Zo organiseer je een regionale ondernemersavond

Een regionale ondernemersavond staat of valt met een strakke volgorde: leg eerst locatie, datum en programma vast, en werk daarna pas aan uitnodigingen en catering. Plan ruimte voor ontvangst, presentaties en informele gesprekken. Verzamel dieetwensen en presentaties vóór de laatste week, zodat je niet op de avond zelf hoeft te improviseren. Met een definitieve gastenlijst, getest geluid en een duidelijke taakverdeling begin je rustig aan de ontvangst.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Datum en programma vastleggen
2 personen
3
Sprekers benaderen
4
Catering reserveren
5
Uitnodiging opstellen
6
Aanmeldformulier instellen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Sociale promotie plaatsen
9
Aanmeldingen verwerken
10
Dieetwensen verzamelen
11
Herinnering versturen
12
Definitieve gastenlijst maken
13
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
14
Programma afdrukken
15
Presentaties verzamelen
16
Techniek testen
2 personen
17
Boodschappenlijst controleren
2 personen
18
Boodschappen doen
2 personen
19
Dranken koelen
2 personen
20
Hapjes voorbereiden
3 personen
21
Vegetarische hapjes apart zetten
22
Allergenenkaarten maken
23
Locatie openen
2 personen
24
Ruimtes controleren
2 personen
25
Tafels opstellen
3 personen
26
Stoelen plaatsen
3 personen
27
Registratietafel inrichten
2 personen
28
Naamkaartjes klaarleggen
29
Presentatietafel inrichten
2 personen
30
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
31
Beamer aansluiten
32
Presentaties testen
2 personen
33
Verlichting controleren
34
Versiering ophangen
2 personen
35
Buffet opbouwen
3 personen
36
Koffiepunt inrichten
2 personen
37
Dranken klaarzetten
2 personen
38
Servies klaarzetten
2 personen
39
Afvalpunten plaatsen
40
Toiletten controleren
41
Informatieborden plaatsen
42
Briefing ontvangstteam geven
3 personen

Event

43
Sprekers ontvangen
2 personen
44
Gasten registreren
3 personen
45
Welkomstdrank serveren
3 personen
46
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
47
Hapjes serveren
3 personen
48
Openingswoord begeleiden
49
Spreker aankondigen
50
Microfoon beheren
51
Presentaties bedienen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Buffet aanvullen
2 personen
54
Servies verzamelen
2 personen
55
Netwerkronde begeleiden
2 personen
56
Koffie en thee serveren
2 personen
57
Sprekers bedanken
58
Afscheidsdrank serveren
2 personen
59
Gasten uitgeleiden
2 personen

Nazorg

60
Apparatuur uitschakelen
2 personen
61
Buffet afbreken
3 personen
62
Meubilair terugplaatsen
3 personen
63
Afval verzamelen
2 personen
64
Servies afwassen
3 personen
65
Locatie schoonmaken
3 personen
66
Toiletten schoonmaken
67
Decoratie verwijderen
2 personen
68
Voorraad verpakken
2 personen
69
Locatie afsluiten
2 personen
70
Materialen retourneren
2 personen
71
Bedankbericht versturen
72
Foto's delen
73
Facturen controleren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Barkrukkenaantal 8
Buffettafelsaantal 3
Registratietafel
Kapstokkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Waterglazenaantal 80
Wijnglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 70
Bordenaantal 100
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Lepelsaantal 100
Serveerlepelsaantal 12
Serveerbladenaantal 8
Karaffenaantal 8
Thermoskannenaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Beamer
Projectiescherm
Laptopsaantal 2
HDMI-kabelsaantal 3
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Draadloze microfoonsaantal 2
Speakersaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Mengkommenaantal 4
Scharenaantal 3
Koelboxenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Koelelementenaantal 12

Decoratie

Naamkaartjeshoudersaantal 70
Tafellopersaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Welkomstbord
Programmastandaardsaantal 4
Slingersaantal 6
Plakbandaantal 4
Schrijfpennenaantal 80
Notitieblokkenaantal 70

Verlichting

LED-lichtsnoerenaantal 6
Tafellampenaantal 6

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de locatie zodra datum en programma in grote lijnen vaststaan. Controleer direct of er ruimte is voor een registratietafel, buffet, kapstokken en voldoende zitplaatsen.
Benader sprekers vóór je de uitnodiging verstuurt. Vraag presentaties uiterlijk 7 dagen vooraf op en test daarna beamer, scherm, laptop, HDMI-kabels, microfoons en speakers samen.
Stuur de uitnodiging ongeveer 4 weken vooraf en sluit het aanmeldformulier enkele dagen voor de avond. Verstuur 3 tot 5 dagen vooraf een herinnering met tijd, route en programma.
Gebruik de aanmeldingen niet alleen voor aantallen: noteer dieetwensen en allergieën meteen. Maak aparte allergenenkaarten en zet vegetarische hapjes herkenbaar apart voordat de gasten binnenkomen.
Plan op de dag zelf minimaal 90 minuten voor openen, ruimtes controleren, tafels opstellen, dranken koelen en techniek testen. Zet koffie, water en afvalbakken op vaste plekken voordat de registratie start.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een regionale ondernemersavond?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Dan heb je tijd om een locatie en sprekers vast te leggen, uitnodigingen 4 weken vooraf te versturen en de laatste gastenlijst op tijd af te ronden.
Wanneer stuur je de uitnodiging voor een ondernemersavond?: Stuur de uitnodiging ongeveer 4 weken voor de avond. Plan een herinnering 3 tot 5 dagen vooraf en verzamel dieetwensen uiterlijk bij het sluiten van het aanmeldformulier.
Hoeveel tijd heb je nodig om de locatie klaar te zetten?: Reserveer minimaal 90 minuten voor de opbouw en controle. In die tijd zet je tafels en registratie klaar, controleer je de ruimtes, test je de techniek en koel je de dranken.
Wanneer test je de techniek voor een ondernemersavond?: Test beamer, projectiescherm, laptop, kabels, microfoons en speakers uiterlijk 1 tot 2 dagen vooraf. Doe op de avond zelf nog een korte controle voordat de eerste spreker begint.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.