Rockfestival organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Rockfestival braucht weit mehr als Bands und eine Bühne. Genehmigungen, Versicherung, Musikrechte, Strom, Sicherheit und Erste Hilfe müssen früh feststehen, während Ablaufplan, Tickets, Beschilderung und Helfereinteilung später ineinandergreifen. Auch technische Riders, Ernährungswünsche und die Wettervorhersage dürfen nicht bis zum Veranstaltungstag warten. Diese Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch die Vorbereitung und hilft dir, fehlende Ausrüstung rechtzeitig zu erkennen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Festivaldatum und -ort festlegen
2 Personen
Künstler und Bands buchen
2 Personen
Genehmigungen beantragen
2 Personen
Versicherung abschließen
Musikrechte regeln
Sicherheit buchen
Erste-Hilfe-Besetzung organisieren
Bühne und Technik reservieren
2 Personen
Stromversorgung reservieren
2 Personen
Catering und Bars reservieren
2 Personen
Toiletten reservieren
Müllentsorgung organisieren
Parkplätze zuweisen
2 Personen
Künstlerinformationen sammeln
2 Personen
Technische Riders prüfen
2 Personen
Ablaufplan für Bands erstellen
2 Personen
Festivalplakat entwerfen
Festivalplakat verbreiten
3 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Armbänder und Tickets bestellen
Schilder und Wegweiser erstellen
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Vorrat und Lieferungen bestätigen
2 Personen
Gelände mähen und kontrollieren
3 Personen
Einkaufen gehen
4 Personen
Getränke und Vorräte kühlen
3 Personen
Gelände absperren
4 Personen
Bühne aufbauen lassen
6 Personen
Musikanlage anschließen
4 Personen
Lichtanlage anschließen
3 Personen
Stromaggregat aufstellen
3 Personen
Bars und Ausgabestellen aufbauen
5 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Cateringstationen einrichten
4 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Beschilderung anbringen
3 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Erste-Hilfe-Station einrichten
2 Personen
Kasse und Eingang einrichten
3 Personen
Künstlerempfang einrichten
2 Personen
Soundcheck durchführen
5 Personen

Event

Künstler empfangen
2 Personen
Eingang öffnen
4 Personen
Tickets kontrollieren
4 Personen
Armbänder verteilen
3 Personen
Besucher informieren
2 Personen
Auftritte betreuen
3 Personen
Bühnenwechsel durchführen
5 Personen
Getränke servieren
6 Personen
Getränke nachfüllen
3 Personen
Snacks servieren
4 Personen
Mülleimer leeren
3 Personen
Toiletten zwischendurch reinigen
2 Personen
Publikumsbereich kontrollieren
2 Personen
Letzten Auftritt ankündigen
Eingang und Bars schließen
5 Personen
Besucher sicher abreisen lassen
4 Personen
Fundsachen sammeln
2 Personen

Nachbereitung

Technik sicher ausschalten
3 Personen
Bühne und Licht abbauen
6 Personen
Audioausrüstung abkoppeln
4 Personen
Bars und Catering abbauen
5 Personen
Mobiliar zusammensuchen
4 Personen
Abfall trennen und entsorgen
5 Personen
Gelände reinigen
6 Personen
Toiletten abholen lassen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Mietmaterial zurückgeben
3 Personen
Kühlmaterialien reinigen
2 Personen
Restbestände lagern
2 Personen
Fundsachen bearbeiten
Lieferantenrechnungen prüfen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
StehtischeAnz. 12
BiertischeAnz. 10
BänkeAnz. 12
KlappstühleAnz. 40
BarunterlagenAnz. 4
KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

Bühne
Mischpult
LautsprecherAnz. 6
SubwooferAnz. 4
MonitorspeakerAnz. 4
MikrofoneAnz. 10
MikrofonständerAnz. 10
DI-BoxenAnz. 6
InstrumentenkabelAnz. 20
XLR-KabelAnz. 20
MultikabelAnz. 3
KopfhörerAnz. 4
Laptop
ErsatzbatterienAnz. 24
Stromaggregat
FeuerlöscherAnz. 4
FunkgeräteAnz. 8
KartenterminalsAnz. 4
PowerbanksAnz. 6

