Zo organiseer je een kankerloop

Begin met het vastleggen van het goede doel, de datum, route en start- en finishlocatie. Daarna regel je vergunningen, verzekering en een verkeersplan voordat je deelnemers werft. Open vervolgens de inschrijving en benader sponsoren, terwijl je vrijwilligers, EHBO en routeposten indeelt. In de laatste weken controleer je deelnemersgegevens, bestel je startnummers en medailles en maak je een duidelijke briefing voor iedereen die op de dag helpt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
3 personen
2
Vergunningen aanvragen
2 personen
3
Verzekering controleren
4
Goede doel vastleggen
2 personen
5
Start- en finishlocatie reserveren
2 personen
6
Verkeersplan opstellen
3 personen
7
Vrijwilligers werven
2 personen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Inschrijfformulier openen
10
Sponsoren benaderen
3 personen
11
Route definitief uitzetten
4 personen
12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
13
Dieetwensen verzamelen
14
Startnummers bestellen
15
Medailles bestellen
16
EHBO-post afspreken
2 personen
17
Verkeersregelaars indelen
2 personen
18
Routeposten indelen
2 personen
19
Programmaborden maken
2 personen
20
Sponsorlogo's verzamelen
21
Vrijwilligersbriefing maken
2 personen
22
Routekaart verspreiden
23
Startnummers sorteren
3 personen
24
Medische informatie verwerken
2 personen
25
Deelnemerslijst afdrukken
26
Polsbandjes klaarleggen
2 personen
27
Boodschappen doen
3 personen
28
Koelboxen vullen
2 personen
29
Materialen controleren
3 personen
30
Weersverwachting controleren
31
Vrijwilligers herinneren
2 personen

Event

32
Route vrijmaken
6 personen
33
Start- en finishboog opbouwen
4 personen
34
Partytenten opbouwen
6 personen
35
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
36
Inschrijftafels inrichten
3 personen
37
Routepijlen plaatsen
6 personen
38
Kilometerborden plaatsen
3 personen
39
Drankposten inrichten
6 personen
40
EHBO-post inrichten
2 personen
41
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
42
Versiering ophangen
3 personen
43
Startnummers klaarleggen
2 personen
44
Koffie en thee klaarmaken
3 personen
45
Hapjes voorbereiden
4 personen
46
Deelnemers ontvangen
6 personen
47
Late inschrijvingen verwerken
2 personen
48
Startvak begeleiden
4 personen
49
Opening aankondigen
2 personen
50
Deelnemers laten starten
4 personen
51
Routeposten bemannen
12 personen
52
Dranken bijvullen
5 personen
53
Deelnemers aanmoedigen
6 personen
54
Verkeer begeleiden
8 personen
55
Finishers registreren
3 personen
56
Medailles uitreiken
3 personen
57
Hapjes serveren
4 personen
58
Koffie en thee serveren
3 personen
59
Donaties registreren
2 personen
60
Programma presenteren
2 personen
61
Laatste deelnemers verwelkomen
3 personen
62
Eindspeech verzorgen
2 personen
63
Deelnemers uitzwaaien
4 personen

Nazorg

64
Routepijlen ophalen
6 personen
65
Verkeersmaterialen verwijderen
6 personen
66
Tenten en boog afbreken
6 personen
67
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
68
Afval verzamelen
5 personen
69
Servies afwassen
3 personen
70
Locatie schoonmaken
5 personen
71
Geluidsinstallatie afkoppelen
2 personen
72
Opbrengst veilig opbergen
2 personen
73
Verloren voorwerpen verzamelen
2 personen
74
Materialen terugbrengen
3 personen
75
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
76
Overgebleven eten verdelen
2 personen
77
Donatiebedrag overmaken
2 personen
78
Bedankbericht versturen
2 personen
79
Foto's met deelnemers delen
2 personen
80
Financiële administratie afronden
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 40
Statafelsaantal 6
Inschrijftafelsaantal 3
Afvalbakkenaantal 8
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Start- en finishboog
Geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Megafoonsaantal 3
Portofoonsaantal 12
Powerbanksaantal 6
Koelboxenaantal 8
Thermoskannenaantal 8
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 3
Mobiele telefoonsaantal 4

