Reünie organiseren: checklist voor een soepel programma

Een reünie vraagt vooral om goede voorbereiding: oud-klasgenoten of familie moeten zich op tijd aanmelden, terwijl je pas later de juiste hoeveelheden eten, drinken en servies kunt bepalen. Begin met datum, locatie en gastenlijst en werk daarna toe naar catering, techniek en het programma. Denk ook aan zaken die vaak te laat worden geregeld, zoals koelkasten, ijs, naamkaartjes en een fotopresentatie. Met deze checklist houd je overzicht van de eerste uitnodiging tot het opstellen van de tafels.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Gastenlijst samenstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Herinnering aan genodigden sturen
Dieetwensen verzamelen
Definitieve gastenlijst maken
2 personen
Menu en hoeveelheden bepalen
2 personen
Reservering locatie bevestigen
Tafels en stoelen reserveren
Koelkasten en koelboxen regelen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Muziek afspeellijst samenstellen
Foto’s en herinneringen verzamelen
2 personen
Fotopresentatie voorbereiden
2 personen
Naamkaartjes maken
2 personen
Programma en welkomsttekst maken
2 personen
Herinneringsboek klaarleggen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Houdbare boodschappen doen
2 personen
Verse boodschappen doen
2 personen
Dranken en ijs inkopen
2 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Locatie en toiletten controleren
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Buffettafels inrichten
2 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Verlichting ophangen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Fotopresentatie klaarzetten
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Buffetgerechten voorbereiden
4 personen
Allergenenkaartjes plaatsen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Welkomstteam instrueren
2 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Herinneringsboek presenteren
Groepsfoto maken
2 personen
Fotopresentatie tonen
2 personen
Buffet openen
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Muziek verzorgen
Programmaonderdelen aankondigen
Laatste ronde drankjes serveren
2 personen
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Restanten gekoeld opslaan
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Keuken schoonmaken
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Geluidsapparatuur afkoppelen
2 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Locatie vegen en dweilen
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Foto’s met gasten delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Krukkenaantal 6
Kapstokkenaantal 2

Servies

Dinerbordenaantal 60
Dessertbordenaantal 60
Koffiekopjesaantal 60
Waterglazenaantal 70
Wijnglazenaantal 60
Koffielepelsaantal 60
Vorkenaantal 70
Messenaantal 70
Lepelsaantal 70
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Mengkommenaantal 6
Serveerschalenaantal 10
Serveertangenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 4
Thermoskannenaantal 5

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Koelkastenaantal 2
Speakersaantal 2
Microfoon
Beamer
Projectiescherm
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6

Decoratie

Slingersaantal 12
Ballonnenaantal 80
Ballonpompaantal 2
Tafelkledenaantal 8
Vazenaantal 8
Fotolijstenaantal 12
Welkomstbord
Naamkaartjesaantal 60
Stiftenaantal 6
Herinneringsboek
Pennenaantal 12

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 8
Lantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsaantal 3
Blik en vegeraantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur de uitnodiging minimaal 8 weken vooraf en zet een duidelijke aanmelddatum, bijvoorbeeld 3 weken voor de reünie. Zo houd je tijd over om afmeldingen, dieetwensen en de definitieve gastenlijst te verwerken.
Vraag dieetwensen meteen bij de aanmelding uit en bepaal de hoeveelheden pas na de sluitingsdatum. Reken voor drank op 2 tot 3 consumpties per persoon in het eerste uur en regel extra koeling voor flessen en verse producten.
Bevestig de locatie uiterlijk 2 weken vooraf opnieuw en controleer of tafels, stoelen, buffettafels, kapstokken en een eventuele partytent echt beschikbaar zijn. Controleer ook waar materialen kunnen worden gelost en opgeslagen.
Test speakers, microfoon, beamer en presentatie uiterlijk een dag vooraf met de bestanden die je tijdens de reünie gebruikt. Neem kabels, opladers en een reservekopie mee; een fotopresentatie werkt niet als het juiste aansluitmateriaal ontbreekt.
Doe houdbare boodschappen eerder en plan verse boodschappen, dranken en ijs kort voor de reünie. Zet op de opbouwdag eerst koelkasten, koelboxen, warmhoudbakken en koffiezetapparaten klaar voordat je het buffet en de naamkaartjes neerzet.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een reünie organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur 10 tot 12 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 8 weken voor de reünie en sluit de aanmeldingen ongeveer 3 weken vooraf.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een reünie?: Reken gemiddeld op 2 tot 3 drankjes per persoon in het eerste uur en daarna ongeveer 1 tot 2 per uur, afhankelijk van de duur en het programma. Koop ijs en gekoelde dranken niet pas op de dag zelf: regel die uiterlijk 1 dag vooraf.
Wanneer moet ik de definitieve gastenlijst en dieetwensen hebben?: Laat gasten uiterlijk 3 weken vooraf reageren en verwerk daarna de aanmeldingen, afmeldingen en dieetwensen. Gebruik de definitieve lijst vervolgens voor het menu, de hoeveelheden en de naamkaartjes.
Wanneer test ik de muziek en fotopresentatie voor een reünie?: Test geluidsapparatuur, microfoon, beamer en fotopresentatie uiterlijk 1 dag vooraf op de locatie of met dezelfde aansluitingen. Bewaar de presentatie ook op een tweede apparaat of USB-stick.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.