Repaircafé organiseren: checklist voor een soepel verloop
Een repaircafé vraagt meer voorbereiding dan alleen reparateurs en gereedschap verzamelen. Je moet bezoekers aanmelden, reparatietafels logisch indelen en vooraf controleren of accu’s, verlengkabels en testapparatuur klaarstaan. Op de dag zelf zorgen een duidelijke ontvangst, reparatiebonnen en een begeleide wachtrij dat apparaten niet zoekraken. Gebruik deze checklist om eerst de organisatie, daarna de werkplekken en ten slotte de reparaties en nazorg te regelen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie bevestigen
Reparateurs benaderen
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie ophangen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Gereedschap inventariseren
2 personen
Reparatietafels indelen
2 personen
Reserveringen maken
Boodschappen doen
2 personen
Materialen sorteren
2 personen
Accu's opladen
Event
Reparaties aanmelden
2 personen
Bezoekers ontvangen
2 personen
Reparatiebonnen invullen
2 personen
Apparaten inspecteren
4 personen
Kleine reparaties uitvoeren
6 personen
Elektrische reparaties testen
2 personen
Onderdelen registreren
Wachtrij begeleiden
Reparatieadvies geven
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Werktafels veilig houden
2 personen
Afval sorteren
Laatste reparaties afronden
4 personen
Geleende spullen terugnemen
2 personen
Bezoekers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Werktafels afbouwen
4 personen
Gereedschap schoonmaken
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Afval wegbrengen
2 personen
Materialen inpakken
3 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Niet-gerepareerde spullen terugbellen
Reparatiegegevens archiveren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Reparatietafelsaantal 8
- Stoelenaantal 30
- Ontvangsttafel
- Wachtrijpaaltjesaantal 4
- Kapstokkenaantal 2
Apparatuur
- Verlengkabelsaantal 10
- Stekkerdozenaantal 10
- USB-ladersaantal 6
- Soldeerstationsaantal 4
- Multimetersaantal 4
- Testlampenaantal 3
- Werkbankenaantal 4
- Accuboormachinesaantal 3
- Heteluchtpistolenaantal 2
- Lijmpistolenaantal 3
- Vergrootlampenaantal 4
Gereedschap
- Schroevendraaiersetsaantal 6
- Tangensetsaantal 6
- Inbussleutelsetsaantal 4
- Steeksleutelsetsaantal 3
- Hamersaantal 4
- Handzagenaantal 2
- Stanleymessenaantal 4
- Meetlintenaantal 4
- Klemmenaantal 8
- Pincettenaantal 6
- Draadstriptangenaantal 4
- Kabelknippersaantal 4
Veiligheid
- Veiligheidsbrillenaantal 12
- Werkhandschoenenaantal 12
- Gehoorbeschermersaantal 6
- Brandblusser
- Stekkerdoostestersaantal 2
Servies
- Mokkenaantal 40
- Glazenaantal 40
- Bordenaantal 30
- Besteksetsaantal 30
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Koelboxenaantal 2
- Serveerschalenaantal 4
- Scharenaantal 4
Decoratie
- Welkomstbord
- Informatiebordenaantal 8
- Tafelkledenaantal 8
- Pijlbordjesaantal 10
Administratie
- Klembordenaantal 6
- Pennenaantal 30
- Reparatieformulierenaantal 150
- Nummerkaartjesaantal 100
- Naamkaartjesaantal 40
- Plakbandhoudersaantal 4
- Etikettenaantal 200
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Emmersaantal 2
- Dweilenaantal 2
- Bezem en blikaantal 2
- Microvezeldoekenaantal 12
- Stoffer en blikaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Bevestig datum en locatie voordat je reparateurs en vrijwilligers benadert. Controleer direct of er genoeg ruimte is voor ontvangst, wachtrij, reparatietafels en veilige looproutes.
- Maak per reparatietafel vooraf duidelijk welke werkzaamheden daar kunnen gebeuren. Leg gereedschap zoals multimeters, soldeerstations en schroevendraaiersets klaar en laad accu’s uiterlijk de dag ervoor op.
- Verwerk aanmeldingen met een reparatiebon waarop je apparaat, klacht en contactgegevens noteert. Dat voorkomt verwisselingen wanneer meerdere bezoekers met vergelijkbare apparaten wachten.
- Plan minstens één persoon bij de ontvangst en één persoon voor de wachtrij. Bezoekers moeten eerst worden aangemeld en geïnspecteerd voordat een reparateur aan de slag gaat.
- Controleer vóór opening alle elektrische werkplekken met verlengkabels, stekkerdozen en testlampen. Houd werktafels vrij van losse kabels en leg veiligheidsbrillen en werkhandschoenen zichtbaar klaar.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een repaircafé organiseren?
- Begin ongeveer 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie en reparateurs. Werving van vrijwilligers en promotie kan daarna direct starten; bevestig de praktische indeling uiterlijk 1 week voor de bijeenkomst.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een repaircafé?
- Reken naast de reparateurs op minimaal 3 ondersteunende vrijwilligers: één voor ontvangst, één voor de wachtrij en één voor koffie, thee en algemene hulp. Bij meerdere reparatietafels is 1 begeleider per 2 tafels werkbaar.
- Wat moet ik een dag voor een repaircafé controleren?
- Controleer alle gereedschappen, testapparatuur, verlengkabels en stekkerdozen en laad accu’s volledig op. Leg ook reparatiebonnen, materialen en veiligheidsmiddelen per werkplek klaar, zodat je op de dag zelf niet meer hoeft te sorteren.
- Hoeveel tijd moet ik per reparatie reserveren?
- Plan voor een eerste inspectie ongeveer 10 minuten per apparaat. Kleine reparaties kunnen daarna vaak binnen 20 tot 30 minuten worden uitgevoerd; reserveer extra tijd voor elektrische reparaties, testen en het registreren van onderdelen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!