Releaseconcert organiseren: checklist van idee tot afbouw

Een releaseconcert vraagt meer voorbereiding dan alleen een artiest en een podium. Je regelt tegelijk locatie, programma, kaartverkoop, techniek, catering, crew en publieksinformatie. Begin met datum, locatie, begroting en vergunningen; leg daarna artiesten, geluid en licht vast. In de laatste weken verschuift de aandacht naar aanmeldingen, technische wensen, draaiboek, beveiliging en de praktische inrichting van podium, kleedkamer, garderobe en ontvangst.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Artiestenprogramma bevestigen
2 personen
Begroting vaststellen
2 personen
Vergunningen controleren
Locatie reserveren
Geluidstechniek reserveren
Lichttechniek reserveren
Catering reserveren
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Online kaartverkoop openen
Promotieteksten publiceren
Posters ophangen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Artiesteninformatie verzamelen
Technische wensen verzamelen
2 personen
Draaiboek uitwerken
2 personen
Crewplanning maken
2 personen
Beveiliging regelen
EHBO-middelen controleren
Parkeerinformatie publiceren
Bezoekerslijst bijwerken
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Programma printen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Crewbriefing voorbereiden

Event

Locatie openen
2 personen
Leveringen ontvangen
2 personen
Podium opbouwen
4 personen
Geluidssysteem opbouwen
3 personen
Lichtinstallatie opbouwen
2 personen
Stroomvoorziening aansluiten
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
3 personen
Entreebalie inrichten
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Bar inrichten
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Routebordjes plaatsen
2 personen
Artiesten ontvangen
2 personen
Artiestenkleedkamer inrichten
2 personen
Soundcheck uitvoeren
4 personen
Lichttest uitvoeren
2 personen
Crewbriefing houden
8 personen
Entree openen
3 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Programma uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Bar bedienen
3 personen
Publieksruimte controleren
2 personen
Openingswoord verzorgen
Voorprogramma begeleiden
2 personen
Pauzebuffet aanvullen
2 personen
Hoofdact aankondigen
Releaseconcert begeleiden
4 personen
Merchandise verkopen
2 personen
Fotomoment begeleiden
2 personen
Publieksvragen begeleiden
Toegift aankondigen
Eindoptreden begeleiden
4 personen
Laatste bestelling aankondigen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Kassa afsluiten
2 personen
Apparatuur afbouwen
4 personen
Podium afbouwen
4 personen
Dranken opruimen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen terugbrengen
2 personen
Huurapparatuur retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Bedankbericht versturen
Foto's en video verzamelen
Facturen verzamelen
Artiesten uitbetalen
Online release promoten

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 8
Podiumtrap
Statafelsaantal 8
Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 60
Barkrukkenaantal 6
Garderoberekkenaantal 2
Kleedkamerrekaantal 2

Apparatuur

PA-speakersaantal 2
Subwoofersaantal 2
Mengtafel
Monitorenaantal 3
Microfoonsaantal 6
Microfoonstatievenaantal 6
DI-boxenaantal 4
XLR-kabelsaantal 12
Instrumentkabelsaantal 8
Koptelefoonaantal 2
Talkbackmicrofoon
Laptop
Printer
Betaalterminalaantal 2
Portofoonsaantal 8
Powerbanksaantal 4

Verlichting

LED-podiaanslichtingaantal 6
Lichtstatievenaantal 2
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Gaffer tapeaantal 4

Servies

Herbruikbare glazenaantal 120
Wijnglazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerbladenaantal 8
Schaaltjesaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Tangenaantal 6
Opscheplepelsaantal 6
Flessenopenersaantal 4
Kurkentrekkersaantal 2

Decoratie

Slingersaantal 10
Ballonnenaantal 100
Ballonlintaantal 2
Tafelkledenaantal 10
Fotowand
Artiestenbord
Programmastandaardsaantal 4

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2
Handvegeraantal 2

Veiligheid

EHBO-koffer
Brandblusseraantal 2
Nooduitgangbordjesaantal 4
Hesjes voor crewaantal 10

Catering

Boodschappen

Tips

Leg geluid en licht vast zodra datum, locatie en artiestenprogramma bekend zijn. Controleer daarna de technische wensen: een PA-set met mengtafel, monitoren, microfoons, DI-boxen en voldoende XLR- en instrumentkabels vraagt meer voorbereiding dan alleen speakers neerzetten.
Open de online kaartverkoop pas nadat capaciteit, programma en toegangsvoorwaarden zijn gecontroleerd. Werk de bezoekerslijst daarna minimaal wekelijks bij en stap in de laatste 7 dagen over op dagelijkse controle.
Maak het draaiboek niet alleen voor het concert zelf. Neem ook opbouw, soundcheck, deuren open, wissels tussen acts, catering, garderobe, afbouw en contactpersonen op; plan de crew per tijdsblok in plaats van alleen per taak.
Controleer stroom en kabelroutes vóór de techniek arriveert. Tel verlengkabels, stekkerdozen en lichtstatieven vooraf, leg kabels vast met gaffer tape en houd looproutes naar podium, bar en uitgang vrij.
Verzamel dieetwensen en artiesteninformatie uiterlijk 1 week voor het concert. Zet programma’s, naamkaartjes en parkeerinformatie uiterlijk enkele dagen vooraf klaar, zodat je op de concertdag niet meer hoeft te printen of zoeken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een releaseconcert organiseren?: Start bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie, begroting en artiestenprogramma. Reserveer geluid, licht, catering en beveiliging zodra de datum vaststaat; wacht voor populaire leveranciers niet tot de laatste maand.
Wanneer moet de kaartverkoop voor een releaseconcert open?: Open de kaartverkoop zodra capaciteit, programma, prijs en praktische bezoekersinformatie definitief zijn, meestal 6 tot 10 weken voor het concert. Controleer de aanmeldingen daarna wekelijks en dagelijks in de laatste 7 dagen.
Wanneer moet het draaiboek voor een releaseconcert klaar zijn?: Maak een eerste versie uiterlijk 4 weken vooraf en verwerk technische wensen, crewplanning en catering daarna in één document. Deel de definitieve versie uiterlijk 3 dagen voor het concert met crew, locatie en artiesten.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een releaseconcert?: Plan minimaal 4 uur voor podium, PA, licht, kabels en ontvangst als de techniek door een ervaren crew wordt opgebouwd. Voeg 1 tot 2 uur toe voor soundcheck en eventuele podiumwissels; controleer de exacte tijden met locatie en technici.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.