Checklist pour organiser un concert de lancement

Un concert de lancement demande de coordonner les artistes, la salle, la technique et l’accueil du public sans laisser les détails se rattraper au dernier moment. Cette checklist de 85 tâches t’aide à avancer dans l’ordre, de la réservation du lieu à l’impression du programme. Elle couvre aussi la billetterie, les autorisations, le catering, les besoins techniques et la sécurité. La liste du matériel prévoit notamment la sonorisation, les retours, les microphones, l’éclairage de scène et le mobilier d’accueil.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Confirmer le programme des artistes
2 personnes
Établir le budget
2 personnes
Vérifier les autorisations
Réserver le lieu
Réserver le matériel sonore
Réserver la technique lumière
Réserver le catering
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir la billetterie en ligne
Publier les textes promotionnels
Accrocher les affiches
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Rassembler les informations sur les artistes
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
Élaborer le déroulé
2 personnes
Établir le planning de l'équipe
2 personnes
Organiser la sécurité
Vérifier le matériel de premiers secours
Publier les informations de stationnement
Mettre à jour la liste des visiteurs
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer le programme
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer le briefing de l'équipe

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Réception des livraisons
2 personnes
Monter la scène
4 personnes
Installer le système de sonorisation
3 personnes
Monter l’installation lumière
2 personnes
Brancher l'alimentation électrique
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Aménager le bar
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Installer les panneaux d'itinéraire
2 personnes
Accueillir les artistes
2 personnes
Aménager la loge des artistes
2 personnes
Effectuer les réglages sonores
4 personnes
Effectuer le test d’éclairage
2 personnes
Tenir le briefing de l’équipe
8 personnes
Ouvrir l’entrée
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Tenir le bar
3 personnes
Vérifier l’espace public
2 personnes
Faire le discours d’ouverture
Encadrer le pré-programme
2 personnes
Réapprovisionner le buffet de pause
2 personnes
Annoncer la tête d'affiche
Animer le concert de lancement
4 personnes
Vendre les produits dérivés
2 personnes
Animer le moment photo
2 personnes
Animer les questions du public
Annoncer le rappel
Animer la prestation de clôture
4 personnes
Annoncer la dernière commande
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

Clôturer la caisse
2 personnes
Démonter le matériel
4 personnes
Démonter la scène
4 personnes
Ranger les boissons
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les objets empruntés
2 personnes
Retourner le matériel loué
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement
Collecter les photos et les vidéos
Rassembler les factures
Payer les artistes
Promouvoir la sortie en ligne

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 8
Escalier de podium
Tables hautesqté 8
Tablesqté 6
Chaisesqté 60
Tabourets de barqté 6
Portantsqté 2
Portant de vestiaireqté 2

Équipement

Haut-parleurs PAqté 2
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Moniteursqté 3
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 4
Câbles XLRqté 12
Câbles d'instrumentsqté 8
Casque audioqté 2
Micro de retour
Ordinateur portable
Imprimante
Terminal de paiementqté 2
Talkies-walkiesqté 8
Batteries externesqté 4

Éclairage

Éclairage LED de scèneqté 6
Pieds d’éclairageqté 2
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Ruban gafferqté 4

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 120
Verres à vinqté 60
Tasses à caféqté 40
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 8
Petits bolsqté 12

Cuisine

Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pincesqté 6
Louchesqté 6
Tire-bouchonsqté 4
Tire-bouchonsqté 2

Décoration

Guirlandesqté 10
Ballonsqté 100
Ruban pour ballonsqté 2
Nappesqté 10
Mur photo
Panneau des artistes
Pupitres de programmeqté 4

Nettoyage

Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2
Balayetteqté 2

Sécurité

Trousse de premiers secours
Extincteurqté 2
Panneaux de sortie de secoursqté 4
Gilets pour l’équipeqté 10

Catering

Courses

Conseils

Bloque la date et le lieu avant de confirmer définitivement le programme : la disponibilité de la salle conditionne la scène, les horaires de montage et la capacité d’accueil.
Demande les besoins techniques de chaque artiste au moins 4 semaines avant le concert. Vérifie ensuite que la console, les retours, les microphones, les boîtiers DI et les câbles correspondent bien à ces demandes.
Ouvre la billetterie dès que le lieu, les artistes et la capacité sont confirmés. Prévois une date limite pour recueillir les besoins alimentaires et mets à jour la liste des visiteurs chaque semaine.
Prépare le déroulé et le planning de l’équipe au plus tard 7 jours avant l’événement. Indique clairement les horaires de montage, de balance, d’ouverture des portes, de concert et de démontage.
Ne réserve pas seulement la sonorisation : l’éclairage LED, les pieds, les rallonges, les multiprises et le ruban gaffer sont souvent oubliés. Contrôle aussi le matériel de premiers secours et l’organisation de la sécurité avant l’ouverture des portes.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un concert de lancement ?: Commence idéalement 8 à 12 semaines avant la date. Les premières priorités sont le lieu, le budget, les autorisations, le programme des artistes et les réservations techniques.
Quand ouvrir la billetterie d’un concert de lancement ?: Ouvre-la dès que la date, le lieu, la capacité et les informations principales sur les artistes sont confirmés, généralement 4 à 6 semaines avant le concert. Garde ensuite une liste à jour des inscriptions jusqu’au jour J.
Combien de temps prévoir pour le montage technique ?: Prévois au minimum 3 à 4 heures pour installer la scène, la sonorisation et l’éclairage, puis ajoute le temps de balance des artistes. Le planning doit préciser qui arrive à quelle heure et quand les portes peuvent ouvrir.
Quand préparer les badges et le programme du concert ?: Prépare les badges nominatifs et imprime le programme 2 à 3 jours avant l’événement, après la dernière mise à jour de la liste des visiteurs et du déroulé. Garde quelques exemplaires vierges ou supplémentaires pour les modifications de dernière minute.

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