Beleuchtung

BühnenbeleuchtungAnz. 8
LichtstativeAnz. 4
LichterkettenAnz. 6
ArbeitslampenAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 12
KabelkanäleAnz. 20

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 800
BiergläserAnz. 300
WeingläserAnz. 100
WassergläserAnz. 150
TellerAnz. 150
BestecksetsAnz. 150

Küche

KühlschränkeAnz. 4
KühlboxenAnz. 8
EisbehälterAnz. 6
AusgießkannenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 6
AufbewahrungsboxenAnz. 20
ServiertablettsAnz. 12

Dekoration

FestivalflaggenAnz. 20
BühnentücherAnz. 6
PfeiltafelnAnz. 12
EingangsschilderAnz. 4
Programmatische PosterAnz. 20
ArmbänderAnz. 700
TicketrollenAnz. 4
AbsperrgitterAnz. 30
AbsperrgitterAnz. 20

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 25
AbfallcontainerAnz. 6
BesensetsAnz. 6
BodenabzieherAnz. 4
EimerAnz. 8
ReinigungswagenAnz. 2
HandschuheAnz. 20

Catering

Einkäufe

Tipps

Beginne mindestens 6 Monate vorher mit Datum, Ort, Künstlerbuchungen und Genehmigungen. Versicherungen, Musikrechte und Sicherheitskonzept sollten spätestens 8 bis 12 Wochen vor dem Festival geklärt sein.
Prüfe jeden technischen Rider einzeln und gleiche ihn mit Bühne, Mischpult, Monitoren, Mikrofonen, DI-Boxen, Kabeln und Stromversorgung ab. Plane Ersatzbatterien und zusätzliche Kabel ein, statt auf eine einzige Reserve zu vertrauen.
Erstelle den Band-Ablaufplan mit Aufbau, Soundcheck, Umbau und Spielzeit. Rechne pro Umbau mindestens 30 Minuten ein und teile den Plan anschließend an Künstler, Technikteam und Helfer aus.
Plane Besucherwege getrennt: Parkplätze, Einlass, Toiletten, Bars, Bühne und Erste-Hilfe-Stelle brauchen gut sichtbare Schilder. Kabel gehören in Kabelkanäle, und Feuerlöscher müssen für das Team erreichbar sein.
Prüfe die Wettervorhersage ab 7 Tagen vor dem Festival täglich und erneut am Veranstaltungstag. Partyzelte, Arbeitslampen, Lichterketten, Sitzgelegenheiten und eine gesicherte Stromversorgung sollten spätestens beim Aufbau vollständig vor Ort sein.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Rockfestival organisieren?: Für ein kleines Rockfestival solltest du mindestens 6 Monate vorher beginnen. Bands, Ort, Genehmigungen und Technik brauchen oft mehrere Wochen; Sicherheits- und Helferplanung sollten 8 bis 12 Wochen vor dem Termin stehen.
Welche Genehmigungen braucht man für ein Rockfestival?: Das hängt von Ort, Größe und Programm ab. Kläre mindestens 3 bis 6 Monate vorher Veranstaltungs-, Lärm- und gegebenenfalls Ausschankgenehmigungen sowie Musikrechte mit den zuständigen Stellen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Festivalbühne?: Plane für Bühne, Ton, Licht und Strom mindestens einen vollständigen Aufbautag ein. Für mehrere Bands sollte der Soundcheck spätestens 4 Stunden vor dem ersten Auftritt beginnen, damit Umbauten und technische Prüfungen nicht den Einlass verzögern.
Wie viele Helfer braucht ein Rockfestival?: Für kleine Festivals solltest du grob mit 1 Helfer pro 25 bis 50 Besucher rechnen, zusätzlich zu Technik, Sicherheit und Erste Hilfe. Teile die Schichten spätestens 2 Wochen vorher ein und plane pro Schicht mindestens eine Reserveperson ein.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.