Checklist pour organiser un dîner de répétition

Un dîner de répétition demande plus qu’un menu et une réservation. Il faut coordonner les réponses des invités, les besoins alimentaires, la vaisselle, les boissons et l’installation de la salle au bon moment. Cette checklist vous aide à avancer dans l’ordre, depuis la liste des invités jusqu’aux tables dressées et aux équipements testés. Elle tient aussi compte des détails souvent oubliés, comme les badges nominatifs, les discours et le refroidissement des boissons.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Établir la liste des invités
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Transmettre les besoins alimentaires
Finaliser le menu
2 personnes
Confirmer la réservation
Planifier les livraisons
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Récupérer les produits frais
Refroidir les boissons
2 personnes
Trier les stocks secs
Vérifier la vaisselle
Vérifier les verres
Élaborer le plan de table
2 personnes
Créer des badges nominatifs
Créer les menus
Composer la playlist
Rassembler les discours
Vérifier les présentations
Tester l’éclairage
2 personnes
Inspecter le lieu
2 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer le linge de table
2 personnes
Préparer la vaisselle
2 personnes
Préparer les couverts
2 personnes
Préparer les verres
2 personnes
Placer les badges nominatifs
Mettre en place les cartes du menu
Installer la décoration
2 personnes
Répartir les fleurs
2 personnes
Monter le buffet
3 personnes
Aménager le bar
2 personnes
Mettre en place le point café
Brancher la technique
2 personnes
Tester la musique
Réapprovisionner les articles de toilette
Installer les poubelles
Préparer la cuisine
2 personnes
Laver les légumes
2 personnes
Préparer les salades
2 personnes
Portionner le dessert
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Préparer les plats chauds
3 personnes
Étiqueter les repas spéciaux
Libérer le vestiaire
Briefer l’équipe d’accueil
2 personnes

Événement

Accueillir les invités
2 personnes
Servir la boisson de bienvenue
2 personnes
Accompagner les invités à table
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ouvrir le buffet
Servir l’entrée
3 personnes
Servir le plat principal
3 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Débarrasser les assiettes
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir le dessert
2 personnes
Encadrer les discours
Gérer la musique
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

Emballer les restes
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Rassembler les verres
2 personnes
Dégager les tables
3 personnes
Trier les déchets
2 personnes
Nettoyer la cuisine
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Vérifier les stocks
Retourner les matériels de location
2 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Débrancher l’équipement
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Évacuer les déchets résiduels
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 36
Tables de buffetqté 2
Bar
Portant à vêtementsqté 2
Tabouretsqté 4

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 40
Assiettes creusesqté 40
Assiettes à dessertqté 40
Tasses à caféqté 40
Verres à eauqté 45
Verres à vinqté 45
Verres à champagneqté 40
Cuillères à caféqté 40
Couteaux à dînerqté 40
Fourchettes de tableqté 40
Cuillères à caféqté 40
Louchesqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 3
Saladiersqté 6
Sauteusesqté 3
Plats à gratinqté 4
Verres doseursqté 2
Pinces de cuisineqté 4
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2
Glacièresqté 3
Bacs à glaçonsqté 4

Équipement

Machine à caféqté 2
Bouilloireqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4
Réfrigérateursqté 2
Enceinte Bluetooth
Microphone
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Décoration

Nappesqté 6
Serviettesqté 45
Badges nominatifsqté 40
Cartes de menuqté 40
Compositions floralesqté 6
Vasesqté 6
Bougiesqté 24
Bougeoirsqté 12
Guirlandes lumineusesqté 4

Éclairage

Lampadairesqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 4
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Brosses à vaisselleqté 3
Gants de nettoyageqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la liste des invités et envoyez les invitations assez tôt pour obtenir les réponses avant de finaliser le menu. Prévoyez une date limite claire pour recueillir les allergies et régimes alimentaires.
Traitez les besoins alimentaires séparément des simples confirmations de présence, puis transmettez-les au responsable du menu ou au traiteur au moins quelques jours avant le dîner.
Ne gardez pas les achats frais pour le dernier moment : faites les courses à l’avance et récupérez les produits frais le jour prévu, en laissant le temps de refroidir les boissons.
Vérifiez la vaisselle et les verres en comptant chaque catégorie avant l’installation : assiettes, verres à eau, verres à vin et flûtes doivent couvrir le nombre d’invités avec une petite marge.
Réservez un créneau distinct pour la salle : installez les tables et les chaises, préparez le plan de table, puis testez l’éclairage et les présentations avant l’arrivée des invités.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un dîner de répétition ?: Envoyez-les idéalement 4 à 6 semaines avant le dîner. Fixez la date limite de réponse environ 2 semaines avant afin de finaliser le menu, les quantités et le plan de table.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?: Prévoyez au moins 2 heures pour installer les tables, les chaises, le bar ou les tables de buffet, puis vérifier la vaisselle, les verres et l’éclairage. Ajoutez 30 minutes si les discours ou les présentations nécessitent un test technique.
Quand acheter les boissons et les produits frais ?: Achetez les boissons et les produits secs quelques jours avant, puis récupérez les produits frais le jour prévu ou la veille selon leur conservation. Mettez les boissons au frais au moins 4 heures avant le début du dîner.
Quelle quantité de vaisselle prévoir pour un dîner de répétition ?: Comptez un couvert complet par invité et prévoyez environ 10 % de pièces supplémentaires. Pour 30 personnes, cela représente au moins 33 assiettes et verres de chaque type utilisé, plus les ustensiles de service nécessaires.

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