Checklist voor een drakenbootrace organiseren

Een drakenbootrace vraagt meer voorbereiding dan alleen boten en teams regelen. Je hebt een geschikte waterlocatie, duidelijke veiligheidsafspraken en een wedstrijdformat nodig voordat je deelnemers uitnodigt. Daarna volgen teamindeling, vrijwilligers, EHBO, catering en communicatie op de wedstrijddag. Gebruik deze checklist om stap voor stap te werken en controleer uiterlijk enkele dagen vooraf of materiaal, starttijden en bezetting nog kloppen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Waterlocatie reserveren
Drakenboten reserveren
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
Wedstrijdformat bepalen
2 personen
Start- en finishlijn bepalen
2 personen
Deelnemersvoorwaarden opstellen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
EHBO-bezetting vastleggen
Wedstrijdleiding vastleggen
Catering reserveren
Muziek en microfoon regelen
Prijzen en medailles bestellen
Teamindeling maken
2 personen
Starttijden publiceren
Route en terrein inspecteren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Startnummers voorbereiden
2 personen
Wedstrijdschema afdrukken
Deelnemersinformatie klaarleggen
2 personen
EHBO-materiaal controleren
2 personen
Weersverwachting controleren

Event

Terrein afzetten
4 personen
Drakenboten te water laten
6 personen
Wedstrijdbanen uitzetten
4 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Podium en geluidsset plaatsen
3 personen
Informatieborden plaatsen
2 personen
Veiligheidsboeien plaatsen
3 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
4 personen
Drankenbuffet inrichten
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Veiligheidsbriefing geven
3 personen
Teams registreren
4 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Deelnemers naar boten begeleiden
6 personen
Opening presenteren
2 personen
Eerste race begeleiden
8 personen
Tweede race begeleiden
8 personen
Derde race begeleiden
8 personen
Pauze en lunch serveren
5 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Vierde race begeleiden
8 personen
Halve finales begeleiden
8 personen
Finale begeleiden
8 personen
Uitslagen controleren
2 personen
Prijzen uitreiken
3 personen
Avondmaaltijd serveren
5 personen
Publiek begeleiden naar uitgang
3 personen
Catering afbouwen
4 personen
Drakenboten uit het water halen
6 personen
Afval verzamelen
4 personen
Terrein schoon achterlaten
5 personen
Geluidsinstallatie afbreken
3 personen

Nazorg

Materialen inventariseren
2 personen
Boten en peddels reinigen
4 personen
Gehuurde materialen retourneren
3 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Servies en keukenspullen reinigen
3 personen
Terrein nalopen
2 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
2 personen
Uitslagen naar teams sturen
Foto's met deelnemers delen
Waarborg voor materiaal afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Drakenbotenaantal 4
Peddelsaantal 100
Reservepeddelsaantal 12
Zitplankenaantal 4
Startvlaggenaantal 2
Finishvlaggenaantal 2
Wedstrijdfluitjesaantal 6
Stopwatchesaantal 4
Waterdichte scorebordenaantal 4
Wedstrijdhesjesaantal 100
Reddingsboeienaantal 8
Reddingslijnenaantal 8
Zwemvesten volwassenenaantal 120
Zwemvesten jeugdaantal 20
Waterdichte portofoonsaantal 8
Peddelrekkenaantal 4

Meubilair

Partytentenaantal 4
Klaptafelsaantal 10
Statafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 80
Registratiebalie
Buffettafelsaantal 4
Afvalbakkenaantal 8
Kledingrekkenaantal 4

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 8
Mobiele opladersaantal 8
Waterdichte telefoonhoezenaantal 10

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 6
Ledbouwlampenaantal 4
Hoofdlampenaantal 10

Decoratie

Baniervlaggenaantal 6
Teamvlaggenaantal 16
Startboog
Racelogo-bannersaantal 4
Pijlbordenaantal 12
Krijtbordenaantal 4

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 150
Herbruikbare bordenaantal 150
Herbruikbaar bestekaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Schenkkanenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Koelelementenaantal 24
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4
Broodmandenaantal 6

Schoonmaak

Handpompjesaantal 8
Schoonmaakemmersaantal 4
Afwasbakkenaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Dweilsetsaantal 2
Microvezeldoekenaantal 20
Toiletpapierhoudersaantal 4

Catering

Boodschappen

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 3
Reddingsdekensaantal 12
Noodzaklampenaantal 4
Afzethekkenaantal 20
Afzetlintaantal 8
Antislipmattenaantal 12
Reddingsdekensaantal 12

Administratie

Registratieformulierenaantal 150
Deelnemersverklaringenaantal 150
Wedstrijdschema'saantal 40
Startnummersaantal 20
Pennenaantal 30
Clipboardsaantal 12
Waterdichte documentenhoezenaantal 30
Polsbandjesaantal 200
Medaillesaantal 60
Bekersaantal 3
Certificatenaantal 20

Gereedschap

Kabelbindersaantal 200
Ducttapeaantal 8
Touwaantal 200
Haringenaantal 60
Rubberen hamersaantal 4
Werkhandschoenenaantal 12
Schragenaantal 12

Tips

Reserveer de waterlocatie en drakenboten eerst. Controleer daarna meteen vergunningen, verzekering en lokale regels voor gebruik van het water; zonder die bevestiging kun je uitnodigingen beter nog niet versturen.
Leg het veiligheidsplan vast vóór de teamindeling. Bepaal waar reddingsboeien, reddingslijnen en zwemvesten liggen, wie EHBO doet en hoe de wedstrijdleiding via waterdichte portofoons communiceert.
Plan de wedstrijddag in blokken van 30 minuten. Neem naast registratie en races ook tijd op voor een briefing, het aantrekken van zwemvesten, wissels tussen heats en het afbouwen van start- en finishgebied.
Maak het schema pas definitief nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. Publiceer starttijden minimaal 3 dagen vooraf en druk een extra wedstrijdschema af voor de registratiebalie en wedstrijdleiding.
Regel stroom en beschutting niet op het laatste moment. Test luidsprekers, mengpaneel en draadloze microfoons vóór de deelnemers arriveren en leg verlengkabels, stekkerdozen en powerbanks droog en buiten looproutes.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een drakenbootrace organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de waterlocatie, boten, vergunningen en verzekering. Reserveer vrijwilligers, EHBO en catering uiterlijk 4 weken voor de race.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een drakenbootrace?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per praktische post, zoals registratie, start, finish, catering en terrein. Voor een veilige race heb je daarnaast een vaste wedstrijdleiding en EHBO-bezetting nodig; maak de definitieve indeling uiterlijk 2 weken vooraf.
Wanneer moet ik de starttijden van een drakenbootrace publiceren?: Publiceer het wedstrijdschema minimaal 3 dagen voor de race, nadat alle aanmeldingen en teams zijn gecontroleerd. Houd op de wedstrijddag een geprinte versie bij de registratiebalie en een exemplaar voor de wedstrijdleiding.
Hoeveel zwemvesten heb ik nodig bij een drakenbootrace?: Voorzie iedere deelnemer en vrijwilliger die op of direct naast het water werkt van een passend zwemvest, plus enkele reserve-exemplaren. Controleer de aantallen uiterlijk 1 week vooraf en splits volwassenen- en jeugdvesten apart uit.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.