurance, les disponibilités des instructeurs, les réservations de bateaux et les sanitaires. Ces points prennent souvent plusieurs jours à confirmer.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis envoyez la confirmation finale 48 heures avant l’événement. Indiquez clairement l’heure d’arrivée, le point de rendez-vous et les vêtements à prévoir.
Préparez le briefing des instructeurs et répartissez les bénévoles au plus tard la veille. Désignez notamment une personne pour l’accueil, une pour les inscriptions et une pour la circulation autour de la mise à l’eau.
Consultez les prévisions météo 24 heures avant, puis le matin même. Gardez les gilets de sauvetage, les bouées, les lignes de lancer et les trousses de premiers secours accessibles, plutôt que rangés au fond d’un local.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une journée portes ouvertes d’aviron ?: Commencez idéalement 4 à 6 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de faire valider le programme, vérifier l’assurance, réserver les bateaux et les sanitaires, puis recruter les bénévoles.
Combien de temps avant faut-il ouvrir les inscriptions ?: Ouvrez le formulaire environ 3 semaines avant l’événement et fixez une date limite 3 à 5 jours avant. Vous aurez ainsi le temps de confirmer les participants, recueillir leurs besoins alimentaires et répartir les créneaux d’aviron.
Quand envoyer les informations aux participants ?: Envoyez un premier message dès leur confirmation, puis un rappel complet 48 heures avant. Ajoutez l’horaire, le lieu d’accueil, les consignes de sécurité, les vêtements recommandés et la conduite à tenir en cas de météo défavorable.
Que vérifier le jour même avant les premiers essais ?: Prévoyez une vérification au moins 60 minutes avant l’accueil du public. Contrôlez les bateaux, les gilets, les bouées, les lignes de lancer, les panneaux d’itinéraire, les listes imprimées et la présence des instructeurs et bénévoles.

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