Checklist para organizar un Día de relaciones
Organiza el Día de relaciones siguiendo un orden claro: primero fija la fecha y el lugar, después confirma asistentes, ponentes y necesidades de comida. Durante la última semana, cierra las entregas, reservas y materiales; el mismo día, monta registro, mesas, bufé y equipo técnico. Esta checklist incluye también los detalles que suelen llegar tarde, como las tarjetas de nombre, la lista de asistencia, las preferencias dietéticas y la prueba de las presentaciones.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar fecha y lugar
Elaborar el programa
2 personas
Elaborar la lista de invitados
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar entregas
Hacer reservas
Confirmar ponentes
Enviar los datos de la ruta
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Imprimir la lista de asistencia
Hacer la compra
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar los materiales
2 personas
Evento
Abrir la ubicación
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Montar el bufé y la barra
3 personas
Colgar la decoración
2 personas
Conectar la técnica
2 personas
Probar presentaciones
2 personas
Montar aperitivos
3 personas
Instruir al equipo de recepción
2 personas
Recibir a los invitados
3 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Servir café y té
2 personas
Dar la bienvenida
Coordinar la actividad de networking
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer los aperitivos
2 personas
Coordinar la presentación
Abrir el bufé de la cena
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Repartir los obsequios de despedida
2 personas
Despedir a los invitados
2 personas
Seguimiento
Recoger la vajilla
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el bar y el bufé
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Retirar la decoración
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar el stock restante
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 60
- Mesas altascant. 6
- Mesa de registro
- Mesas de buffetcant. 3
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Platoscant. 70
- Platos de postrecant. 70
- Vasoscant. 100
- Tazas de cafécant. 60
- Cubiertoscant. 70
- Bandejas de servircant. 12
Decoración
- Mantelescant. 8
- Tarjetas de nombrecant. 60
- Portanombrescant. 60
- Globoscant. 80
- Arreglos floralescant. 6
- Cartel de bienvenida
Equipo
- Altavocescant. 2
- Micrófono
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Termoscant. 6
- Tablas de cortarcant. 4
- Pinzas de servircant. 8
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Sets de escobacant. 2
- Fregonascant. 2
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 4
- Lámparas de piecant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas al menos 5 días antes. Así puedes ajustar la compra, preparar el bufé y avisar a los proveedores de cualquier menú especial.
- Envía los datos de la ruta y la información práctica entre 3 y 5 días antes. Incluye la hora de llegada, el punto de registro y cualquier indicación para encontrar el lugar.
- Prepara las tarjetas de nombre y la lista de asistencia el día anterior. Lleva algunas tarjetas en blanco para corregir cambios de última hora sin rehacer todo el registro.
- Reserva al menos 90 minutos para el montaje: coloca mesas, sillas, perchero, registro, bufé y barra antes de conectar la técnica. Deja cables alargadores y regletas fuera de las zonas de paso.
- Prueba el proyector, la pantalla, los altavoces y el micrófono antes de que lleguen los invitados. Abre las presentaciones una vez y comprueba que el sonido y la imagen funcionan desde el lugar donde hablarán los ponentes.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un Día de relaciones?
- Empieza a fijar fecha, lugar y programa entre 4 y 6 semanas antes. Envía las invitaciones con unas 3 semanas de margen y cierra inscripciones, preferencias dietéticas y entregas durante la última semana.
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para un Día de relaciones?
- Envíalas aproximadamente 3 semanas antes del evento. Si necesitas gestionar inscripciones, incluye desde el principio la fecha límite de respuesta y pide las preferencias dietéticas en el mismo formulario.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar el lugar?
- Calcula entre 90 minutos y 2 horas para montar mesas, sillas, registro, bufé, barra y decoración. Añade al menos 30 minutos para conectar y probar el proyector, la pantalla, los altavoces y el micrófono.
- ¿Cuándo hay que enfriar las bebidas y preparar los aperitivos?
- Enfría las bebidas la tarde anterior siempre que tengas espacio suficiente en las neveras portátiles. Prepara los aperitivos el mismo día, dejando el montaje de las bandejas para los últimos 30 a 45 minutos antes de abrir.
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