Een drakenbootrace organiseren: zo pak je het aan

Begin niet met teams indelen, maar met de waterlocatie en de veiligheidsvoorwaarden. Controleer eerst of je vergunningen, verzekering, drakenboten, reddingsmiddelen en EHBO-bezetting op tijd kunt regelen. Daarna leg je het wedstrijdformat vast, verzamel je aanmeldingen en maak je de planning voor teams, vrijwilligers en catering. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke startvolgorde, waterdichte communicatie en een terrein dat vooraf is geïnspecteerd.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Waterlocatie reserveren
2
Drakenboten reserveren
3
Vergunningen controleren
4
Verzekering controleren
5
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
6
Wedstrijdformat bepalen
2 personen
7
Start- en finishlijn bepalen
2 personen
8
Deelnemersvoorwaarden opstellen
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Vrijwilligers werven
2 personen
13
EHBO-bezetting vastleggen
14
Wedstrijdleiding vastleggen
15
Catering reserveren
16
Muziek en microfoon regelen
17
Prijzen en medailles bestellen
18
Teamindeling maken
2 personen
19
Starttijden publiceren
20
Route en terrein inspecteren
2 personen
21
Boodschappenlijst controleren
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Dranken koelen
2 personen
24
Startnummers voorbereiden
2 personen
25
Wedstrijdschema afdrukken
26
Deelnemersinformatie klaarleggen
2 personen
27
EHBO-materiaal controleren
2 personen
28
Weersverwachting controleren

Event

29
Terrein afzetten
4 personen
30
Drakenboten te water laten
6 personen
31
Wedstrijdbanen uitzetten
4 personen
32
Partytenten opbouwen
6 personen
33
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
34
Podium en geluidsset plaatsen
3 personen
35
Informatieborden plaatsen
2 personen
36
Veiligheidsboeien plaatsen
3 personen
37
Registratiebalie inrichten
2 personen
38
Cateringbuffet opbouwen
4 personen
39
Drankenbuffet inrichten
2 personen
40
Geluidsinstallatie testen
2 personen
41
Veiligheidsbriefing geven
3 personen
42
Teams registreren
4 personen
43
Startnummers uitdelen
2 personen
44
Deelnemers naar boten begeleiden
6 personen
45
Opening presenteren
2 personen
46
Eerste race begeleiden
8 personen
47
Tweede race begeleiden
8 personen
48
Derde race begeleiden
8 personen
49
Pauze en lunch serveren
5 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Vierde race begeleiden
8 personen
52
Halve finales begeleiden
8 personen
53
Finale begeleiden
8 personen
54
Uitslagen controleren
2 personen
55
Prijzen uitreiken
3 personen
56
Avondmaaltijd serveren
5 personen
57
Publiek begeleiden naar uitgang
3 personen
58
Catering afbouwen
4 personen
59
Drakenboten uit het water halen
6 personen
60
Afval verzamelen
4 personen
61
Terrein schoon achterlaten
5 personen
62
Geluidsinstallatie afbreken
3 personen

Nazorg

63
Materialen inventariseren
2 personen
64
Boten en peddels reinigen
4 personen
65
Gehuurde materialen retourneren
3 personen
66
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
67
Servies en keukenspullen reinigen
3 personen
68
Terrein nalopen
2 personen
69
Verloren voorwerpen verzamelen
2 personen
70
Uitslagen naar teams sturen
71
Foto's met deelnemers delen
72
Waarborg voor materiaal afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Drakenbotenaantal 4
Peddelsaantal 100
Reservepeddelsaantal 12
Zitplankenaantal 4
Startvlaggenaantal 2
Finishvlaggenaantal 2
Wedstrijdfluitjesaantal 6
Stopwatchesaantal 4
Waterdichte scorebordenaantal 4
Wedstrijdhesjesaantal 100
Reddingsboeienaantal 8
Reddingslijnenaantal 8
Zwemvesten volwassenenaantal 120
Zwemvesten jeugdaantal 20
Waterdichte portofoonsaantal 8
Peddelrekkenaantal 4

Meubilair

Partytentenaantal 4
Klaptafelsaantal 10
Statafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 80
Registratiebalie
Buffettafelsaantal 4
Afvalbakkenaantal 8
Kledingrekkenaantal 4

