Organiser une Journée des relations sans rien oublier

Une Journée des relations demande plus qu’une invitation et un programme. Il faut suivre les inscriptions, recueillir les besoins alimentaires, coordonner les livraisons et préparer l’accueil avant l’arrivée des participants. Le jour même, prévoyez une table d’inscription, les badges, le buffet, les boissons et les tests techniques. Cette checklist rassemble les étapes du plan dans un ordre pratique, des premières réservations au rangement de la salle.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
Élaborer le programme
2 personnes
Établir la liste des invités
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les livraisons
Faire les réservations
Confirmer les intervenants
Envoyer les informations d’itinéraire
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer la liste de présence
Faire les courses
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer le matériel
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Aménager le buffet et le bar
3 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Brancher la technique
2 personnes
Tester les présentations
2 personnes
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
Briefer l’équipe d’accueil
2 personnes
Accueillir les invités
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Assurer le mot de bienvenue
Animer l’activité de réseautage
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Animer la présentation
Ouvrir le buffet du dîner
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Distribuer les cadeaux d’adieu
2 personnes
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

Rassembler la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le bar et le buffet
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger le stock restant
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Tables hautesqté 6
Table d'inscription
Tables de buffetqté 3
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Assiettesqté 70
Assiettes à dessertqté 70
Verresqté 100
Tasses à caféqté 60
Couvertsqté 70
Plateaux de serviceqté 12

Décoration

Nappesqté 8
Badges nominatifsqté 60
Supports de badges nominatifsqté 60
Ballonsqté 80
Compositions floralesqté 6
Panneau d’accueil

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphone
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Pinces de serviceqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 4
Sets de balaiqté 2
Serpillièresqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 4
Lampadairesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu dès le départ, puis envoyez les invitations suffisamment tôt pour laisser au moins 7 jours au traitement des inscriptions et aux demandes alimentaires.
Fixez une date limite d’inscription 5 à 7 jours avant la Journée des relations. Vous aurez ainsi le temps d’imprimer la liste de présence, préparer les badges et ajuster les quantités du buffet.
Réservez le matériel technique au plus tard une semaine avant : haut-parleurs, microphone, vidéoprojecteur, écran, rallonges et multiprises. Testez les présentations avant l’arrivée des invités, pas au début du programme.
Préparez un accueil identifiable avec la table d’inscription, le panneau d’accueil, les badges et les porte-manteaux. Gardez la liste de présence imprimée et quelques badges vierges pour les changements de dernière minute.
Mettez les boissons au frais plusieurs heures avant l’ouverture et installez le buffet juste avant le service. Prévoyez des assiettes, verres, couverts, plateaux et pinces de service à portée de main pour éviter les allers-retours pendant les échanges.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une Journée des relations ?: Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fixez la clôture des inscriptions 5 à 7 jours avant l’événement afin de confirmer les repas, les livraisons et le matériel.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?: Réservez au moins 2 heures avant l’arrivée des participants pour installer les tables, les chaises, le buffet, le bar et le comptoir d’inscription. Ajoutez 30 minutes pour brancher et tester la technique.
Quand préparer les badges nominatifs et la liste de présence ?: Préparez-les dès que les inscriptions sont clôturées, généralement 5 à 7 jours avant la Journée des relations. Imprimez aussi quelques badges vierges pour les modifications de dernière minute.
Quand confirmer les livraisons et les intervenants ?: Confirmez les livraisons et les intervenants au moins 3 jours avant l’événement. Vérifiez le jour même l’heure d’arrivée, l’itinéraire transmis et les besoins techniques de chaque intervenant.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.