Jahrgangstreffen organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege die Rückmeldefrist auf etwa vier Wochen vor dem Treffen. Danach kannst du die endgültige Gästeliste erstellen, Ernährungswünsche berücksichtigen und Mengen für Menü, Geschirr und Getränke berechnen.
• Plane für das erste Veranstaltungsstunde etwa zwei bis drei Getränke pro Person und kaufe Eis erst kurz vor dem Treffen. Kühlboxen und Kühlschränke solltest du spätestens eine Woche vorher organisieren und deren Platzbedarf prüfen.
• Teste Lautsprecher, Mikrofon, Beamer und die Fotoshow mindestens drei Tage vorher. Speichere die Präsentation zusätzlich auf einem zweiten Gerät, damit du bei einem technischen Ausfall nicht ohne Erinnerungsfotos dastehst.
• Bereite Namensschilder, Begrüßungstext und Erinnerungsbuch am Vortag vor. Lege außerdem fest, wer die Gäste empfängt, die Fotoshow startet und Nachzügler zur richtigen Tischgruppe bringt.
• Bringe haltbare Lebensmittel, Geschirr und Ausstattung am Vortag zur Location, frische Einkäufe erst am Veranstaltungstag. Kontrolliere vor dem Aufbau zuerst Toiletten, Strom, Kühlung und ausreichend Platz für Buffet- und Esstische.

Häufige Fragen

Wann sollte man ein Jahrgangstreffen organisieren?

Beginne etwa drei bis vier Monate vorher mit Termin, Ort und Gästeliste. Verschicke die Einladungen spätestens acht Wochen vor dem Treffen und setze die Rückmeldefrist rund vier Wochen vorher.

Wie viele Getränke braucht man für ein Jahrgangstreffen?

Rechne für die erste Stunde mit zwei bis drei Getränken pro Person und danach mit etwa einem Getränk pro Stunde. Plane zusätzlich Wasser, Kaffee und einen kleinen Puffer von etwa 10 Prozent ein.

Wie früh muss man die Einladungen zum Jahrgangstreffen verschicken?

Verschicke die Einladungen idealerweise acht bis zehn Wochen vor dem Termin. Eine Erinnerung sollte etwa zwei Wochen vor Ablauf der Rückmeldefrist und eine zweite kurz vor dem Treffen erfolgen.

Was muss man am Tag des Jahrgangstreffens zuerst erledigen?

Kontrolliere zuerst Location, Toiletten, Strom und Kühlung, bevor du Tische und Stühle aufstellst. Danach kannst du Buffet, Getränke, Namensschilder und Technik in dieser Reihenfolge vorbereiten.

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