Regisseursgesprek organiseren: checklist en planning

Een regisseursgesprek vraagt meer voorbereiding dan alleen een regisseur en een zaal vastleggen. Je moet ook de filmvertoning, rechten, techniek, gespreksleiding, ontvangst en publieksvragen op elkaar afstemmen. Deze checklist helpt je om het programma in de juiste volgorde op te bouwen, van de eerste reserveringen tot het openen van de zaal. Vooral de technische test, toegankelijkheid en het verzamelen van dieetwensen worden vaak te laat geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Programma en tijdschema vastleggen
2 personen
Regisseur definitief bevestigen
Gespreksleider vastleggen
Locatie en zaal reserveren
Technische eisen inventariseren
2 personen
Vertoningsrechten controleren
Uitnodiging ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Toegankelijkheid inventariseren
Techniek en film testen
2 personen
Gespreksleider inhoudelijk briefen
2 personen
Regisseur inhoudelijk briefen
2 personen
Aanmeldingen en dieetwensen afsluiten
Programma en route mailen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Vraagkaartjes en programma's printen
Boodschappen doen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Apparatuur verzamelen
2 personen
Locatie en sleutels controleren

Event

Zaal openen
2 personen
Stoelen en tafels opstellen
4 personen
Gesprekshoek inrichten
2 personen
Projectie en geluid aansluiten
2 personen
Technische eindtest uitvoeren
2 personen
Entree en bewegwijzering inrichten
2 personen
Catering en dranken klaarzetten
3 personen
Crew en vrijwilligers briefen
2 personen
Registratietafel bemannen
2 personen
Gasten welkom heten
2 personen
Programma introduceren
Filmfragmenten vertonen
2 personen
Regisseursgesprek begeleiden
2 personen
Vragen uit de zaal begeleiden
2 personen
Pauzedranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dieetgerechten apart uitserveren
2 personen
Tijd en programma bewaken
Afsluiting en bedankwoord verzorgen
2 personen
Gasten naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

Apparatuur veilig uitschakelen
2 personen
Servies en glazen verzamelen
3 personen
Afval verzamelen en scheiden
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Apparatuur retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opruimen
Bedankbericht aan gasten sturen
Foto's en bestanden archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 60
Tafelsaantal 8
Kapstokkenaantal 2
Tafelkledenaantal 8

Servies

Herbruikbare koffiekopjesaantal 60
Herbruikbare glazenaantal 80
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Waterkaraffenaantal 6
Serveerschalenaantal 10

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
HDMI-kabelsaantal 2
HDMI-adaptersaantal 3
Presentatieklikker
Stekkerdozenaantal 6
Verlenghaspelsaantal 3
Timer

Verlichting

LED-tafellampenaantal 6

Decoratie

Filmpostersaantal 6
Welkomstbord
Richtingbordjesaantal 6
Bloemstukkenaantal 4

Organisatie

Naamkaartjesaantal 60
Badgehoudersaantal 60
Nekkoordenaantal 60
Programmaflyersaantal 70
Vraagkaartjesaantal 100
Klembordenaantal 4
Balpennenaantal 20
Markeerstiftenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Afwasteilaantal 2
Afwasborstelsaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Bezem en blikaantal 2
Dweilsetsaantal 2

Catering

Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 3
IJsblokjesbakkenaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Theepottenaantal 3
Serveertangenaantal 6
Serveerlepelsaantal 6
Flessenopenersaantal 3
Boodschappen

Tips

Leg het programma vast vóór je de uitnodiging verstuurt. Plan de film, het gesprek, de ontvangst en eventuele pauze met begin- en eindtijden, zodat bezoekers weten wat ze kunnen verwachten.
Controleer de vertoningsrechten zodra de film en datum bekend zijn. Wacht hiermee niet tot de week van het gesprek: zonder toestemming kan de vertoning niet doorgaan, ook als de beamer en laptop al klaarstaan.
Test techniek en film uiterlijk één dag vooraf met de laptop, HDMI-kabels, adapters, beamer, projectiescherm, microfoons en luidsprekers. Neem een reservekabel en een stekkerdoos mee; een ontbrekende adapter wordt vaak pas bij het aansluiten ontdekt.
Sluit aanmeldingen en dieetwensen op een vast moment af, bijvoorbeeld 3 dagen vóór het regisseursgesprek. Gebruik die aantallen daarna voor naamkaartjes, zitplaatsen, glazen, kopjes, borden en hapjes.
Brief de gespreksleider en regisseur inhoudelijk vóór de laatste programmamail. Geef hen de tijdsindeling, route, verwachte vragen en afspraken over de overgang van film naar gesprek; bereid ook vraagkaartjes voor het publiek voor.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een regisseursgesprek organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, regisseur en gespreksleider. Verstuur de uitnodigingen zodra programma en technische haalbaarheid vaststaan, meestal 3 tot 4 weken vóór het gesprek.
Wanneer moet ik de techniek voor een regisseursgesprek testen?: Test de volledige film en geluidsopstelling uiterlijk 1 dag vooraf en controleer alles opnieuw bij het openen van de zaal. Trek minimaal 60 minuten uit voor aansluiten, beeld- en geluidstest en het klaarzetten van de microfoons.
Wanneer sluit ik de aanmeldingen en dieetwensen af?: Sluit aanmeldingen en dieetwensen 2 tot 3 dagen vóór het regisseursgesprek af. Dan kun je naamkaartjes, programmaflyers, hapjes en servies op het definitieve aantal afstemmen.
Hoeveel tijd moet ik plannen voor het gesprek met de regisseur?: Reserveer meestal 30 tot 45 minuten voor het gesprek, naast de film en ontvangst. Plan daarnaast minstens 15 minuten buffer voor binnenkomst, vragen uit de zaal en het afronden van de techniek.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.