Checklist para organizar un Repair Café sin olvidos
Un Repair Café necesita más que mesas y herramientas: hay que coordinar reparadores, inscripciones, categorías de reparación y puestos de trabajo. Esta checklist te ayuda a ordenar la preparación desde la fecha y el lugar hasta la recepción de visitantes. Incluye comprobaciones que suelen hacerse demasiado tarde, como probar regletas y alargadores, revisar la seguridad eléctrica y preparar la señalización. También contempla café, té y aperitivos para quienes esperan su turno.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar fecha y lugar
2 personas
Publicar los horarios de apertura
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar reparadores
2 personas
Clasificar las categorías de reparación
2 personas
Asignar puestos de trabajo
2 personas
Comprobar las herramientas
2 personas
Probar alargadores
2 personas
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Reunir los materiales
2 personas
Preparar la señalización
Imprimir la lista de participantes
Evento
Abrir la ubicación
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Organizar los puestos de trabajo
4 personas
Preparar las herramientas
3 personas
Comprobar la seguridad eléctrica
2 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar los aperitivos
2 personas
Colgar señalización
2 personas
Dar instrucciones a los reparadores
2 personas
Recibir a los visitantes
2 personas
Registrar solicitudes de reparación
2 personas
Etiquetar los aparatos
2 personas
Realizar reparaciones
8 personas
Guiar la fila
Dar asesoramiento sobre reparaciones
2 personas
Clasificar los residuos de inmediato
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
Reponer los aperitivos
Terminar las últimas reparaciones
8 personas
Registrar los artículos prestados
2 personas
Seguimiento
Apagar las herramientas
2 personas
Despejar las mesas de trabajo
4 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Empaquetar materiales
3 personas
Comprobar las herramientas
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar los objetos perdidos
Dar seguimiento a las reparaciones pendientes
2 personas
Informar a los participantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas de trabajocant. 8
- Mesa de recepción
- Sillascant. 30
- Armarios de almacenamientocant. 2
- Papeleracant. 4
Equipo
- Regletascant. 12
- Cables alargadorescant. 10
- Lámparas de escritoriocant. 8
- Estaciones de soldaduracant. 3
- Multímetroscant. 4
- Enchufes de pruebacant. 4
- Teterascant. 2
- Máquinas de cafécant. 2
- Neveras portátilescant. 2
Herramientas
- Juegos de destornilladorescant. 8
- Pinzascant. 8
- Juegos de llaves Allencant. 4
- Juegos de llaves fijascant. 4
- Martilloscant. 4
- Sierras de manocant. 2
- Taladros de bateríacant. 3
- Juegos de brocascant. 3
- Cúterescant. 4
- Cintas métricascant. 4
- Alicates pelacablescant. 3
- Pinzascant. 6
- Lupascant. 4
Seguridad
- Gafas de seguridadcant. 12
- Guantes de trabajocant. 12
- Protectores auditivoscant. 6
- Extintor
- Botiquín de primeros auxilios
Material fungible
- Soportes para soldadorcant. 3
- Bridascant. 200
- Cinta aislantecant. 8
- Papel de lijacant. 20
- Pegamento universalcant. 6
- Cianocrilatocant. 6
- Estaño de soldarcant. 6
- Tubo termorretráctilcant. 4
- Fusibles de repuestocant. 30
- Tornillos universalescant. 4
- Tuercas y tornilloscant. 4
- Rollos de velcrocant. 4
Registro
- Formularios de registrocant. 100
- Etiquetas de dispositivoscant. 100
- Bolígrafoscant. 20
- Portapapelescant. 4
- Pegatinas con nombrecant. 80
- Caja para dinero en efectivo
Decoración
- Señales direccionalescant. 8
- Paneles informativoscant. 6
- Cinta adhesivacant. 6
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 80
- Tazas de cafécant. 40
- Platoscant. 50
- Cubiertoscant. 50
- Pinzas para servircant. 4
- Termoscant. 4
Cocina
- Bandejascant. 4
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchillos de pancant. 2
- Cajas de almacenamientocant. 6
Limpieza
- Cuboscant. 3
- Fregonascant. 3
- Escoba y recogedorcant. 2
- Paños de microfibracant. 12
- Cubetas para lavarcant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Confirma a los reparadores con varios días de margen y clasifica las reparaciones antes de asignar los puestos. Así sabrás qué herramientas y estaciones de soldadura deben estar disponibles en cada mesa.
- Prueba todas las regletas, cables alargadores, enchufes de prueba y lámparas antes de abrir. Hazlo con antelación suficiente para sustituir cualquier pieza defectuosa, no cuando ya estén llegando los visitantes.
- Prepara la recepción con la lista de participantes, las inscripciones y la información sobre horarios. Reserva una mesa y varias sillas para que el registro no bloquee la entrada ni los puestos de trabajo.
- Coloca gafas de seguridad, guantes y protectores auditivos junto a las herramientas que los requieren. Revisa también la seguridad eléctrica antes de conectar taladros, estaciones de soldadura o pequeños aparatos.
- Calcula las bebidas y los aperitivos según el tiempo de espera previsto, y enfría las bebidas antes de abrir. El café, el té y la zona de descanso suelen quedar para el final, aunque necesitan espacio, enchufes y una papelera.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un Repair Café?
- Empieza al menos 4 semanas antes para fijar fecha y lugar, confirmar reparadores y abrir las inscripciones. Durante la última semana, comprueba herramientas, compras, señalización y distribución de los puestos.
- ¿Cuántos puestos de reparación necesito para un Repair Café?
- Depende del número de reparadores y de las categorías, pero asigna como mínimo 1 puesto por reparador que trabaje al mismo tiempo. Deja además 1 mesa de recepción y espacio suficiente para que las personas esperen sin acercarse a las herramientas.
- ¿Cuándo debo probar las herramientas y los alargadores?
- Haz una prueba completa entre 2 y 3 días antes del evento, incluyendo regletas, cables alargadores, enchufes de prueba, lámparas y estaciones de soldadura. Repite una comprobación rápida al montar los puestos el mismo día.
- ¿Qué debo preparar el día del Repair Café?
- Abre el local con al menos 2 horas de antelación para colocar mesas y sillas, organizar los puestos, preparar herramientas, montar la recepción y colgar la señalización. Reserva los últimos 30 minutos para café, té, bebidas y aperitivos.
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