Release-Konzert organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Release-Konzert braucht mehr als eine gebuchte Bühne und eine Band. Location, Genehmigungen, Ton- und Lichttechnik, Ticketverkauf, Catering und Crew müssen in der richtigen Reihenfolge feststehen. Plane technische Anforderungen und Künstlerinfos früh ein, damit am Veranstaltungstag keine Kabel, Mikrofone oder Umbauzeiten fehlen. Diese Checkliste führt dich von den ersten Entscheidungen bis zu Gästeliste, Programm und Sicherheitsvorbereitung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort festlegen
2 Personen
Künstlerprogramm bestätigen
2 Personen
Budget festlegen
2 Personen
Genehmigungen prüfen
Location reservieren
Tontechnik reservieren
Lichttechnik reservieren
Catering reservieren
Einladungen gestalten
Einladungen verschicken
2 Personen
Online-Ticketverkauf eröffnen
Werbetexte veröffentlichen
Poster aufhängen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Künstlerinformationen sammeln
Technische Anforderungen sammeln
2 Personen
Ablaufplan ausarbeiten
2 Personen
Crewplanung erstellen
2 Personen
Sicherheitsdienst organisieren
Erste-Hilfe-Material prüfen
Parkinformationen veröffentlichen
Besucherliste aktualisieren
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Programm drucken
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Crew-Briefing vorbereiten

Event

Location öffnen
2 Personen
Lieferungen entgegennehmen
2 Personen
Bühne aufbauen
4 Personen
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
Lichtanlage aufbauen
2 Personen
Stromversorgung anschließen
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
Eingangstresen einrichten
2 Personen
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
Bar einrichten
2 Personen
Dekoration aufhängen
2 Personen
Wegweiser aufstellen
2 Personen
Künstler empfangen
2 Personen
Künstlergarderobe einrichten
2 Personen
Soundcheck durchführen
4 Personen
Lichttest durchführen
2 Personen
Crew-Briefing abhalten
8 Personen
Eingang öffnen
3 Personen
Besucher begrüßen
3 Personen
Programm verteilen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Bar bedienen
3 Personen
Publikumsbereich kontrollieren
2 Personen
Eröffnungsrede halten
Vorprogramm betreuen
2 Personen
Pausebuffet auffüllen
2 Personen
Hauptact ankündigen
Releasekonzert begleiten
4 Personen
Merchandise verkaufen
2 Personen
Fotomoment begleiten
2 Personen
Publikumsfragen betreuen
Zugabe ankündigen
Abschlussauftritt betreuen
4 Personen
Letzte Bestellung ankündigen
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Kasse abschließen
2 Personen
Ausrüstung abbauen
4 Personen
Bühne abbauen
4 Personen
Getränke wegräumen
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Sachen zurückbringen
2 Personen
Leihgeräte zurückgeben
2 Personen
Restbestand einlagern
2 Personen
Fundsachen sammeln
Dankesnachricht versenden
Fotos und Videos sammeln
Rechnungen sammeln
Künstler auszahlen
Online-Veröffentlichung bewerben

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BühnenelementeAnz. 8
Bühnentreppe
StehtischeAnz. 8
TischeAnz. 6
StühleAnz. 60
BarhockerAnz. 6
GarderobenständerAnz. 2
Umkleideraum-GarderobeAnz. 2

Ausstattung

PA-LautsprecherAnz. 2
SubwooferAnz. 2
Mischpult
BetreuerAnz. 3
MikrofoneAnz. 6
MikrofonständerAnz. 6
DI-BoxenAnz. 4
XLR-KabelAnz. 12
InstrumentenkabelAnz. 8
KopfhörerAnz. 2
Talkback-Mikrofon
Laptop
Drucker
KartenterminalAnz. 2
FunkgeräteAnz. 8
PowerbanksAnz. 4

Beleuchtung

LED-BühnenbeleuchtungAnz. 6
LichtstativeAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 8
Gaffer TapeAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare GläserAnz. 120
WeingläserAnz. 60
KaffeetassenAnz. 40
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServiertablettsAnz. 8
SchälchenAnz. 12

Küche

KühlboxenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ZangenAnz. 6
ServierlöffelAnz. 6
FlaschenöffnerAnz. 4
KorkenzieherAnz. 2

Dekoration

GirlandenAnz. 10
BallonsAnz. 100
BallonbandAnz. 2
TischdeckenAnz. 10
Fotowand
Künstlerbrett
ProgrammständerAnz. 4

Reinigung

BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
WischmoppAnz. 2
EimerAnz. 2
HandfegerAnz. 2

Sicherheit

Erste-Hilfe-Koffer
FeuerlöscherAnz. 2
NotausgangsschilderAnz. 4
Warnwesten für das TeamAnz. 10

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum, Ort, Budget und Künstlerprogramm zuerst fest. Reserviere die Location erst verbindlich, wenn geklärt ist, ob Ton- und Lichttechnik, Catering sowie notwendige Genehmigungen dort möglich sind.
Sammle die technischen Anforderungen der Künstler mehrere Wochen vor dem Konzert. Prüfe dabei nicht nur Mikrofone, Mischpult und PA-Lautsprecher, sondern auch DI-Boxen, XLR- und Instrumentenkabel, Kopfhörer sowie ein Talkback-Mikrofon.
Eröffne den Online-Ticketverkauf, bevor du Werbung veröffentlichst. Aktualisiere die Besucherliste regelmäßig und erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor dem Konzert, damit Catering und Einlass zusammenpassen.
Plane Einlass, Soundcheck, Umbauten und Konzertbeginn minutengenau. Teile die Crew für Bühne, Garderobe, Bar, Einlass und Technik ein und gib allen spätestens 24 Stunden vorher den Ablaufplan.
Prüfe am Vortag Erste-Hilfe-Material, Sicherheitsdienst, Parkinformationen und Beschilderung. Bereite Namensschilder und das gedruckte Programm so vor, dass sie beim Einlass sofort ausgegeben werden können.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Release-Konzert organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Location, Künstlerprogramm, Genehmigungen und Technik sollten in den ersten 2 bis 3 Wochen feststehen, damit Ticketverkauf und Werbung rechtzeitig starten.
Wann sollte der Ticketverkauf für ein Release-Konzert starten?: Starte den Online-Ticketverkauf, sobald Datum, Ort und Programm bestätigt sind – meist 6 bis 8 Wochen vor dem Konzert. So bleibt genug Zeit für Werbung, Anmeldungen und die laufende Aktualisierung der Besucherliste.
Wann müssen Technik und Künstleranforderungen geklärt sein?: Sammle die technischen Anforderungen mindestens 3 Wochen vor dem Konzert und bestätige die Reservierung von Ton- und Lichttechnik spätestens 2 Wochen vorher. Dadurch lassen sich fehlende Kabel, Mikrofone oder Bühnenelemente noch rechtzeitig beschaffen.
Was muss am Tag vor dem Release-Konzert vorbereitet werden?: Kontrolliere am Vortag Sicherheitsdienst, Erste-Hilfe-Material, Parkinformationen, Namensschilder und das gedruckte Programm. Lege außerdem Ablaufplan, Crewplanung und Gästeliste digital sowie als Ausdruck bereit.

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