Relatiedag organiseren: checklist en planning
Een relatiedag vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en een uitnodiging. Je regelt tegelijk de gastenlijst, aanmeldingen, dieetwensen, route, naamkaartjes, catering en techniek. Werk daarom terug vanaf de datum: leg eerst locatie en programma vast, verwerk daarna de reacties en plan de praktische opbouw als laatste. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke registratiebalie, geteste presentaties en een buffet dat vóór binnenkomst klaarstaat.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie vastleggen
Programma opstellen
2 personen
Gastenlijst samenstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Leveringen bevestigen
Reserveringen maken
Sprekers bevestigen
Routegegevens versturen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Aanwezigheidslijst printen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Materialen klaarzetten
2 personen
Event
Locatie openen
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Buffet en bar inrichten
3 personen
Versiering ophangen
2 personen
Techniek aansluiten
2 personen
Presentaties testen
2 personen
Hapjes uitstallen
3 personen
Ontvangstteam instrueren
2 personen
Gasten ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Welkomstwoord verzorgen
Netwerkactiviteit begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Presentatie begeleiden
Dinerbuffet openen
2 personen
Buffet bijvullen
2 personen
Afscheidsgiften uitdelen
2 personen
Gasten uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Servies verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Bar en buffet schoonmaken
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 60
- Statafelsaantal 6
- Registratietafel
- Buffettafelsaantal 3
- Kapstokkenaantal 2
Servies
- Bordenaantal 70
- Dessertbordenaantal 70
- Glazenaantal 100
- Koffiekopjesaantal 60
- Besteksetsaantal 70
- Serveerschalenaantal 12
Decoratie
- Tafelkledenaantal 8
- Naamkaartjesaantal 60
- Naambadgehoudersaantal 60
- Ballonnenaantal 80
- Bloemstukkenaantal 6
- Welkomstbord
Apparatuur
- Luidsprekersaantal 2
- Microfoon
- Beamer
- Projectiescherm
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Thermoskannenaantal 6
- Snijplankenaantal 4
- Serveertangenaantal 8
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Bezemsetsaantal 2
- Dweilenaantal 2
Verlichting
- Ledlichtslingersaantal 4
- Staande lampenaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de uitnodigingen minimaal 6 weken vooraf en sluit de aanmeldingen ongeveer 10 dagen voor de relatiedag. Dan heb je tijd om dieetwensen, naamkaartjes en de aanwezigheidslijst definitief te maken.
- Bevestig leveringen, reserveringen en sprekers uiterlijk 7 dagen vooraf. Controleer daarbij ook routegegevens en het programma, zodat wijzigingen niet pas bij de registratiebalie zichtbaar worden.
- Maak per deelnemer een naamkaartje en neem de aanwezigheidslijst geprint mee. Leg registratiebalie, welkomstbord en naambadgehouders bij de ingang klaar voordat de eerste gasten arriveren.
- Test beamer, projectiescherm, luidsprekers en microfoon minimaal 60 minuten voor de start. Leg verlengkabels en stekkerdozen vooraf aan, zodat je niet tijdens de ontvangst nog stroompunten hoeft te zoeken.
- Zet dranken minstens 2 uur vooraf koud en richt buffet en bar in voordat de hapjes worden uitgestald. Reserveer aparte ruimte op de buffettafels voor borden, bestek, glazen, serveerschalen en tangen.
Veelgestelde vragen
- Wanneer moet ik een relatiedag organiseren en de datum vastleggen?
- Leg de datum en locatie bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Daarmee houd je tijd over voor het programma, sprekers, uitnodigingen, aanmeldingen en leveringen.
- Hoeveel weken van tevoren verstuur ik uitnodigingen voor een relatiedag?
- Verstuur de uitnodigingen ongeveer 6 weken vooraf. Vraag om aanmelding uiterlijk 10 dagen voor de relatiedag, zodat je aantallen, dieetwensen en naamkaartjes kunt afronden.
- Wanneer moet ik de techniek voor een relatiedag testen?
- Sluit beamer, scherm, luidsprekers en microfoon minimaal 60 minuten voor aanvang aan en test ze volledig. Controleer ook vooraf of je voldoende verlengkabels en stekkerdozen hebt.
- Hoe laat moet de locatie klaar zijn voor een relatiedag?
- Open de locatie minimaal 2 uur voor de ontvangst. Gebruik die tijd voor tafels, stoelen, registratie, buffet, versiering, techniek, gekoelde dranken en de laatste controle van het programma.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!