Café de reparación: checklist para organizarlo

Organizar un Café de reparación requiere coordinar personas, herramientas y turnos antes de abrir las puertas. Además de confirmar la fecha y el lugar, tendrás que reunir reparadores y voluntarios, gestionar las inscripciones y preparar mesas seguras para trabajos muy distintos. Esta checklist te ayuda a ordenar el trabajo: primero la convocatoria y el inventario, después la preparación del espacio y, por último, la recepción, el registro y las reparaciones. Así reduces las colas y evitas descubrir que falta un cargador, una pieza o una mesa justo cuando llega el público.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
Contactar a los reparadores
2 personas
Reclutar voluntarios
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Colocar la promoción
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Inventariar herramientas
2 personas
Organizar las mesas de reparación
2 personas
Hacer reservas
Hacer la compra
2 personas
Clasificar los materiales
2 personas
Cargar baterías

Evento

Reportar reparaciones
2 personas
Recibir a los visitantes
2 personas
Rellenar los partes de reparación
2 personas
Inspeccionar equipos
4 personas
Realizar pequeñas reparaciones
6 personas
Probar reparaciones eléctricas
2 personas
Registrar las piezas
Guiar la fila
Dar asesoramiento sobre reparaciones
3 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
Mantener seguras las mesas de trabajo
2 personas
Clasificar residuos
Terminar las últimas reparaciones
4 personas
Recoger los artículos prestados
2 personas
Despedir a los visitantes
2 personas

Seguimiento

Desmontar las mesas de trabajo
4 personas
Limpiar herramientas
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el espacio
3 personas
Llevar la basura
2 personas
Empaquetar materiales
3 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Devolver los artículos sin reparar
Archivar los datos de reparación

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de reparacióncant. 8
Sillascant. 30
Mesa de recepción
Postes de filacant. 4
Percheroscant. 2

Equipo

Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 10
Cargadores USBcant. 6
Estaciones de soldaduracant. 4
Multímetroscant. 4
Lámparas de pruebacant. 3
Mesas de trabajocant. 4
Taladros de bateríacant. 3
Pistolas de aire calientecant. 2
Pistolas de pegamentocant. 3
Lupascant. 4

Herramientas

Juegos de destornilladorescant. 6
Sets de alicatescant. 6
Juegos de llaves Allencant. 4
Juegos de llaves fijascant. 3
Martilloscant. 4
Sierras de manocant. 2
Cúterescant. 4
Cintas métricascant. 4
Abrazaderascant. 8
Pinzascant. 6
Pelacablescant. 4
Cortacablescant. 4

Seguridad

Gafas de seguridadcant. 12
Guantes de trabajocant. 12
Protectores auditivoscant. 6
Extintor
Probadores de regletascant. 2

Vajilla

Tazascant. 40
Vasoscant. 40
Platoscant. 30
Cubiertoscant. 30

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 4
Neveras portátilescant. 2
Bandejas de servircant. 4
Tijerascant. 4

Decoración

Cartel de bienvenida
Paneles informativoscant. 8
Mantelescant. 8
Carteles de flechascant. 10

Administración

Portapapelescant. 6
Bolígrafoscant. 30
Formularios de reparacióncant. 150
Tarjetas con númeroscant. 100
Tarjetas de nombrecant. 40
Portacinta adhesivacant. 4
Etiquetascant. 200

Limpieza

Papeleracant. 6
Cuboscant. 2
Fregonascant. 2
Escoba y recogedorcant. 2
Paños de microfibracant. 12
Recogedor y escobacant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el lugar y el equipo de reparadores con varias semanas de margen. Para un Café de reparación, calcula también voluntarios para recepción, fila, bebidas y registro, no solo personas que reparen.
Haz el inventario de herramientas por tipo de trabajo y comprueba cada equipo antes del día del evento. Carga las baterías y revisa cables alargadores, regletas, estaciones de soldadura y multímetros al menos 24 horas antes.
Organiza las mesas de reparación dejando espacio entre puestos y separa las zonas eléctricas de la atención y las bebidas. Coloca gafas de seguridad y guantes de trabajo donde puedan cogerse sin buscarse durante la reparación.
Envía las invitaciones y abre las inscripciones con una descripción clara de lo que se puede llevar a reparar. Pregunta por preferencias dietéticas al registrarse y usa esa información para preparar café, té y compras sin improvisar.
Prepara un sistema sencillo para la llegada: recepción, fila, parte de reparación e inspección inicial. Reserva una persona para guiar la cola y otra para registrar piezas y resultados, especialmente si esperas a varios visitantes a la vez.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Café de reparación?: Empieza la coordinación al menos 4 semanas antes: confirma fecha y ubicación, contacta a los reparadores y recluta voluntarios. Deja las comprobaciones de herramientas, baterías y mesas para las últimas 24 horas.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un Café de reparación?: Como mínimo, asigna 1 persona a recepción y registros, 1 a la fila y 1 a bebidas, además de los reparadores. Si las mesas funcionan a la vez, añade 1 voluntario de apoyo por cada 3 o 4 mesas para mantener el espacio seguro y reponer materiales.
¿Qué hay que preparar el día anterior?: El día anterior conviene montar o comprobar las mesas, clasificar materiales, cargar baterías y probar las herramientas eléctricas. También deja listos los partes de reparación, la señalización de la fila y los suministros de café y té.
¿Cómo evitar colas largas en un Café de reparación?: Gestiona las inscripciones por turnos y registra en recepción qué objeto trae cada visitante. Reserva al menos 1 persona para guiar la fila y realiza una inspección inicial antes de ocupar una mesa, para enviar cada caso al reparador adecuado.

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