Rockfestival organiseren: checklist en planning

Een rockfestival organiseren vraagt om meer dan bands en een podium. Je regelt tegelijk vergunningen, muziekrechten, stroom, beveiliging, EHBO, toiletten, catering en publieksstromen. Begin met datum en locatie, leg daarna artiesten en leveranciers vast en werk toe naar een concreet draaiboek. Deze checklist helpt je om technische details, vrijwilligers, tickets en voorzieningen niet pas in de laatste week te ontdekken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Festivaldatum en locatie vastleggen
2 personen
Artiesten en bands boeken
2 personen
Vergunningen aanvragen
2 personen
Verzekering afsluiten
Muziekrechten regelen
Beveiliging reserveren
EHBO-bezetting regelen
Podium en techniek reserveren
2 personen
Stroomvoorziening reserveren
2 personen
Catering en bars reserveren
2 personen
Toiletten reserveren
Afvalinzameling regelen
Parkeerplaatsen aanwijzen
2 personen
Artiesteninformatie verzamelen
2 personen
Technische riders controleren
2 personen
Draaiboek voor bands maken
2 personen
Festivalposter ontwerpen
Festivalposter verspreiden
3 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Polsbandjes en tickets bestellen
Borden en bewegwijzering maken
2 personen
Weersverwachting controleren
Voorraad en leveringen bevestigen
2 personen
Terrein maaien en controleren
3 personen
Boodschappen doen
4 personen
Dranken en voorraad koelen
3 personen
Terrein afzetten
4 personen
Podium laten opbouwen
6 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
4 personen
Lichtinstallatie aansluiten
3 personen
Stroomaggregaat plaatsen
3 personen
Bars en uitgiftepunten opbouwen
5 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Cateringstations inrichten
4 personen
Versiering ophangen
3 personen
Bewegwijzering plaatsen
3 personen
Toiletten controleren
2 personen
EHBO-post inrichten
2 personen
Kassa en entree inrichten
3 personen
Artiestenontvangst inrichten
2 personen
Soundcheck uitvoeren
5 personen

Event

Artiesten ontvangen
2 personen
Entree openen
4 personen
Tickets controleren
4 personen
Polsbandjes uitdelen
3 personen
Bezoekers informeren
2 personen
Optredens begeleiden
3 personen
Podiumwissels uitvoeren
5 personen
Dranken serveren
6 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Hapjes serveren
4 personen
Afvalbakken legen
3 personen
Toiletten tussentijds reinigen
2 personen
Publieksruimte controleren
2 personen
Laatste optreden aankondigen
Entree en bars sluiten
5 personen
Bezoekers veilig laten vertrekken
4 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen

Nazorg

Techniek veilig uitschakelen
3 personen
Podium en licht afbreken
6 personen
Geluidsapparatuur afkoppelen
4 personen
Bars en catering afbreken
5 personen
Meubilair verzamelen
4 personen
Afval sorteren en afvoeren
5 personen
Terrein schoonmaken
6 personen
Toiletten laten ophalen
Materialen inventariseren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
3 personen
Koelmaterialen reinigen
2 personen
Restvoorraad opslaan
2 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen
Leveranciersfacturen controleren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Statafelsaantal 12
Biertafelsaantal 10
Bankenaantal 12
Klapstoelenaantal 40
Barbladenaantal 4
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Podium
Mengtafel
Luidsprekersaantal 6
Subwoofersaantal 4
Monitorluidsprekersaantal 4
Microfoonsaantal 10
Microfoonstatievenaantal 10
DI-boxenaantal 6
Instrumentkabelsaantal 20
XLR-kabelsaantal 20
Multikabelsaantal 3
Koptelefoonsaantal 4
Laptop
Reservebatterijenaantal 24
Stroomaggregaat
Brandblussersaantal 4
Portofoonsaantal 8
Betaalterminalsaantal 4
Powerbanksaantal 6

Verlichting

Podiumlampenaantal 8
Lichtstatievenaantal 4
Prikkabelsaantal 6
Werklampenaantal 6
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 12
Kabelgotenaantal 20

Servies

Herbruikbare bekersaantal 800
Bierglazenaantal 300
Wijnglazenaantal 100
Waterglazenaantal 150
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150

Keuken

Koelkastenaantal 4
Koelboxenaantal 8
IJscontainersaantal 6
Schenkkannenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 6
Opslagbakkenaantal 20
Serveerbladenaantal 12

Decoratie

Festivalvlaggenaantal 20
Podiumdoekenaantal 6
Pijlenbordenaantal 12
Entreebordenaantal 4
Programmapostersaantal 20
Polsbandjesaantal 700
Ticketrollenaantal 4
Afzethekkenaantal 30
Dranghekkenaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 25
Afvalcontainersaantal 6
Bezemsetsaantal 6
Vloertrekkersaantal 4
Emmersaantal 8
Schoonmaakkarrenaantal 2
Handschoenenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Leg podium, geluid, licht en stroom ruim vóór de festivaldag vast. Controleer per band de technische rider en maak een draaiboek met soundchecks, ombouwtijden en optredens.
Regel vergunningen, verzekering en muziekrechten niet als laatste stap. Houd rekening met meerdere weken verwerkingstijd en controleer welke documenten ook voor bars, geluid en tijdelijke bouwwerken nodig zijn.
Plan de publieksvoorzieningen op basis van je maximale bezoekersaantal. Reserveer toiletten, afvalinzameling, parkeerplaatsen, bars en catering tegelijk met de locatie, zodat capaciteit en aanvoer op elkaar aansluiten.
Maak minstens één week voor het festival een vrijwilligersindeling met ploegendiensten, contactpersonen en pauzes. Verzamel dieetwensen en artiesteninformatie eerder, zodat catering en ontvangst niet op de dag zelf vastlopen.
Controleer 24 tot 48 uur vooraf de weersverwachting en pas tenten, bewegwijzering, kabelgoten, werklampen en beschermde stroomvoorziening daarop aan. Test alle apparatuur en houd reservebatterijen en brandblussers op vaste, bereikbare plekken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een rockfestival organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 12 maanden vooraf met datum, locatie, bands en vergunningen. Reserveer podium, techniek, beveiliging, EHBO, toiletten en catering zodra de datum vaststaat; populaire leveranciers kunnen maanden vooruit volgeboekt zijn.
Wanneer moet ik bands boeken voor een rockfestival?: Boek de hoofdacts idealiter 6 tot 9 maanden vooraf en kleinere acts minimaal 3 tot 6 maanden vooraf. Vraag direct na bevestiging de technische riders en artiesteninformatie op, zodat je geluid, licht, backstage en planning kunt controleren.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een rockfestival?: Plan minimaal één volledige opbouwdag voor podium, geluid, licht, stroom, bars en bewegwijzering. Reserveer op de festivaldag extra tijd voor soundchecks; reken per band op ongeveer 30 tot 60 minuten, afhankelijk van de technische rider.
Wat moet ik uiterlijk een week voor een rockfestival controleren?: Controleer 7 dagen vooraf tickets en polsbandjes, vrijwilligersdiensten, vergunningen, weersverwachting, leveranciers, parkeerborden en contactgegevens. Test daarnaast kabels, microfoons, mengtafel, luidsprekers, podiumlampen en stroomverdeling voordat de opbouw begint.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.