Ruderregatta organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Ruderregatta braucht mehr als Boote und einen Zeitplan. Strecke, Genehmigungen, Sicherheitsdienst, Helfer und Kommunikation müssen vor dem ersten Start funktionieren. Kläre zuerst Datum und Ort, danach Programm, Teams und Zuständigkeiten. In den letzten Tagen zählen Teilnehmerzahl, Wetter, Startnummern, Rettungsmittel und gekühlte Getränke. Diese Checkliste führt dich von der ersten Planung bis zum Aufbau am Veranstaltungstag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort bestätigen
2 Personen
Wettkampfprogramm erstellen
2 Personen
Teilnehmende Ruderteams einladen
2 Personen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Genehmigungen prüfen
Wettkampfstrecke abstecken
3 Personen
Sicherheitsplan ausarbeiten
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Reservierungen vornehmen
Ruderboote überprüfen
3 Personen
Rettungsmittel überprüfen
2 Personen
Kommunikationsmittel testen
2 Personen
Startnummern herstellen
2 Personen
Spielplan ausdrucken
Volunteer-Einteilung erstellen
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Teilnehmerliste bestätigen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Material zum Veranstaltungsort bringen
4 Personen
Gelände inspizieren
2 Personen
Zelte aufbauen
4 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
Wettkampfmaterialien bereitlegen
3 Personen
Erste-Hilfe-Station einrichten
2 Personen
Rettungsboote zu Wasser lassen
4 Personen
Bahnenmarkierungen anbringen
4 Personen
Start- und Ziellinie markieren
3 Personen
Beschallungsanlage testen
2 Personen
Wettkampf-Briefing geben
3 Personen
Mittagessen für Mitarbeitende bereitstellen
2 Personen

Event

Teilnehmer registrieren
3 Personen
Startnummern ausgeben
2 Personen
Ruderboote zuweisen
2 Personen
Publikum empfangen
3 Personen
Eröffnungsankündigung machen
Erstes Rennen betreuen
6 Personen
Zwischenstände erfassen
2 Personen
Rettungsboote besetzen
6 Personen
Startschüsse organisieren
2 Personen
Zielzeiten notieren
2 Personen
Getränke servieren
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Publikumsströme lenken
3 Personen
Durchsagen erstellen
Finalen betreuen
6 Personen
Ergebnisse prüfen
2 Personen
Preise bereitstellen
2 Personen
Preisverleihung durchführen
3 Personen
Abschlusswort sprechen
Publikum verabschieden
3 Personen
Catering abschließen
3 Personen

Nachbereitung

Rettungsboote aus dem Wasser holen
4 Personen
Bahnmarkierungen entfernen
4 Personen
Geschirr und Glaswaren zusammentragen
3 Personen
Abfall trennen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Zelte abbauen
4 Personen
Location reinigen
4 Personen
Material inventarisieren
2 Personen
Material zurückbringen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Kühlboxen reinigen
2 Personen
Rudergeräte trocknen
3 Personen
Reste verstauen
2 Personen
Pfandmaterial zurückgeben
2 Personen
Ergebnisse veröffentlichen
Teilnehmer verabschieden
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 120
BuffetischeAnz. 4
Registrierungstisch
StehtischeAnz. 8
Umkleideraum-TrennwändeAnz. 4

Geschirr

TrinkgläserAnz. 180
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 180
MesserAnz. 180
GabelnAnz. 180
LöffelAnz. 100
ServierlöffelAnz. 12
ServiertablettsAnz. 8
KaraffenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6

Sportmaterial

RennruderbooteAnz. 6
Ersatz-RuderpaddelAnz. 12
StartnummernAnz. 30
BahnenbojenAnz. 30
MarkierungslinienAnz. 6
StartflaggenAnz. 4
ZielflaggenAnz. 4
PfeifenAnz. 8
StoppuhrenAnz. 6
RettungsringeAnz. 6
RettungsleinenAnz. 6
SchwimmwestenAnz. 12
WurfleinenAnz. 6
PaddelAnz. 8
Wasserdichte AufbewahrungsboxenAnz. 8
ErsatzpaddelAnz. 4

