Checklist voor een goed georganiseerde roboticawedstrijd

Een roboticawedstrijd vraagt meer voorbereiding dan alleen wedstrijdvelden en robots klaarzetten. Je moet het format en de regels vroeg vastleggen, teams en juryleden bevestigen en de techniek meerdere keren testen. Op de wedstrijddag komen registratie, scoreformulieren, badges, stroomvoorziening en reserveonderdelen samen. Deze checklist helpt je bepalen wat eerst moet, wat je uiterlijk vooraf regelt en welke details vaak pas op het laatste moment problemen geven.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdformat vaststellen
2 personen
Wedstrijdregels uitschrijven
2 personen
Juryleden benaderen
Vrijwilligers werven
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Inschrijvingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemers bevestigen
2 personen
Teamindeling vastleggen
2 personen
Jurybriefing voorbereiden
Programma publiceren
Routebeschrijving versturen
Catering reserveren
Prijzen bestellen
Stroomplan maken
2 personen
Wedstrijdvelden ontwerpen
2 personen
Scoreformulieren maken
Deelnemersbadges maken
2 personen
Naambordjes maken
2 personen
Techniek testen
3 personen
Reserveonderdelen controleren
2 personen
Printmateriaal verzamelen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Techniek opladen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Wedstrijdvelden opbouwen
4 personen
Deelnemerstafels inrichten
3 personen
Jurytafel inrichten
2 personen
Registratiebalie opbouwen
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Techniek aansluiten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen

Event

Jurybriefing geven
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Badges uitdelen
2 personen
Openingsuitleg geven
2 personen
Wedstrijdregels toelichten
2 personen
Robotcontroles uitvoeren
3 personen
Eerste ronde begeleiden
6 personen
Scores registreren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzehapjes serveren
3 personen
Wedstrijdvelden controleren
3 personen
Tweede ronde begeleiden
6 personen
Technische problemen oplossen
3 personen
Scores controleren
2 personen
Finalisten bekendmaken
Avondmaaltijd uitserveren
4 personen
Servies inzamelen
2 personen
Finale voorbereiden
4 personen
Finale begeleiden
6 personen
Finalescores vastleggen
3 personen
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
Winnaars controleren
2 personen
Prijsuitreiking begeleiden
3 personen
Bedankwoord uitspreken
Deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

Techniek uitschakelen
3 personen
Wedstrijdvelden afbreken
4 personen
Materialen sorteren
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Techniek veilig opbergen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Uitslagen publiceren
Deelnemers bedanken
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Deelnemerstafelsaantal 12
Jurytafelsaantal 2
Registratietafel
Stoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Laptopsaantal 8
Computermuizenaantal 8
Laptops voor registratieaantal 2
Printersaantal 2
Beamer
Projectiescherm
Speakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 18
USB-hubsaantal 8
Oplaadstationsaantal 6
Batterijladersaantal 8
Reservebatterijenaantal 24
Wedstrijdklokkenaantal 4
Handmegafoon
Labelprinter
Multimetersaantal 3
Soldeerstationsaantal 3
Lijmpistolenaantal 3
Verlenghaspelsaantal 4
Kabelgotenaantal 20
USB-kabelsaantal 20
HDMI-kabelsaantal 4
Reserveonderdelenkitsaantal 6
Gereedschapskoffersaantal 4

Sportmateriaal

Wedstrijdmattenaantal 4
Veldrandenaantal 16
Obstakelsaantal 24
Doelenaantal 8
Pionnenaantal 24
Meetlintenaantal 4
Afzetlintaantal 4
Nummerschijvenaantal 20

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Koffiekopjesaantal 50
Thermoskannenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveerlepelsaantal 8
Waterkannenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Maatbekersaantal 2
Opscheplepelsaantal 8

Decoratie

Deelnemersbadgesaantal 100
Lanyardsaantal 100
Naambordjesaantal 40
Richtingsbordenaantal 12
Teamvlaggenaantal 20
Tafelkledenaantal 16
Prijstrofeeënaantal 6
Certificatenaantal 30

Schoonmaak

Afvalzakkenaantal 60
Papieren handdoekenaantal 12
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Microvezeldoekenaantal 12
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het wedstrijdformat en de regels uiterlijk enkele weken vooraf vast. Gebruik daarna hetzelfde format voor het aanmeldformulier, de teamindeling, de jurybriefing en het gepubliceerde programma.
Plan registratie met een aparte tafel en laptop en maak deelnemersbadges en naambordjes vooraf. Print scoreformulieren en ander materiaal niet pas op de wedstrijddag; neem ook een printer en labelprinter mee als er wijzigingen zijn.
Maak per wedstrijdveld een stroom- en kabelplan. Tel verlengkabels, stekkerdozen, USB-hubs, HDMI-kabels en kabelgoten vooraf en test laptops, beamer, speakers, microfoon en wedstrijdklokken op dezelfde opstelling.
Reserveer juryleden en vrijwilligers voordat je de definitieve planning verstuurt. Geef juryleden een korte briefing en wijs vrijwilligers toe aan registratie, techniek, tijdwaarneming en het verzamelen van scores.
Controleer reserveonderdelen en batterijen minstens één dag eerder. Test multimeters, soldeerstations, lijmpistolen, batterijladers en reservebatterijen veilig en leg oplaadstations zo neer dat kabels geen looproutes kruisen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een roboticawedstrijd organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met het wedstrijdformat, de regels, juryleden en vrijwilligers. Open de inschrijving daarna zo snel mogelijk, zodat je teams en dieetwensen tijdig kunt verwerken.
Wanneer moet ik de wedstrijdregels van een roboticawedstrijd publiceren?: Publiceer de regels uiterlijk 4 weken voor de wedstrijd. Geef teams daarna minimaal 2 weken om vragen te stellen en controleer vlak voor het evenement of wijzigingen ook in het programma en de jurybriefing staan.
Hoeveel juryleden en vrijwilligers heb ik nodig voor een roboticawedstrijd?: Plan minimaal 1 jurylid per wedstrijdveld en daarnaast minstens 1 vrijwilliger voor registratie, techniek en tijdwaarneming per gelijktijdige wedstrijdzone. Bij meerdere velden groeit de bezetting dus mee met het aantal zones.
Wanneer moet ik de techniek voor een roboticawedstrijd testen?: Doe een volledige test 3 tot 7 dagen vooraf en herhaal de belangrijkste controle op de wedstrijddag. Test niet alleen laptops en wedstrijdklokken, maar ook stroomverdeling, projectie, geluid, USB- en HDMI-kabels en reservebatterijen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.