Checklist para tu concierto de lanzamiento

Organizar un concierto de lanzamiento exige coordinar artistas, público, técnica y comunicación en un orden claro. Empieza por fijar la fecha, reservar el lugar y cerrar el programa antes de abrir la venta de entradas. Después tendrás que confirmar permisos, necesidades técnicas, catering, seguridad y personal. Esta checklist reúne 85 tareas y 63 elementos para que no llegues al montaje sin equipo de sonido, información de artistas o datos actualizados de los asistentes.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Confirmar el programa de artistas
2 personas
Establecer el presupuesto
2 personas
Comprobar permisos
Reservar el lugar
Reservar equipo de sonido
Reservar técnica de iluminación
Reservar el catering
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir la venta de entradas online
Publicar textos promocionales
Colgar pósters
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Recopilar información de los artistas
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
Desarrollar el programa
2 personas
Elaborar la planificación del equipo
2 personas
Organizar la seguridad
Comprobar los suministros de primeros auxilios
Publicar información de estacionamiento
Actualizar la lista de visitantes
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Imprimir el programa
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar la reunión del equipo

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Recibir entregas
2 personas
Montar el escenario
4 personas
Montar el sistema de sonido
3 personas
Montar la instalación de iluminación
2 personas
Conectar la alimentación eléctrica
2 personas
Colocar mesas y sillas
3 personas
Montar el mostrador de entrada
2 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Montar la barra
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Colocar señales de ruta
2 personas
Recibir a los artistas
2 personas
Montar el camerino de los artistas
2 personas
Hacer la prueba de sonido
4 personas
Realizar la prueba de luces
2 personas
Realizar briefing al personal
8 personas
Abrir la entrada
3 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Repartir el programa
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Atender la barra
3 personas
Inspeccionar el área de público
2 personas
Dar el discurso de apertura
Coordinar el programa previo
2 personas
Reponer el bufé del descanso
2 personas
Anunciar el acto principal
Supervisar el concierto de lanzamiento
4 personas
Vender merchandising
2 personas
Coordinar el momento de fotos
2 personas
Gestionar las preguntas del público
Anunciar el bis
Acompañar la actuación final
4 personas
Anunciar el último pedido
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

Cerrar la caja
2 personas
Desmontar el equipo
4 personas
Desmontar el escenario
4 personas
Recoger las bebidas
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los artículos prestados
2 personas
Devolver el equipo alquilado
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Recoger objetos perdidos
Enviar mensaje de agradecimiento
Recopilar fotos y vídeos
Recopilar facturas
Pagar a los artistas
Promocionar el lanzamiento online

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 8
Escalera del escenario
Mesas altascant. 8
Mesascant. 6
Sillascant. 60
Taburetes de barcant. 6
Percheroscant. 2
Burra de camerinocant. 2

Equipo

Altavoces de PAcant. 2
Subwooferscant. 2
Mesa de mezclas
Monitorescant. 3
Micrófonoscant. 6
Soportes de micrófonocant. 6
Cajas DIcant. 4
Cables XLRcant. 12
Cables de instrumentoscant. 8
Auricularescant. 2
Micrófono de retorno
Portátil
Impresora
Terminal de pagocant. 2
Walkie-talkiescant. 8
Baterías externascant. 4

Iluminación

Iluminación LED del escenariocant. 6
Trípodes de iluminacióncant. 2
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 8
Cinta gaffercant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 120
Copas de vinocant. 60
Tazas de cafécant. 40
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de serviciocant. 8
Cuencoscant. 12

Cocina

Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Pinzascant. 6
Cucharonescant. 6
Abrebotellascant. 4
Sacacorchoscant. 2

Decoración

Guirnaldascant. 10
Globoscant. 100
Cinta para globoscant. 2
Mantelescant. 10
Photowall
Panel de artistas
Atriles para programascant. 4

Limpieza

Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Fregonacant. 2
Cuboscant. 2
Escoba de manocant. 2

Seguridad

Botiquín de primeros auxilios
Extintorcant. 2
Señales de salida de emergenciacant. 4
Chalecos para el equipocant. 10

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el lugar y el programa antes de diseñar las invitaciones. Reserva el sonido, la iluminación y el catering con varias semanas de margen, porque son servicios que suelen bloquear la planificación.
Pide a cada artista sus necesidades técnicas y la información para prensa al menos 14 días antes del concierto. Con esos datos puedes preparar el programa, los horarios de prueba y la planificación del equipo.
No abras la venta de entradas sin haber comprobado los permisos y la capacidad del lugar. Publica también la información de estacionamiento y fija una fecha límite para recoger las preferencias dietéticas.
Reserva tiempo específico para el montaje y la prueba de sonido el mismo día. Comprueba que tienes PA, subwoofers, mesa de mezclas, monitores, micrófonos, soportes, cajas DI y cables compatibles.
Actualiza la lista de visitantes entre 24 y 48 horas antes de la apertura de puertas. Imprime el programa y las tarjetas de nombre después del último cambio, y deja preparados primeros auxilios, seguridad y zonas de camerino.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de lanzamiento?: Empieza la planificación entre 8 y 12 semanas antes. Reserva pronto el lugar, el sonido, la iluminación y el catering; deja las invitaciones y la venta de entradas para cuando el programa y los permisos estén confirmados.
¿Cuándo debo confirmar las necesidades técnicas de los artistas?: Solicítalas al cerrar la contratación y confírmalas como máximo 14 días antes del concierto. Pide canales, micrófonos, monitores, cajas DI, conexiones y requisitos de escenario para evitar cambios durante el montaje.
¿Cuándo abrir la venta de entradas online?: Ábrela cuando estén confirmados la fecha, el lugar, el programa, la capacidad y los permisos. Como referencia, suele funcionar hacerlo entre 4 y 6 semanas antes, junto con las primeras publicaciones promocionales.
¿Cuándo preparo la lista final de asistentes y el programa?: Haz una primera actualización 7 días antes y una última entre 24 y 48 horas antes de abrir las puertas. Imprime el programa y las tarjetas de nombre después de esa última revisión para evitar información desactualizada.

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