Repair Café organiseren: checklist en planning

Een Repair Café vraagt meer voorbereiding dan alleen tafels en gereedschap klaarzetten. Je moet reparateurs per categorie indelen, werkplekken plannen en elektrische veiligheid controleren voordat bezoekers binnenkomen. Regel ook op tijd de aanmeldingen, dieetwensen en bewegwijzering. Deze checklist helpt je stap voor stap van datum en locatie tot ontvangst, reparaties en opruimen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Openingstijden publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Reparateurs bevestigen
2 personen
Reparatiecategorieën indelen
2 personen
Werkplekken toewijzen
2 personen
Gereedschap controleren
2 personen
Verlengsnoeren testen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Bewegwijzering voorbereiden
Deelnemerslijst printen

Event

Locatie openen
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Werkplekken inrichten
4 personen
Gereedschap klaarleggen
3 personen
Elektrische veiligheid controleren
2 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Koffie en thee klaarmaken
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Reparateurs instrueren
2 personen
Bezoekers ontvangen
2 personen
Reparatievragen registreren
2 personen
Apparaten labelen
2 personen
Reparaties uitvoeren
8 personen
Wachtrij begeleiden
Reparatieadvies geven
2 personen
Afval direct sorteren
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Hapjes aanvullen
Laatste reparaties afronden
8 personen
Geleende spullen registreren
2 personen

Nazorg

Gereedschap uitschakelen
2 personen
Werktafels leeghalen
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Materialen inpakken
3 personen
Gereedschap controleren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen bewaren
Openstaande reparaties opvolgen
2 personen
Deelnemers informeren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Werktafelsaantal 8
Ontvangsttafel
Stoelenaantal 30
Opbergkastenaantal 2
Afvalbakkenaantal 4

Apparatuur

Stekkerdozenaantal 12
Verlengsnoerenaantal 10
Bureaulampenaantal 8
Soldeerstationsaantal 3
Multimetersaantal 4
Teststekkersaantal 4
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Koelboxenaantal 2

Gereedschap

Schroevendraaiersetsaantal 8
Tangenaantal 8
Inbussleutelsetsaantal 4
Steeksleutelsetsaantal 4
Hamersaantal 4
Handzagenaantal 2
Accuboormachinesaantal 3
Boorsetjesaantal 3
Stanleymessenaantal 4
Meetlintenaantal 4
Kabelstriptangenaantal 3
Pincettenaantal 6
Vergrootglazenaantal 4

Veiligheid

Veiligheidsbrillenaantal 12
Werkhandschoenenaantal 12
Gehoorbeschermersaantal 6
Brandblusser
EHBO-set

Verbruiksmateriaal

Soldeerboutstandaardsaantal 3
Kabelbindersaantal 200
Isolatietapeaantal 8
Schuurpapieraantal 20
Universele lijmaantal 6
Secondelijmaantal 6
Soldeertinaantal 6
Krimpkousaantal 4
Reservezekeringenaantal 30
Universele schroevenaantal 4
Moeren en boutenaantal 4
Klittenbandrollenaantal 4

Registratie

Registratieformulierenaantal 100
Apparaatlabelsaantal 100
Pennenaantal 20
Klembordenaantal 4
Naamstickersaantal 80
Contantegeldkist

Decoratie

Richtingbordenaantal 8
Informatiebordenaantal 6
Plakbandaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Opscheptangenaantal 4
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Dienbladenaantal 4
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Voorraadbakkenaantal 6

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezem en blikaantal 2
Microvezeldoekenaantal 12
Afwasteiltjesaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig reparateurs minstens 2 weken vooraf en verdeel ze daarna over duidelijke reparatiecategorieën. Zo weet je hoeveel werkplekken, gereedschapssets en veiligheidsmiddelen je nodig hebt.
Plan per werkplek minimaal één tafel en stoel, plus een stekkerdoos of verlengsnoer waar elektrische reparaties plaatsvinden. Test verlengsnoeren en stekkerdozen vóór de opbouw, niet pas bij opening.
Maak de ontvangstbalie minstens 30 minuten vóór opening gereed met de deelnemerslijst, aanmeldingen en uitleg over de wachtrij. Print de lijst op papier, zodat je niet afhankelijk bent van wifi of een lege batterij.
Zet gereedschap per categorie bij elkaar en leg meetapparatuur, teststekkers en veiligheidsbrillen zichtbaar klaar. Controleer vooral soldeerstations, multimeters en accuboormachines afzonderlijk voordat bezoekers arriveren.
Regel koffie, thee, koude dranken en hapjes nadat het aantal aanmeldingen bekend is. Verzamel dieetwensen uiterlijk 3 dagen vooraf en houd een aparte plek vrij voor afvalbakken en gebruikte materialen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Repair Café organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Bevestig reparateurs uiterlijk 2 weken voor de opening en publiceer de openingstijden zodra de locatie definitief is.
Hoeveel werkplekken heb ik nodig voor een Repair Café?: Begin met één werkplek per reparateur die tegelijk werkt en voeg één extra plek toe voor piekmomenten. Bij 10 reparateurs plan je dus 10 tot 11 tafels, met voldoende ruimte voor gereedschap en wachtrijen.
Wanneer moet ik het gereedschap en de elektrische spullen controleren?: Controleer gereedschap, verlengsnoeren en stekkerdozen 3 tot 7 dagen vooraf. Test op de dag zelf opnieuw de elektrische aansluitingen, soldeerstations, multimeters en teststekkers vóór de ontvangstbalie opengaat.
Wanneer moet ik de boodschappen en catering voor een Repair Café regelen?: Controleer de boodschappenlijst 3 tot 5 dagen vooraf en doe de houdbare boodschappen dan. Zet dranken koud en bereid koffie, thee en hapjes op de dag zelf, ongeveer 30 minuten vóór opening.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.