Sportmateriaal

Routepijlenaantal 80
Kilometerbordenaantal 10
Startnummersaantal 500
Veiligheidsspeldenaantal 1000
Finishmedaillesaantal 500
Drinkbekersaantal 1200
Waterjerrycansaantal 12
Hardlooplintenaantal 20
Verkeerskegelsaantal 40
Dranghekkenaantal 20
Verkeersbordenaantal 12
Reflecterende hesjesaantal 25
Klembordenaantal 8
Pennenaantal 40
Markeerstiftenaantal 12
Routekaartenaantal 100
Polsbandjesaantal 500
Startvlaggenaantal 2
Stopwatchesaantal 4
Meetlintenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 300
Bordenaantal 300
Messenaantal 150
Vorkenaantal 150
Lepelsaantal 150
Koffiekopjesaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Opslagbakkenaantal 20
Thermosbekersaantal 20
IJslepelsaantal 4

Decoratie

Ballonnenaantal 200
Slingersaantal 20
Sponsorbannersaantal 12
Pijlers voor bannersaantal 12
Tafelkledenaantal 12

Verlichting

Ledlampenaantal 10
Lichtslingersaantal 6
Zaklampenaantal 12

Schoonmaak

Bezemsaantal 4
Blik en vegersaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Afvalgrijpersaantal 4
Handschoenenaantal 30
Handzeepdispensersaantal 6
Handdoekdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 4
Reddingsdekensaantal 20
Cold packsaantal 20
Pleistersaantal 200
Veiligheidshandschoenenaantal 20
Zakjes voor medisch afvalaantal 50

Administratie

Contantgeldkistjesaantal 3
Bonnenboekjesaantal 6
Naamstickersaantal 500
Printer
Printerpapieraantal 1000
Pennenbakkenaantal 6
Documentmappenaantal 12
Plakbanddispensersaantal 6
Schaarsetsaantal 6

Gereedschap

Hameraantal 4
Rubberen hamersaantal 4
Tie-wrapsaantal 300
Ducttapeaantal 8
Touwaantal 4
Werkhandschoenenaantal 20

Tips

Leg de route eerst definitief vast voordat je de inschrijving opent. Zet daarna routepijlen en kilometerborden op een aparte controlelijst en plan minimaal één volledige proefwandeling.
Vraag vergunningen en verkeersmaatregelen vroeg aan; houd rekening met meerdere weken verwerking. Deel verkeersregelaars per kruispunt in en geef hen portofoons of megafoons voor rechtstreeks contact.
Open de inschrijving pas wanneer start- en finishlocatie, afstand en betaalwijze duidelijk zijn. Verzamel dieetwensen en medische informatie direct, zodat je de deelnemerslijst niet vlak voor de start hoeft na te bellen.
Bestel startnummers, veiligheidsspelden en finishmedailles op basis van het actuele aantal deelnemers plus een kleine reserve. Sorteer de startnummers vooraf per alfabet, afstand of starttijd om wachtrijen bij de inschrijftafels te beperken.
Maak één vrijwilligersbriefing met tijden, telefoonnummers, routeposten en het noodplan. Test de geluidsinstallatie, microfoons, verlengkabels en stroompunten vóór de deelnemers arriveren; juist die controle wordt vaak vergeten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kankerloop organiseren?: Begin bij voorkeur minimaal 12 weken vooraf. Gebruik de eerste weken voor datum, route, vergunningen, verzekering en locatie; plan daarna de inschrijving, sponsoring en vrijwilligers.
Welke vergunningen heb je nodig voor een kankerloop?: Dat hangt af van de route en de gemeente, maar bij gebruik van openbare wegen moet je meestal een evenementenvergunning en verkeersmaatregelen regelen. Vraag dit minimaal 8 tot 12 weken vooraf na bij de gemeente.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een kankerloop?: Maak een bezetting per taak: inschrijving, start en finish, routeposten, verkeersregeling, EHBO en opruimen. Reken naast de vaste posten op minimaal 2 coördinatoren en plan per post een reserve.
Wat moet je op de dag van een kankerloop klaarzetten?: Zet minimaal 2 uur voor de start de inschrijftafels, start- en finishboog, geluidsinstallatie, routeaanduiding, waterpunten en EHBO-post klaar. Controleer daarna de deelnemerslijst, startnummers, portofoons en stroomvoorziening.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.