Ausstattung

RettungsbooteAnz. 2
UKW-FunkgeräteAnz. 4
FunkgeräteAnz. 8
Mobile Beschallungsanlage
MikrofoneAnz. 2
LaptopsAnz. 2
Drucker
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
PowerbanksAnz. 8
Megafon

Küche

KühlboxenAnz. 8
WarmhaltebehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
BrotmesserAnz. 2
ServierzangenAnz. 8
MessbecherAnz. 4
KorkenzieherAnz. 4
FlaschenöffnerAnz. 6
KühlelementeAnz. 24

Dekoration

TischdeckenAnz. 16
BühnenfahnenAnz. 12
LänderflaggenAnz. 8
WegweiserAnz. 12
WegweiserAnz. 8
Tischdecke für den Preistisch

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 8
LED-LampenAnz. 10
BatterielaternenAnz. 8
ErsatzbatterienAnz. 24

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
RettungsdeckenAnz. 12
FeuerlöscherAnz. 2
Rutschfeste MattenAnz. 8
AbsperrgitterAnz. 12
AbsperrbandAnz. 4

Reinigung

BesenAnz. 4
Kehrblech und HandfegerAnz. 4
WischmoppAnz. 4
EimerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 12
MikrofasertücherAnz. 24
AbfallbehälterAnz. 12
AbfallgreiferAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Wettkampfprogramm und Streckenplan früh fest. Teile die Strecke mit Bahnenbojen und Markierungslinien ab und prüfe vorab, ob Start- und Zielflaggen von allen Positionen sichtbar sind.
Plane die Sicherheit nicht erst am Veranstaltungstag. Kontrolliere Rettungsringe, Rettungsleinen, Wurfleinen und Schwimmwesten und lege fest, wer bei welchem Abschnitt erreichbar ist.
Bestätige die Teilnehmerliste spätestens 7 Tage vorher. Erfasse dabei Ernährungswünsche, teile die Startnummern zu und drucke Spielplan sowie Helfereinteilung mindestens einmal für die Registrierung aus.
Rekrutiere Helfer mit klaren Schichten von 2 bis 3 Stunden. Für Registrierung, Strecke, Zeitnahme, Verpflegung und Auf- beziehungsweise Abbau braucht jede Aufgabe eine benannte Person.
Kühle Getränke und bereite Snacks erst am Veranstaltungstag oder am Vorabend vor. Stelle Registrierungstisch, Buffetische, Trinkgläser und Thermoskannen getrennt bereit, damit Teams nicht im Wettkampfbereich warten müssen.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Ruderregatta organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Genehmigungen und Einladungen. In den letzten 14 Tagen sollten Anmeldungen, Helfer, Strecke und Material verbindlich bestätigt sein.
Wie viele Helfer braucht eine Ruderregatta?: Plane mindestens eine verantwortliche Person für Registrierung, Strecke, Zeitnahme, Sicherheit und Verpflegung ein. Bei mehreren Bahnen oder vielen Teams kommt pro zusätzlichem Streckenabschnitt mindestens ein weiterer Helfer hinzu.
Wann sollte die Wettkampfstrecke abgesteckt werden?: Prüfe die Strecke 1 bis 2 Tage vorher und markiere sie am Veranstaltungstag erneut. So erkennst du Veränderungen durch Wetter, Wasserstand oder beschädigte Bojen, bevor das erste Rennen startet.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Ruderregatta?: Plane für Zelte, Tische, Stühle, Registrierung, Strecke und Sicherheitsmaterial mindestens 3 bis 4 Stunden ein. Boote, Rettungsmittel und Kommunikationsmittel sollten danach noch einmal gemeinsam getestet werden.

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