Checklist pour organiser une régate d’aviron

Une régate d’aviron demande une préparation sportive, logistique et de sécurité menée en parallèle. Commence par confirmer la date, le lieu et les autorisations, puis construis le programme, invite les équipes et traite les inscriptions. Dans les dernières semaines, vérifie les bateaux, le parcours, les moyens de communication et la répartition des bénévoles. Le jour J, prévois assez de temps pour acheminer le matériel, inspecter le site, monter les tentes et installer l’accueil avant l’arrivée des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Établir le programme de la compétition
2 personnes
Inviter les équipes d'aviron participantes
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Vérifier les autorisations
Tracer le parcours de la compétition
3 personnes
Rédiger le plan de sécurité
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Faire les réservations
Vérifier les barques
3 personnes
Vérifier les équipements de sauvetage
2 personnes
Tester les moyens de communication
2 personnes
Créer les dossards
2 personnes
Imprimer le planning du match
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Confirmer la liste des participants
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
Inspecter le site
2 personnes
Monter les tentes
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Monter le buffet traiteur
3 personnes
Préparer le matériel de compétition
3 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Mettre les canots de sauvetage à l’eau
4 personnes
Installer les marquages de piste
4 personnes
Marquer la ligne de départ et d’arrivée
3 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Donner le briefing de la compétition
3 personnes
Préparer le déjeuner pour les employés
2 personnes

Événement

Enregistrer les participants
3 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Attribuer les bateaux d'aviron
2 personnes
Accueillir le public
3 personnes
Faire l'annonce d'ouverture
Encadrer la première course
6 personnes
Enregistrer les classements intermédiaires
2 personnes
Piloter les canots de sauvetage
6 personnes
Fournir les signaux de départ
2 personnes
Noter les temps d’arrivée
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Gérer les flux de public
3 personnes
Gérer les annonces au micro
Encadrer les finales
6 personnes
Vérifier les résultats
2 personnes
Préparer les prix
2 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Prononcer le mot de clôture
Accompagner le public à la sortie
3 personnes
Clôturer le catering
3 personnes

Suivi

Sortir les canots de sauvetage de l’eau
4 personnes
Retirer les marquages de piste
4 personnes
Rassembler la vaisselle et le verrerie
3 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer les glacières
2 personnes
Sécher le matériel d'aviron
3 personnes
Ranger les restes
2 personnes
Retourner le matériel de caution
2 personnes
Publier les résultats
Remercier les participants
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 120
Tables de buffetqté 4
Table d'inscription
Tables hautesqté 8
Paravents de vestiaireqté 4

Vaisselle

Verres à boireqté 180
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 180
Couteauxqté 180
Fourchettesqté 180
Cuillèresqté 100
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 8
Carafesqté 6
Thermosqté 6

Matériel de sport

Bateaux d’aviron de compétitionqté 6
Pagaies de rechangeqté 12
Numéros de départqté 30
Bouées de couloirqté 30
Lignes de marquageqté 6
Drapeaux de départqté 4
Fanions d’arrivéeqté 4
Siffletsqté 8
Chronomètresqté 6
Bouées de sauvetageqté 6
Cordes de sauvetageqté 6
Gilets de sauvetageqté 12
Lignes de lancerqté 6
Pagaiesqté 8
Bacs de rangement étanchesqté 8
Pagaies de rechangeqté 4

Équipement

Canots de sauvetageqté 2
Radiosqté 4
Talkies-walkiesqté 8
Système de sonorisation mobile
Microphonesqté 2
Ordinateurs portablesqté 2
Imprimantes
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 8
Mégaphone

Cuisine

Glacièresqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Couteaux à painqté 2
Pinces de serviceqté 8
Verres doseursqté 4
Tire-bouchonsqté 4
Tire-bouchonsqté 6
Pains de glaceqté 24

Décoration

Nappesqté 16
Drapeaux de scèneqté 12
Drapeaux des paysqté 8
Panneaux de directionqté 12
Panneaux indicateursqté 8
Nappe pour table des prix

Éclairage

Guirlandes LEDqté 8
Lampes LEDqté 10
Lampes à pilesqté 8
Piles de rechangeqté 24

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 12
Extincteursqté 2
Tapis antidérapantsqté 8
Barrières de sécuritéqté 12
Ruban de balisageqté 4

Nettoyage

Balaiqté 4
Pelle et balayetteqté 4
Serpillièreqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Chiffons microfibresqté 24
Poubellesqté 12
Pinces à déchetsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloque le parcours et le plan de sécurité plusieurs semaines avant la course. Vérifie notamment les bouées de couloir, les lignes de marquage, les bouées de sauvetage et les lignes de lancer avant le montage.
Prévois une affectation précise pour chaque bénévole, avec au moins une personne à l’inscription, une équipe pour le parcours et des responsables identifiés pour les secours et les communications.
Ne vérifie pas les bateaux et les équipements de sauvetage la veille au soir. Fais un contrôle complet en amont et garde des pagaies de rechange, des sifflets et des chronomètres accessibles sur le site.
Arrête la liste des participants avant d’imprimer les numéros de départ et le planning de la compétition. Garde une version numérique et quelques exemplaires papier pour les changements de dernière minute.
Organise les boissons, les en-cas et les besoins alimentaires après réception des inscriptions. Refroidis les boissons suffisamment tôt et installe les tables de buffet avant le début des courses, pas pendant l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une régate d’aviron ?: Prévois au moins 8 à 12 semaines pour confirmer le lieu, obtenir les autorisations, inviter les équipes et préparer le parcours. Réserve les 2 dernières semaines aux inscriptions finales, aux bénévoles, au matériel et au plan de sécurité.
Quand faut-il vérifier les bateaux et le matériel de sécurité ?: Effectue un premier contrôle 2 à 3 semaines avant la régate, puis une vérification finale la veille ou le matin même. Contrôle les bateaux, les gilets de sauvetage, les bouées, les cordes et les moyens de communication.
Combien de bénévoles faut-il pour une régate d’aviron ?: Pour une petite régate, compte au minimum 1 bénévole à l’inscription, 2 à 4 personnes pour le parcours et 2 responsables pour la sécurité et les communications. Ajoute des personnes pour l’accueil, le buffet et le montage selon le nombre d’équipes.
Quand préparer les dossards et le planning de la compétition ?: Prépare-les dès que les inscriptions sont closes, généralement 3 à 7 jours avant la course. Imprime ensuite quelques exemplaires supplémentaires afin de gérer les forfaits, les changements d’équipage ou les horaires modifiés.

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