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 8
Mobiele opladersaantal 8
Waterdichte telefoonhoezenaantal 10

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 6
Ledbouwlampenaantal 4
Hoofdlampenaantal 10

Decoratie

Baniervlaggenaantal 6
Teamvlaggenaantal 16
Startboog
Racelogo-bannersaantal 4
Pijlbordenaantal 12
Krijtbordenaantal 4

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 150
Herbruikbare bordenaantal 150
Herbruikbaar bestekaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Schenkkanenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Koelelementenaantal 24
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4
Broodmandenaantal 6

Schoonmaak

Handpompjesaantal 8
Schoonmaakemmersaantal 4
Afwasbakkenaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Dweilsetsaantal 2
Microvezeldoekenaantal 20
Toiletpapierhoudersaantal 4

Catering

Boodschappen

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 3
Reddingsdekensaantal 12
Noodzaklampenaantal 4
Afzethekkenaantal 20
Afzetlintaantal 8
Antislipmattenaantal 12
Reddingsdekensaantal 12

Administratie

Registratieformulierenaantal 150
Deelnemersverklaringenaantal 150
Wedstrijdschema'saantal 40
Startnummersaantal 20
Pennenaantal 30
Clipboardsaantal 12
Waterdichte documentenhoezenaantal 30
Polsbandjesaantal 200
Medaillesaantal 60
Bekersaantal 3
Certificatenaantal 20

Gereedschap

Kabelbindersaantal 200
Ducttapeaantal 8
Touwaantal 200
Haringenaantal 60
Rubberen hamersaantal 4
Werkhandschoenenaantal 12
Schragenaantal 12

Tips

Reserveer de waterlocatie en drakenboten vroeg en controleer daarna direct of de gekozen route geschikt is voor start- en finishlijnen. Plan minstens één terreininspectie vóór de wedstrijddag; oevers, doorgangen en opstelplekken worden vaak te laat bekeken.
Leg het wedstrijdformat vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Bepaal hoeveel teams meedoen, hoeveel heats nodig zijn en wanneer de starttijden uiterlijk gepubliceerd moeten worden, zodat deelnemers weten waar ze aan toe zijn.
Maak veiligheid concreet met een schriftelijk plan: wie voert de wedstrijdleiding, waar staan de reddingsboeien en reddingslijnen, en hoeveel EHBO’ers zijn aanwezig? Regel volwassen- en jeugdzwemvesten afzonderlijk als beide groepen deelnemen.
Wacht niet met vrijwilligers werven tot de laatste week. Bezet minimaal de registratiebalie, wedstrijdleiding, veiligheid, catering en terreinbegeleiding; geef iedereen vooraf een taak, starttijd en communicatiekanaal via waterdichte portofoons.
Controleer de laatste boodschappen en techniek uiterlijk de dag ervoor. Koel de dranken, test luidsprekers en draadloze microfoons, laad powerbanks op en leg startnummers, wedstrijdschema’s, vlaggen en reservepeddels per onderdeel klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een drakenbootrace organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met de waterlocatie, boten, vergunningen en verzekering. Teams, catering en vrijwilligers regel je daarna; controleer alle veiligheids- en materiaalzaken uiterlijk 1 week voor de race.
Hoeveel boten heb je nodig voor een drakenbootrace?: Dat hangt af van je wedstrijdformat en het aantal teams. Reken voor een race met twee teams per heat op minimaal 2 drakenboten en plan extra tijd voor meerdere heats; reserveer ook peddels en reservepeddels.
Welke veiligheid heb je nodig bij een drakenbootrace?: Leg vóór de wedstrijddag een veiligheidsplan vast met EHBO-bezetting, reddingsboeien, reddingslijnen, zwemvesten en duidelijke communicatie. Wijs daarnaast een wedstrijdleiding aan en inspecteer route en terrein minimaal 1 keer vooraf.
Wanneer maak je het wedstrijdschema voor een drakenbootrace?: Maak het format zodra de inschrijving sluit en publiceer de starttijden zo snel mogelijk daarna. Druk op de wedstrijddag extra exemplaren af en houd rekening met registratie, briefing, heats en eventuele pauzes.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.