Checkliste für ein gut vorbereitetes Regiegespräch
Ein Regiegespräch braucht mehr Vorbereitung als nur einen Termin und ein Mikrofon. Programm, Gesprächsführung, Aufführungsrechte und Technik müssen früh zusammenpassen; am Veranstaltungstag zählen klare Wege, getestete Geräte und ein vorbereiteter Saal. Plane außerdem Zeit für Anmeldungen, Ernährungswünsche und Barrierefreiheit ein. Diese Checkliste führt dich von den ersten Festlegungen bis zum Öffnen des Saals.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Programm und Zeitplan festlegen
2 Personen
Regisseur endgültig bestätigen
Moderation festlegen
Veranstaltungsort und Saal reservieren
Technische Anforderungen erfassen
2 Personen
Aufführungsrechte überprüfen
Einladung gestalten
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Barrierefreiheit erfassen
Technik und Film testen
2 Personen
Moderator inhaltlich briefen
2 Personen
Regisseur inhaltlich briefen
2 Personen
Anmeldungen und Diätwünsche abschließen
Programm und Route mailen
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Fragekarten und Programme drucken
Einkaufen gehen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Ausrüstung sammeln
2 Personen
Ort und Schlüssel kontrollieren
Event
Saal öffnen
2 Personen
Stühle und Tische aufstellen
4 Personen
Gesprächsecke einrichten
2 Personen
Projektions- und Tonanlage anschließen
2 Personen
Technischen Abschlusstest durchführen
2 Personen
Eingang und Beschilderung einrichten
2 Personen
Catering und Getränke bereitstellen
3 Personen
Crew und Freiwillige briefen
2 Personen
An der Registrierungstheke Dienst machen
2 Personen
Gäste willkommen heißen
2 Personen
Programm vorstellen
Filmausschnitte zeigen
2 Personen
Regiegespräch begleiten
2 Personen
Fragen aus dem Publikum moderieren
2 Personen
Pausengetränke servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Diätgerichte separat servieren
2 Personen
Zeit und Programm im Blick behalten
Abschluss und Dankesrede übernehmen
2 Personen
Gäste zum Ausgang begleiten
2 Personen
Nachbereitung
Ausrüstung sicher abschalten
2 Personen
Geschirr und Gläser sammeln
3 Personen
Abfall sammeln und trennen
2 Personen
Saal reinigen
3 Personen
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebene Einkäufe wegräumen
Dankesnachricht an Gäste senden
Fotos und Dateien archivieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 60
- TischeAnz. 8
- KleiderständerAnz. 2
- TischdeckenAnz. 8
Geschirr
- Wiederverwendbare KaffeebecherAnz. 60
- Wiederverwendbare GläserAnz. 80
- TellerAnz. 60
- BestecksetsAnz. 60
- WasserkaraffenAnz. 6
- ServierschalenAnz. 10
Ausstattung
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Laptop
- FunkmikrofoneAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- HDMI-KabelAnz. 2
- HDMI-AdapterAnz. 3
- Präsentationsklicker
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 3
- Timer
Beleuchtung
- LED-TischlampenAnz. 6
Dekoration
- FilmplakateAnz. 6
- Willkommensschild
- WegweiserAnz. 6
- BlumenarrangementsAnz. 4
Organisation
- NamensschilderAnz. 60
- BadgehalterAnz. 60
- LanyardsAnz. 60
- ProgrammflyerAnz. 70
- FragekartenAnz. 100
- KlemmbretterAnz. 4
- KugelschreiberAnz. 20
- MarkerAnz. 6
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- SpülwanneAnz. 2
- SpülbürstenAnz. 3
- PutzlappenAnz. 12
- Besen und KehrblechAnz. 2
- WischsetsAnz. 2
Catering
- ThermoskannenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 3
- EiswürfelbehälterAnz. 3
- KaffeemaschinenAnz. 2
- TeekannenAnz. 3
- ServierzangenAnz. 6
- ServierlöffelAnz. 6
- FlaschenöffnerAnz. 3
- Einkäufe
Tipps
- Lege Programm und Zeitplan zuerst fest und bestätige Regie und Moderation verbindlich. Schicke den Teilnehmenden Programm und Route spätestens einige Tage vor dem Termin.
- Prüfe die Aufführungsrechte, bevor Einladungen verschickt werden. Wenn ein Film gezeigt wird, teste Beamer, Leinwand, Laptop, HDMI-Kabel und Adapter mindestens einmal gemeinsam.
- Schließe Anmeldungen und Diätwünsche rechtzeitig ab, damit Snacks, Teller, Besteck, Gläser und Wasserkaraffen für die tatsächliche Personenzahl bereitstehen. Plane dafür mindestens 3 bis 5 Tage vor dem Gespräch.
- Bereite Namensschilder, Badgehalter, Lanyards, Programmflyer sowie Fragekarten vor dem Veranstaltungstag vor. Lege zusätzlich Wegweiser und ein gut sichtbares Willkommensschild am Eingang an.
- Öffne den Saal mindestens 60 Minuten vor Beginn. Stelle Stühle und Tische auf, richte die Gesprächsecke ein und kontrolliere Schlüssel, Ton, Projektion, Verlängerungskabel und Beleuchtung, bevor die ersten Gäste eintreffen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Regiegespräch organisieren?
- Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Termin, Ort, Programm und den beteiligten Personen. Technik, Rechte und Einladungen sollten spätestens 2 bis 3 Wochen vor dem Gespräch geklärt sein.
- Wann sollten die Einladungen für ein Regiegespräch verschickt werden?
- Verschicke die Einladungen etwa 3 Wochen vor dem Termin. Bitte um Rückmeldung bis spätestens 5 Tage vorher, damit Sitzplätze, Snacks und Ernährungswünsche verlässlich geplant werden können.
- Wie viel Zeit braucht der Techniktest bei einem Regiegespräch?
- Plane mindestens 45 bis 60 Minuten für den vollständigen Test ein. Prüfe dabei Mikrofone, Lautsprecher, Filmwiedergabe, Präsentationsklicker, HDMI-Verbindungen und mindestens ein Verlängerungskabel.
- Wie früh muss der Saal für ein Regiegespräch geöffnet werden?
- Öffne den Saal mindestens 60 Minuten vor Beginn. Für einen Film, mehrere Mikrofone oder eine aufwendige Gesprächsecke sind 90 Minuten Aufbauzeit sicherer.
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