Checklist para organizar un festival de rock sin olvidos

Organizar un festival de rock requiere coordinar artistas, permisos, técnica y público con bastante antelación. Este plan reúne 75 tareas y 65 elementos para que puedas avanzar desde la reserva del lugar hasta la comprobación del pronóstico. La parte que más se retrasa suele ser la técnica: recopila los riders de las bandas antes de cerrar el escenario, la mesa de mezclas, los monitores y la alimentación eléctrica. También conviene dejar por escrito quién se ocupa de seguridad, primeros auxilios, residuos, aseos y aparcamiento.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el lugar del festival
2 personas
Contratar artistas y bandas
2 personas
Solicitar permisos
2 personas
Contratar un seguro
Gestionar los derechos musicales
Reservar seguridad
Organizar personal de primeros auxilios
Reservar el escenario y la técnica
2 personas
Reservar el suministro eléctrico
2 personas
Reservar catering y bares
2 personas
Reservar los aseos
Organizar la recogida de residuos
Asignar plazas de aparcamiento
2 personas
Recopilar información de los artistas
2 personas
Comprobar los riders técnicos
2 personas
Crear el cronograma para bandas
2 personas
Diseñar el póster del festival
Difundir el cartel del festival
3 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Asignar voluntarios
2 personas
Pedir pulseras y entradas
Hacer carteles y señalización
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Confirmar existencias y entregas
2 personas
Cortar y revisar el terreno
3 personas
Hacer la compra
4 personas
Enfriar bebidas y stock
3 personas
Cerrar el recinto
4 personas
Encargar el montaje del escenario
6 personas
Conectar el equipo de sonido
4 personas
Conectar la instalación de luces
3 personas
Colocar el generador eléctrico
3 personas
Montar los bares y puntos de servicio
5 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar las estaciones de catering
4 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar la señalización
3 personas
Comprobar los baños
2 personas
Montar un puesto de primeros auxilios
2 personas
Montar la caja y la entrada
3 personas
Montar la recepción de artistas
2 personas
Hacer la prueba de sonido
5 personas

Evento

Recibir a los artistas
2 personas
Abrir la entrada
4 personas
Comprobar las entradas
4 personas
Repartir pulseras
3 personas
Informar a los visitantes
2 personas
Coordinar las actuaciones
3 personas
Realizar cambios de escenario
5 personas
Servir las bebidas
6 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Servir aperitivos
4 personas
Vaciar los contenedores de basura
3 personas
Limpiar los baños periódicamente
2 personas
Inspeccionar el área de público
2 personas
Anunciar la última actuación
Cerrar la entrada y los bares
5 personas
Hacer que los visitantes salgan de forma segura
4 personas
Recoger objetos perdidos
2 personas

Seguimiento

Apagar la técnica de forma segura
3 personas
Desmontar el escenario y la iluminación
6 personas
Desconectar el equipo de sonido
4 personas
Desmontar bares y catering
5 personas
Recoger el mobiliario
4 personas
Clasificar y retirar residuos
5 personas
Limpiar el recinto
6 personas
Recoger los baños
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material alquilado
3 personas
Limpiar los materiales de refrigeración
2 personas
Guardar el excedente
2 personas
Gestionar objetos perdidos
Comprobar las facturas de proveedores

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Mesas altascant. 12
Mesas de cervezacant. 10
Bancoscant. 12
Sillas plegablescant. 40
Bandejas de barcant. 4
Percheroscant. 2

Equipo

Escenario
Mesa de mezclas
Altavocescant. 6
Subwooferscant. 4
Altavoces de monitorcant. 4
Micrófonoscant. 10
Soportes de micrófonocant. 10
Cajas DIcant. 6
Cables de instrumentoscant. 20
Cables XLRcant. 20
Cables multipuertocant. 3
Auricularescant. 4
Portátil
Baterías de repuestocant. 24
Generador
Extintorescant. 4
Walkie-talkiescant. 8
Terminales de pagocant. 4
Baterías externascant. 6

Iluminación

Luces del escenariocant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 4
Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas de trabajocant. 6
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 12
Canaletas para cablescant. 20

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 800
Copas de cervezacant. 300
Copas de vinocant. 100
Vasos para aguacant. 150
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150

Cocina

Neverascant. 4
Neveras portátilescant. 8
Contenedores para hielocant. 6
Jarras de servircant. 8
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillo de chefcant. 6
Cajas de almacenamientocant. 20
Bandejas de serviciocant. 12

Decoración

Banderas del festivalcant. 20
Telones de escenariocant. 6
Paneles de flechascant. 12
Carteles de entradacant. 4
Pósteres del programacant. 20
Pulserascant. 700
Rollo de ticketscant. 4
Vallas de separacióncant. 30
Vallas de control de multitudescant. 20

Limpieza

Papeleracant. 25
Contenedores de basuracant. 6
Sets de escobacant. 6
Limpiacristalescant. 4
Cuboscant. 8
Carros de limpiezacant. 2
Guantescant. 20

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha y el lugar antes de contratar bandas: necesitas saber el aforo, la potencia disponible, los accesos para carga y descarga y dónde colocar escenario, carpas, aseos y aparcamiento.
Pide los riders técnicos al menos 6 semanas antes del festival. Compáralos con la mesa de mezclas, los micrófonos, las cajas DI, los cables XLR, los monitores y los requisitos de corriente disponibles.
No dejes permisos, seguro ni derechos musicales para el último mes. Tramítalos en cuanto tengas fecha, ubicación y formato, porque cualquier requisito adicional puede afectar al escenario, al horario o al aforo.
Prepara el cronograma de bandas con cambios de escenario incluidos: calcula entre 20 y 30 minutos por cambio y añade una prueba de sonido independiente para cada grupo.
Haz una revisión final 48 horas antes: comprueba el pronóstico, las pulseras y entradas, la señalización, los extintores, las lámparas de trabajo, los alargadores, las regletas y la recogida de residuos.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de rock?: Empieza entre 6 y 9 meses antes si habrá varias bandas, venta de entradas o permisos específicos. Reserva primero el lugar y los artistas; después cierra técnica, seguridad, catering, aseos y comunicación.
¿Cuándo hay que pedir los permisos para un festival de rock?: Solicítalos en cuanto tengas confirmados la fecha, el lugar y el aforo previsto, preferiblemente con 3 meses de margen. Algunos trámites pueden exigir planos, seguro, medidas de seguridad o información sobre el sonido.
¿Cuánto tiempo se necesita para montar un festival de rock?: Para un montaje con escenario, sonido, luces y generador, reserva como mínimo 1 día completo y deja varias horas adicionales para pruebas. El cronograma de bandas debe incluir pruebas de sonido y entre 20 y 30 minutos por cambio de grupo.
¿Qué se suele olvidar al organizar un festival de rock?: Suelen olvidarse los riders técnicos actualizados, los cables de repuesto, la alimentación eléctrica, los monitores, los extintores y la señalización. Comprueba también con al menos 48 horas de antelación las dietas, el aparcamiento, los aseos y el plan de residuos.

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