Checklist para organizar una cena de ensayo sin imprevistos
Una cena de ensayo requiere coordinar invitados, preferencias dietéticas, menú, reserva y montaje en un orden concreto. Empieza cerrando la lista de asistentes y la información de cada persona; después confirma comida, entregas y material. En los últimos días conviene revisar vajilla, vasos, bebidas, mesas y sillas, no solo la compra. Esta checklist también contempla tarjetas con nombres, menús, música, discursos, presentaciones e iluminación para que la velada avance sin interrupciones.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Elaborar la lista de invitados
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Comunicar necesidades dietéticas
Definir el menú
2 personas
Confirmar la reserva
Planificar las entregas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Recoger productos frescos
Enfriar bebidas
2 personas
Ordenar el stock seco
Comprobar la vajilla
Comprobar los vasos
Planificar la distribución de las mesas
2 personas
Hacer tarjetas con nombres
Hacer menús
Elaborar la lista de canciones
Recopilar discursos
Revisar las presentaciones
Probar la iluminación
2 personas
Inspeccionar el lugar
2 personas
Preparar las sillas
3 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar el mantel
2 personas
Preparar la vajilla
2 personas
Colocar los cubiertos
2 personas
Preparar los vasos
2 personas
Colocar las tarjetas con nombres
Colocar las cartas del menú
Colocar la decoración
2 personas
Repartir las flores
2 personas
Montar el buffet
3 personas
Montar la barra
2 personas
Montar el punto de café
Conectar la técnica
2 personas
Probar la música
Reponer artículos de aseo
Colocar cubos de basura
Preparar la cocina
2 personas
Lavar las verduras
2 personas
Preparar ensaladas
2 personas
Porcionar el postre
2 personas
Preparar aperitivos
2 personas
Preparar platos calientes
3 personas
Etiquetar las comidas especiales
Dejar libre el guardarropa
Instruir al equipo de recepción
2 personas
Evento
Recibir a los invitados
2 personas
Servir la bebida de bienvenida
2 personas
Guiar a los invitados a su mesa
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Abrir el buffet
Servir el entrante
3 personas
Servir el plato principal
3 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Retirar los platos
3 personas
Servir café y té
2 personas
Servir el postre
2 personas
Coordinar los discursos
Controlar la música
Despedir a los invitados
2 personas
Seguimiento
Empacar lo sobrante
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Recoger los vasos
2 personas
Retirar la vajilla de las mesas
3 personas
Clasificar residuos
2 personas
Limpiar la cocina
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
3 personas
Retirar la decoración
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Comprobar el inventario
Devolver el material alquilado
2 personas
Vaciar neveras portátiles
2 personas
Desconectar el equipo
2 personas
Recoger objetos perdidos
Llevar los residuos a la basura
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 6
- Sillascant. 36
- Mesas de buffetcant. 2
- Bar
- Percherocant. 2
- Taburetescant. 4
Vajilla
- Platos de cenacant. 40
- Platos hondoscant. 40
- Platos de postrecant. 40
- Tazas de cafécant. 40
- Vasos para aguacant. 45
- Copas de vinocant. 45
- Copas de champáncant. 40
- Cucharillas de cafécant. 40
- Cuchillos de cenacant. 40
- Tenedores de cenacant. 40
- Cucharillas de cafécant. 40
- Cucharonescant. 8
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillo de chefcant. 3
- Cuencos para mezclarcant. 6
- Sartenes para asarcant. 3
- Fuentes para hornocant. 4
- Jarras medidorascant. 2
- Pinzas de cocinacant. 4
- Papel de aluminiocant. 2
- Film transparentecant. 2
- Neveras portátilescant. 3
- Cubiterascant. 4
Equipo
- Cafeteracant. 2
- Hervidor de aguacant. 2
- Bandejas para mantener calientecant. 4
- Neverascant. 2
- Altavoz Bluetooth
- Micrófono
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
Decoración
- Mantelescant. 6
- Servilletascant. 45
- Tarjetas de nombrecant. 40
- Cartas del menúcant. 40
- Arreglos floralescant. 6
- Jarronescant. 6
- Velascant. 24
- Portavelascant. 12
- Guirnaldas de lucescant. 4
Iluminación
- Lámparas de piecant. 2
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 2
- Cepillos para fregarcant. 3
- Guantes de limpiezacant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la lista de invitados y las inscripciones al menos 3 semanas antes. Pide las preferencias dietéticas en el mismo formulario y comunícalas al responsable del menú antes de confirmar la reserva.
- Confirma la reserva y el menú 10-14 días antes, incluyendo el número final de comensales. Deja por escrito qué productos llegan, cuándo se entregan y qué alimentos frescos tendrás que recoger.
- Haz una comprobación física de platos, cubiertos, vasos y copas 3-5 días antes. Cuenta cada pieza y añade un margen del 10 % para roturas, cambios de sitio o servicios adicionales.
- Enfría las bebidas con varias horas de antelación y separa el stock seco de los productos frescos. Prepara también cubiteras y neveras portátiles para que el servicio no dependa de encontrar espacio libre en un único frigorífico.
- Inspecciona el lugar y prueba la iluminación el día anterior. Monta mesas, sillas, buffet y bar siguiendo la distribución prevista, y coloca tarjetas con nombres, menús, música, discursos y presentaciones antes de que lleguen los invitados.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una cena de ensayo?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para preparar invitados, inscripciones y preferencias dietéticas. Deja cerrados reserva y menú 10-14 días antes, y reserva el día anterior para el montaje y las pruebas.
- ¿Cuándo debo confirmar el número de invitados y el menú?
- Solicita las respuestas y necesidades dietéticas al menos 14 días antes. Confirma el número definitivo con el lugar o el servicio de comida entre 7 y 10 días antes, según el plazo que te indiquen.
- ¿Cuánta vajilla y cristalería necesito para una cena de ensayo?
- Calcula una pieza por comensal para cada servicio y añade un 10 % de margen. Comprueba por separado platos llanos, hondos y de postre, tazas, vasos de agua, copas de vino y copas de champán.
- ¿Cuándo hay que preparar las mesas para la cena de ensayo?
- Haz la distribución de mesas y sillas el día anterior y realiza una revisión final entre 2 y 3 horas antes de la llegada. Coloca entonces los menús, las tarjetas con nombres y el material necesario para discursos o presentaciones.
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