Roeiregatta organiseren: checklist en planning

Een roeiregatta vraagt meer voorbereiding dan alleen boten en een wedstrijdbaan. Je regelt tegelijk het wedstrijdprogramma, deelnemende teams, vergunningen, veiligheid, vrijwilligers en de ontvangst op de wal. Plan de belangrijkste besluiten enkele weken vooraf en leg op de wedstrijddag vaste controlemomenten vast. Denk vooral aan reserveonderdelen, communicatie en een plan voor slecht weer: die zaken worden vaak pas gemist als de eerste boot al aan de start ligt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Wedstrijdprogramma opstellen
2 personen
Deelnemende roeiteams uitnodigen
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vergunningen controleren
Wedstrijdbaan uitzetten
3 personen
Veiligheidsplan uitschrijven
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Reserveringen maken
Roeiboten controleren
3 personen
Reddingsmiddelen controleren
2 personen
Communicatiemiddelen testen
2 personen
Startnummers maken
2 personen
Wedstrijdschema afdrukken
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
Weersverwachting controleren
Deelnemerslijst bevestigen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Materiaal naar locatie brengen
4 personen
Terrein inspecteren
2 personen
Tenten opzetten
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
Wedstrijdmaterialen klaarleggen
3 personen
EHBO-punt inrichten
2 personen
Reddingsboten te water laten
4 personen
Baanmarkeringen plaatsen
4 personen
Start- en finishlijn markeren
3 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Wedstrijdbriefing geven
3 personen
Lunch voor medewerkers klaarzetten
2 personen

Event

Deelnemers registreren
3 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Roeiboten toewijzen
2 personen
Publiek ontvangen
3 personen
Openingsaankondiging doen
Eerste race begeleiden
6 personen
Tussenstanden registreren
2 personen
Reddingsboten bemannen
6 personen
Startschoten verzorgen
2 personen
Finish tijden noteren
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Publieksstromen begeleiden
3 personen
Omroepteksten verzorgen
Finales begeleiden
6 personen
Uitslagen controleren
2 personen
Prijzen klaarzetten
2 personen
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Slotwoord uitspreken
Publiek uitgeleiden
3 personen
Catering afsluiten
3 personen

Nazorg

Reddingsboten uit het water halen
4 personen
Baanmarkeringen verwijderen
4 personen
Servies en glaswerk verzamelen
3 personen
Afval sorteren
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Tenten afbreken
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materiaal inventariseren
2 personen
Materiaal terugbrengen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Koelboxen reinigen
2 personen
Roeimateriaal drogen
3 personen
Restanten opbergen
2 personen
Borgmateriaal retourneren
2 personen
Uitslagen publiceren
Deelnemers bedanken
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 120
Buffettafelsaantal 4
Registratietafel
Statafelsaantal 8
Kleedkamerschermenaantal 4

Servies

Drinkglazenaantal 180
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 180
Messenaantal 180
Vorkenaantal 180
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Serveerbladenaantal 8
Schenkkanenaantal 6
Thermoskannenaantal 6

Sportmateriaal

Wedstrijdroeibotenaantal 6
Reserve roeispanenaantal 12
Startnummersaantal 30
Baanboeienaantal 30
Markeringslijnenaantal 6
Startvlaggenaantal 4
Finishvlaggenaantal 4
Fluitjesaantal 8
Stopwatchesaantal 6
Reddingsboeienaantal 6
Reddingslijnenaantal 6
Reddingsvestenaantal 12
Werplijnenaantal 6
Peddelsaantal 8
Waterdichte opbergbakkenaantal 8
Reservepeddelsaantal 4

Apparatuur

Reddingsbotenaantal 2
Marifoonsaantal 4
Portofoonsaantal 8
Mobiele geluidsinstallatie
Microfoonsaantal 2
Laptopsaantal 2
Printers
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 8
Megafoon

Keuken

Koelboxenaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Broodmessenaantal 2
Serveertangenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Kurkentrekkersaantal 4
Flessenopenersaantal 6
Koelelementenaantal 24

Decoratie

Tafelkledenaantal 16
Podiumvlaggenaantal 12
Landenvlaggenaantal 8
Routebordenaantal 12
Pijlbordenaantal 8
Prijzentafelkleed

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 8
Ledlampenaantal 10
Batterijlantaarnsaantal 8
Reservebatterijenaantal 24

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 12
Brandblussersaantal 2
Antislipmattenaantal 8
Afzethekkenaantal 12
Markeerlintaantal 4

Schoonmaak

Bezemaantal 4
Blik en vegeraantal 4
Dweilaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Microvezeldoekenaantal 24
Afvalbakkenaantal 12
Afvalgrijpersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig datum, locatie en vergunningen voordat je teams uitnodigt. Controleer daarnaast of de baan, start- en finishopstelling en eventuele toegang voor hulpdiensten op dezelfde locatie zijn toegestaan.
Maak het wedstrijdprogramma vroeg en stuur teams een duidelijke aanmeldtermijn. Bevestig de deelnemerslijst uiterlijk enkele dagen voor de regatta, zodat je startnummers, schema’s en vrijwilligersindeling kunt afronden.
Plan veiligheid als afzonderlijk werkpakket. Controleer vóór de eerste start alle reddingsboeien, reddingslijnen, reddingsvesten en werplijnen en test de communicatiemiddelen; wijs per baanonderdeel een verantwoordelijke aan.
Regel reserve roeispanen, extra startnummers en meerdere stopwatches voordat het materiaal naar de locatie gaat. Een ontbrekend of beschadigd onderdeel kan anders het hele programma vertragen.
Werk met een tijdschema voor opbouw, registratie, catering en afbouw. Zet partytenten, tafels en registratiemateriaal eerst klaar, koel dranken op tijd en controleer de weersverwachting opnieuw op de ochtend zelf.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een roeiregatta organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en het wedstrijdprogramma. Nodig teams en vrijwilligers daarna uit en sluit de aanmeldingen ongeveer 2 weken voor de wedstrijddag.
Wat heb je nodig voor de veiligheid bij een roeiregatta?: Controleer vóór de start reddingsboeien, reddingslijnen, reddingsvesten en werplijnen en leg vast wie toezicht houdt op de baan. Test communicatiemiddelen minimaal 1 keer tijdens de opbouw en nogmaals vóór de eerste wedstrijd.
Wanneer moet ik de deelnemerslijst en startnummers maken?: Verzamel aanmeldingen tot een vaste deadline en bevestig de deelnemerslijst uiterlijk 3 tot 5 dagen voor de regatta. Maak daarna de startnummers en druk het wedstrijdschema af, met enkele extra nummers voor wijzigingen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een roeiregatta?: Verdeel minimaal 1 vrijwilliger over registratie, wedstrijdleiding, tijdwaarneming, veiligheid en catering; het exacte aantal hangt af van het aantal starts en de lengte van de baan. Maak de indeling uiterlijk 1 week vooraf en geef iedereen een duidelijke taak en begintijd.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.