Organiser un entretien avec le réalisateur : la checklist
Un entretien avec le réalisateur demande plus qu’une invitation et quelques chaises. Il faut verrouiller le programme, confirmer l’intervenant, préparer la projection et tester chaque élément technique avant l’arrivée du public. Cette checklist suit l’ordre réel de préparation, des premières réservations à l’ouverture de la salle. Elle couvre aussi les inscriptions, les besoins alimentaires, l’accessibilité, les badges et l’espace de discussion qui prolonge l’échange.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Fixer le programme et l'horaire
2 personnes
Confirmer définitivement le réalisateur
Réserver l’animateur
Réserver le lieu et la salle
Recenser les besoins techniques
2 personnes
Vérifier les droits de projection
Concevoir l’invitation
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Recenser l’accessibilité
Tester la technique et le film
2 personnes
Briefer le modérateur sur le contenu
2 personnes
Briefer le réalisateur sur le fond
2 personnes
Clôturer les inscriptions et les besoins alimentaires
Envoyer le programme et l’itinéraire par e-mail
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les cartes de questions et les programmes
Faire les courses
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Rassembler l’équipement
2 personnes
Vérifier le lieu et les clés
Événement
Ouvrir la salle
2 personnes
Installer les chaises et les tables
4 personnes
Aménager un coin discussion
2 personnes
Installer la projection et le son
2 personnes
Effectuer le test technique final
2 personnes
Aménager l’entrée et la signalétique
2 personnes
Préparer le catering et les boissons
3 personnes
Briefer l'équipe et les bénévoles
2 personnes
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Accueillir les invités
2 personnes
Présenter le programme
Diffuser des extraits de film
2 personnes
Animer l'entretien de mise en scène
2 personnes
Animer les questions de la salle
2 personnes
Servir les boissons de pause
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir séparément les plats diététiques
2 personnes
Superviser le timing et le programme
Préparer la clôture et le discours de remerciement
2 personnes
Accompagner les invités vers la sortie
2 personnes
Suivi
Éteindre l'équipement en toute sécurité
2 personnes
Rassembler la vaisselle et les verres
3 personnes
Collecter et trier les déchets
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Retourner le matériel
2 personnes
Ranger les provisions restantes
Envoyer un message de remerciement aux invités
Archiver les photos et les fichiers
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 60
- Tablesqté 8
- Porte-manteauxqté 2
- Nappesqté 8
Vaisselle
- Tasses à café réutilisablesqté 60
- Verres réutilisablesqté 80
- Assiettesqté 60
- Couvertsqté 60
- Carafes d'eauqté 6
- Plateaux de serviceqté 10
Équipement
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Ordinateur portable
- Microphones sans filqté 2
- Haut-parleursqté 2
- Câbles HDMIqté 2
- Adaptateurs HDMIqté 3
- Cliqueur de présentation
- Multiprisesqté 6
- Rallonges électriquesqté 3
- Minuterie
Éclairage
- Lampes de table LEDqté 6
Décoration
- Affiches de filmqté 6
- Panneau d’accueil
- Panneaux d’orientationqté 6
- Compositions floralesqté 4
Organisation
- Badges nominatifsqté 60
- Porte-badgesqté 60
- Tours de couqté 60
- Flyers du programmeqté 70
- Cartes de questionsqté 100
- Presse-papiersqté 4
- Stylos à billeqté 20
- Marqueursqté 6
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Bac à vaisselleqté 2
- Brosses à vaisselleqté 3
- Chiffons de nettoyageqté 12
- Balai et pelleqté 2
- Sets de serpillièreqté 2
Catering
- Thermosqté 6
- Glacièresqté 3
- Bacs à glaçonsqté 3
- Machines à caféqté 2
- Théièresqté 3
- Pinces de serviceqté 6
- Cuillères de serviceqté 6
- Tire-bouchonsqté 3
- Courses
Conseils
- Bloquez le programme et l’horaire avant d’envoyer les invitations. Prévoyez une durée précise pour la projection, l’entretien et les questions afin que le modérateur puisse tenir le rythme.
- Vérifiez les droits de projection au moins 2 à 3 semaines avant la séance. Une invitation prête ne suffit pas si le film ne peut finalement pas être diffusé au public.
- Organisez un test technique complet quelques jours avant l’événement, avec le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur, les câbles HDMI, les adaptateurs, les microphones et les haut-parleurs réellement utilisés le jour J.
- Clôturez les inscriptions et les besoins alimentaires 3 à 5 jours avant l’entretien. Vous pourrez ainsi ajuster les chaises, les badges, les boissons, les en-cas et l’accueil des personnes ayant besoin d’un aménagement.
- Ouvrez la salle au moins 60 minutes avant l’arrivée du public. Ce délai laisse le temps d’installer les tables et les chaises, de vérifier les clés, de placer les panneaux d’orientation et de préparer le coin discussion.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il prévoir pour organiser un entretien avec le réalisateur ?
- Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines. Ce délai permet de confirmer le réalisateur, réserver la salle et l’animateur, vérifier les droits de projection, envoyer les invitations et tester la technique.
- Quand faut-il envoyer les invitations pour un entretien avec le réalisateur ?
- Envoyez-les environ 2 à 3 semaines avant la date prévue. Fixez dès le départ une date limite d’inscription, puis transmettez le programme et l’itinéraire par e-mail quelques jours avant l’événement.
- Combien de temps avant faut-il tester la projection et le son ?
- Faites un test complet au moins 3 jours avant, puis une vérification rapide 60 minutes avant l’ouverture de la salle. Testez aussi les adaptateurs, les rallonges, les multiprises et les microphones sans fil, pas seulement l’image du film.
- Quand préparer les badges et les cartes de questions ?
- Préparez les badges nominatifs, les porte-badges et les tours de cou après la clôture des inscriptions, généralement 3 à 5 jours avant. Imprimez les cartes de questions et les programmes au plus tard la veille, afin de pouvoir corriger les dernières informations.
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