Checklist para organizar una reunión sin olvidos

Organizar una reunión implica mucho más que fijar una fecha y comprar comida. Esta checklist reúne 70 tareas y 55 materiales para controlar invitados, inscripciones, menú, mobiliario, equipos y recuerdos. Empieza por el lugar y la lista de asistentes, y deja para el final los productos frescos, el hielo y el montaje. Así sabrás qué cerrar con semanas de antelación y qué revisar el mismo día.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Elaborar la lista de invitados
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Enviar un recordatorio a los invitados
Recoger preferencias dietéticas
Hacer la lista definitiva de invitados
2 personas
Determinar el menú y las cantidades
2 personas
Confirmar la reserva del recinto
Reservar mesas y sillas
Gestionar neveras y cajas térmicas
Probar el equipo de sonido
2 personas
Crear lista de reproducción musical
Recopilar fotos y recuerdos
2 personas
Preparar la presentación de fotos
2 personas
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
Crear el programa y el texto de bienvenida
2 personas
Preparar el libro de recuerdos
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Comprar productos no perecederos
2 personas
Hacer la compra de productos frescos
2 personas
Comprar bebidas y hielo
2 personas
Llevar materiales al lugar
3 personas
Comprobar el lugar y los baños
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar mesas de buffet
2 personas
Montar las carpas
4 personas
Colgar la iluminación
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Preparar la presentación de fotos
2 personas
Preparar tarjetas con nombres
Preparar café y té
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar los platos del buffet
4 personas
Colocar carteles de alérgenos
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Montar la mesa de recepción
2 personas
Dar instrucciones al equipo de bienvenida
2 personas

Evento

Recibir a los invitados
3 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Presentar el libro de recuerdos
Hacer una foto de grupo
2 personas
Mostrar la presentación de fotos
2 personas
Abrir el buffet
2 personas
Reponer el bufé
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger la vajilla usada
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Proporcionar la música
Anunciar las partes del programa
Servir la última ronda de bebidas
2 personas
Despedir a los invitados
3 personas

Seguimiento

Guardar los restos refrigerados
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar la cocina
2 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desconectar el equipo de sonido
2 personas
Clasificar y retirar residuos
3 personas
Barrer y fregar el recinto
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Devolver los materiales
3 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Compartir fotos con los invitados

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpa plegablecant. 2
Mesas plegablescant. 8
Sillascant. 60
Mesas de buffetcant. 3
Taburetescant. 6
Percheroscant. 2

Vajilla

Platos de cenacant. 60
Platos de postrecant. 60
Tazas de cafécant. 60
Vasos para aguacant. 70
Copas de vinocant. 60
Cucharillas de cafécant. 60
Tenedorescant. 70
Cuchilloscant. 70
Cucharascant. 70
Cucharonescant. 8

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Cuencos para mezclarcant. 6
Bandejas de servircant. 10
Pinzas de servircant. 6
Bandejas para mantener calientecant. 4
Termoscant. 5

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Neverascant. 2
Altavocescant. 2
Micrófono
Proyector
Pantalla de proyección
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6

Decoración

Guirnaldascant. 12
Globoscant. 80
Bomba para globoscant. 2
Mantelescant. 8
Jarronescant. 8
Marcos de fotoscant. 12
Cartel de bienvenida
Tarjetas de nombrecant. 60
Rotuladorescant. 6
Libro de recuerdos
Bolígrafoscant. 12

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas LEDcant. 8
Farolescant. 6

Limpieza

Papeleracant. 6
Cuboscant. 3
Fregonascant. 3
Escobascant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Paños de limpiezacant. 12
Dispensadores de jabón de manoscant. 3

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el lugar y la lista inicial de invitados al menos 4 semanas antes. Envía las invitaciones en ese momento y fija una fecha límite para las inscripciones, las preferencias dietéticas y las confirmaciones.
Haz la lista definitiva de asistentes entre 7 y 10 días antes. Con ese número puedes calcular el menú, las bebidas, las mesas, las sillas, la vajilla y las tarjetas con nombres sin comprar de más.
Deja las bebidas, el hielo y los productos frescos para las últimas 24-48 horas. Calcula aproximadamente 2-3 bebidas por persona durante la primera hora y confirma que haya neveras o cajas térmicas suficientes.
Prueba los altavoces, el micrófono y el proyector como mínimo el día anterior. Abre también la presentación de fotos, prepara la lista de reproducción y comprueba que los cables y las conexiones funcionen en el lugar.
Reserva entre 2 y 3 horas para llevar los materiales y montar las mesas. Revisa primero los baños, el espacio para el buffet, los percheros y la circulación; después coloca la vajilla, las bandejas, los termos y el equipo de sonido.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo enviar las invitaciones para una reunión?: Envíalas entre 3 y 4 semanas antes de la reunión. Deja la fecha límite de respuesta aproximadamente 10 días antes, para poder cerrar el menú, las cantidades y la distribución de las mesas.
¿Cuánta bebida calcular por persona en una reunión?: Para la primera hora, calcula entre 2 y 3 bebidas por persona y añade agua durante todo el encuentro. Compra el hielo entre 24 y 48 horas antes y guarda las bebidas en neveras o cajas térmicas desde el montaje.
¿Cuándo confirmar el número definitivo de invitados?: Confírmalo entre 7 y 10 días antes. Ese margen permite ajustar la compra, las tarjetas con nombres, las sillas, los platos, los vasos y las necesidades dietéticas.
¿Cuánto tiempo hace falta para montar una reunión?: Reserva entre 2 y 3 horas si hay que montar mesas, sillas, buffet, vajilla, proyector y sonido. Haz una revisión del lugar y de los baños antes de empezar a colocar la comida.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.