Checklist voor een goed georganiseerd repetitiediner

Een repetitiediner vraagt vooral om strakke afstemming tussen gasten, menu en locatie. Begin met de gastenlijst en verzamel dieetwensen voordat je het menu en de reservering definitief maakt. Controleer daarna niet alleen de levering en boodschappen, maar ook of er genoeg servies, glazen en zitplaatsen zijn. Op de dag zelf voorkom je haast door dranken tijdig te koelen, tafels en stoelen vooraf klaar te zetten en toespraken en presentaties te testen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Gastenlijst opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Dieetwensen doorgeven
Menu definitief maken
2 personen
Reservering bevestigen
Leveringen plannen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Verse producten ophalen
Dranken koelen
2 personen
Droge voorraad sorteren
Servies controleren
Glazen controleren
Tafelschikking uitwerken
2 personen
Naamkaartjes maken
Menukaarten maken
Muzieklijst samenstellen
Toespraken verzamelen
Presentaties controleren
Verlichting testen
2 personen
Locatie inspecteren
2 personen
Stoelen klaarzetten
3 personen
Tafels opstellen
3 personen
Tafellinnen aanbrengen
2 personen
Servies klaarzetten
2 personen
Bestek klaarleggen
2 personen
Glazen klaarzetten
2 personen
Naamkaartjes plaatsen
Menukaarten plaatsen
Decoratie plaatsen
2 personen
Bloemen verdelen
2 personen
Buffet opbouwen
3 personen
Bar inrichten
2 personen
Koffiepunt inrichten
Techniek aansluiten
2 personen
Muziek testen
Toiletartikelen aanvullen
Afvalbakken plaatsen
Keuken voorbereiden
2 personen
Groenten wassen
2 personen
Salades voorbereiden
2 personen
Dessert portioneren
2 personen
Hapjes voorbereiden
2 personen
Warme gerechten voorbereiden
3 personen
Dieetmaaltijden labelen
Garderobe vrijmaken
Ontvangstteam instrueren
2 personen

Event

Gasten ontvangen
2 personen
Welkomstdrank serveren
2 personen
Gasten naar tafel begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet openen
Voorgerecht serveren
3 personen
Hoofdgerecht serveren
3 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Borden afruimen
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dessert serveren
2 personen
Toespraken begeleiden
Muziek bedienen
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Restanten verpakken
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Glazen verzamelen
2 personen
Tafels afruimen
3 personen
Afval sorteren
2 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Voorraad controleren
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Koelboxen legen
2 personen
Apparatuur loskoppelen
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Restafval wegbrengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 36
Buffettafelsaantal 2
Bar
Garderoberekaantal 2
Krukkenaantal 4

Servies

Dinerbordenaantal 40
Diepe bordenaantal 40
Dessertbordenaantal 40
Koffiekopjesaantal 40
Waterglazenaantal 45
Wijnglazenaantal 45
Champagneglazenaantal 40
Koffielepelsaantal 40
Dinermessenaantal 40
Dinervorkenaantal 40
Koffielepelsaantal 40
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 3
Mengkommenaantal 6
Braadpannenaantal 3
Ovenschalenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Keukentangenaantal 4
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2
Koelboxenaantal 3
IJsblokjesbakkenaantal 4

Apparatuur

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokeraantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4
Koelkastenaantal 2
Bluetoothspeaker
Microfoon
Beamer
Projectiescherm
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Servettenaantal 45
Naamkaartjesaantal 40
Menukaartenaantal 40
Bloemstukkenaantal 6
Vazenaantal 6
Kaarsenaantal 24
Kaarshoudersaantal 12
Lichtslingersaantal 4

Verlichting

Staande lampenaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Afwasborstelsaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf en geef ze daarna in één overzicht door aan de locatie of cateraar. Zo voorkom je losse berichten en last-minute aanpassingen aan het menu.
Tel servies en glazen per gang en per gast, en leg minimaal 2 extra exemplaren van elk type klaar. Controleer ook of er genoeg diepe borden, wijnglazen en koffiekopjes zijn.
Plan leveringen en het ophalen van verse producten op afzonderlijke momenten. Houd gekoelde producten tot het laatste moment in koelboxen en zet dranken enkele uren voor aanvang koud.
Werk de tafelschikking minstens 2 dagen vooraf uit en maak naamkaartjes voordat de tafels worden opgesteld. Controleer of elke gast een stoel heeft en of buffet- en bartafels de looproute niet blokkeren.
Test verlichting, presentaties en muzieklijst vóór de gasten arriveren. Verzamel toespraken vooraf, zodat het diner niet stilvalt door ontbrekende bestanden of kabels.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een repetitiediner versturen?: Verstuur de uitnodigingen bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Vraag om aanmelding en dieetwensen met een duidelijke uiterste datum, bijvoorbeeld 7 dagen voor het diner.
Hoeveel extra servies en glazen heb ik nodig voor een repetitiediner?: Reken per type op minimaal 2 extra exemplaren bovenop het aantal gasten. Bij 30 gasten leg je dus minstens 32 dinerborden, diepe borden, waterglazen en wijnglazen klaar, afhankelijk van het menu.
Hoe lang van tevoren moet ik de dranken koelen?: Zet dranken die goed koud moeten zijn 3 tot 4 uur voor aanvang in de koelkast of koelbox. Vul vlak voor binnenkomst aan met ijs, zodat er tijdens het eerste uur genoeg gekoelde voorraad is.
Wanneer maak ik de tafelschikking en naamkaartjes?: Maak de tafelschikking uiterlijk 2 dagen vooraf en leg de naamkaartjes op dezelfde dag klaar. Controleer op de dag zelf nog één keer de stoelen, loopruimte en eventuele dieetwensen per tafel.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.