Organiser un concours de robotique sans rien oublier

Un concours de robotique demande de coordonner les équipes, le jury, les bénévoles et la technique dans un ordre précis. Commence par fixer le format et le règlement, puis ouvre les inscriptions avant de préparer les terrains, les feuilles de score et les badges. Les derniers jours servent surtout aux tests, aux branchements et aux vérifications des pièces de rechange. Cette checklist rassemble 73 tâches et 71 fournitures pour suivre la préparation jusqu’au jour du concours.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le format de la compétition
2 personnes
Rédiger le règlement du concours
2 personnes
Contacter les membres du jury
Recruter des bénévoles
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les participants
2 personnes
Fixer la composition des équipes
2 personnes
Préparer le briefing du jury
Publier le programme
Envoyer les indications d'accès
Réserver le catering
Commander les prix
Établir le plan électrique
2 personnes
Concevoir les terrains de compétition
2 personnes
Créer les feuilles de score
Créer les badges des participants
2 personnes
Créer les badges nominatifs
2 personnes
Tester la technique
3 personnes
Vérifier les pièces de rechange
2 personnes
Rassembler le matériel imprimé
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Charger le matériel technique
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les aires de compétition
4 personnes
Installer les tables des participants
3 personnes
Installer la table du jury
2 personnes
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Brancher la technique
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes

Événement

Briefing du jury
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Enregistrer les participants
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Donner les consignes d’ouverture
2 personnes
Expliquer les règles du match
2 personnes
Effectuer les contrôles du robot
3 personnes
Encadrer la première manche
6 personnes
Enregistrer les scores
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les en-cas de pause
3 personnes
Vérifier les terrains de compétition
3 personnes
Accompagner le deuxième tour
6 personnes
Résoudre les problèmes techniques
3 personnes
Vérifier les scores
2 personnes
Annoncer les finalistes
Servir le dîner
4 personnes
Collecter la vaisselle
2 personnes
Préparer la finale
4 personnes
Encadrer la finale
6 personnes
Enregistrer les scores finaux
3 personnes
Répondre aux questions du public
2 personnes
Vérifier les vainqueurs
2 personnes
Animer la remise des prix
3 personnes
Prononcer le discours de remerciement
Faire le check-out des participants
2 personnes

Suivi

Éteindre la technique
3 personnes
Démonter les terrains de match
4 personnes
Trier les matériaux
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Ranger le matériel en lieu sûr
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Publier les résultats
Remercier les participants
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables des participantsqté 12
Tables du juryqté 2
Table d'inscription
Chaisesqté 80
Tabourets de barqté 4
Poubellesqté 8

Équipement

Ordinateurs portablesqté 8
Souris d’ordinateurqté 8
Ordinateurs portables pour l'inscriptionqté 2
Imprimantesqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Microphone
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 18
Hubs USBqté 8
Stations de rechargeqté 6
Chargeurs de batterieqté 8
Piles de rechangeqté 24
Pendule de matchqté 4
Mégaphone à main
Imprimante d'étiquettes
Multimètresqté 3
Stations de soudureqté 3
Pistolets à colleqté 3
Rallonges électriquesqté 4
Goulottes de câblesqté 20
Câbles USBqté 20
Câbles HDMIqté 4
Kits de pièces de rechangeqté 6
Boîtes à outilsqté 4

Matériel de sport

Tapis de compétitionqté 4
Bordures du terrainqté 16
Obstaclesqté 24
Objectifsqté 8
Cônesqté 24
Mètres rubansqté 4
Ruban de balisageqté 4
Disques numérotésqté 20

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Tasses à caféqté 50
Thermosqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 8
Carafes d’eauqté 8

Cuisine

Glacièresqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Verres doseursqté 2
Louchesqté 8

Décoration

Badges des participantsqté 100
Lanyardsqté 100
Badges nominatifsqté 40
Panneaux directionnelsqté 12
Drapeaux d’équipeqté 20
Nappesqté 16
Trophéesqté 6
Certificatsqté 30

Nettoyage

Sacs poubelleqté 60
Essuie-toutqté 12
Gants de nettoyageqté 8
Chiffons microfibresqté 12
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Balaisqté 3
Balayette et pelleqté 3

Catering

Courses

Conseils

Fixe le format et le règlement avant d’ouvrir les inscriptions : les participants doivent connaître les épreuves, les critères de notation et les contraintes techniques dès le départ.
Prévois une vraie phase de traitement des inscriptions. Confirme les participants, recueille les besoins alimentaires et fixe la composition des équipes avant de publier le programme.
Réserve assez tôt les membres du jury et les bénévoles, puis prépare un briefing écrit. Le jury doit savoir comment utiliser les feuilles de score avant le début des matchs.
Teste la technique au moins une fois avec les ordinateurs, le vidéoprojecteur, les haut-parleurs, les câbles et les multiprises. Vérifie aussi les rallonges et le plan électrique pour éviter les branchements improvisés.
Prépare les pièces de rechange et le matériel imprimé avant le jour J. Les badges, indications d’accès, feuilles de score et règles imprimées sont souvent oubliés jusqu’à la veille.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un concours de robotique ?: Commence au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de définir le règlement, recruter le jury et les bénévoles, ouvrir les inscriptions, réserver le catering et commander les prix.
Quand ouvrir les inscriptions pour un concours de robotique ?: Ouvre le formulaire dès que le format et le règlement sont stabilisés, idéalement 6 à 8 semaines avant le concours. Traite les inscriptions au fil de l’eau plutôt que d’attendre la dernière semaine.
Combien de temps prévoir pour tester la technique ?: Réserve au moins une demi-journée pour tester les ordinateurs, les imprimantes, le projecteur, le son, les hubs USB et les stations de recharge. Refais un contrôle rapide 1 à 2 heures avant l’arrivée des participants.
Que préparer la veille d’un concours de robotique ?: La veille, installe ou vérifie les terrains, le plan électrique, les tables et les postes d’inscription. Regroupe aussi les badges, feuilles de score, règles, pièces de rechange et chargeurs afin que chaque équipe puisse être accueillie dès son arrivée.

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