Regionalen Unternehmerabend organisieren: der praktische Ablauf

Ein regionaler Unternehmerabend steht und fällt mit einer klaren Reihenfolge: Erst legen Sie Termin, Programm und Ort fest, danach gewinnen Sie Referenten und öffnen die Anmeldung. Vier bis sechs Wochen vorher sollten Einladungen und Bewerbung starten. Kurz vor dem Abend brauchen Sie eine belastbare Gästeliste, Namensschilder, Präsentationen und einen Techniktest. Besonders häufig werden Ernährungswünsche, HDMI-Kabel und ausreichend Zeit für den Aufbau übersehen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Location reservieren
2
Datum und Programm festlegen
2 Personen
3
Referenten ansprechen
4
Catering reservieren
5
Einladung erstellen
6
Anmeldeformular einrichten
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Social-Media-Werbung posten
9
Anmeldungen bearbeiten
10
Ernährungswünsche erfassen
11
Erinnerung senden
12
Endgültige Gästeliste erstellen
13
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
14
Programm drucken
15
Präsentationen sammeln
16
Technik testen
2 Personen
17
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
18
Einkaufen gehen
2 Personen
19
Getränke kühlen
2 Personen
20
Snacks vorbereiten
3 Personen
21
Vegetarische Häppchen separat beiseitelegen
22
Allergenkarten erstellen
23
Location öffnen
2 Personen
24
Räume kontrollieren
2 Personen
25
Tische aufstellen
3 Personen
26
Stühle aufstellen
3 Personen
27
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
28
Namensschilder bereitlegen
29
Präsentationstisch einrichten
2 Personen
30
Musikanlage anschließen
2 Personen
31
Beamer anschließen
32
Präsentationen testen
2 Personen
33
Beleuchtung kontrollieren
34
Dekoration aufhängen
2 Personen
35
Buffet aufbauen
3 Personen
36
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
37
Getränke bereitstellen
2 Personen
38
Geschirr bereitstellen
2 Personen
39
Müllstationen aufstellen
40
Toiletten kontrollieren
41
Informationsschilder aufstellen
42
Briefing für das Empfangsteam geben
3 Personen

Event

43
Referenten empfangen
2 Personen
44
Gäste registrieren
3 Personen
45
Begrüßungsgetränk servieren
3 Personen
46
Namensschilder verteilen
2 Personen
47
Snacks servieren
3 Personen
48
Eröffnungsrede moderieren
49
Redner ankündigen
50
Mikrofon verwalten
51
Präsentationen betreuen
52
Getränke nachfüllen
2 Personen
53
Buffet auffüllen
2 Personen
54
Geschirr sammeln
2 Personen
55
Netzwerkrunde betreuen
2 Personen
56
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
57
Sprecher danken
58
Abschiedsgetränk servieren
2 Personen
59
Gäste verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

60
Geräte ausschalten
2 Personen
61
Buffet abbauen
3 Personen
62
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
63
Abfall sammeln
2 Personen
64
Geschirr abwaschen
3 Personen
65
Location reinigen
3 Personen
66
Toiletten reinigen
67
Dekoration entfernen
2 Personen
68
Vorrat verpacken
2 Personen
69
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
70
Materialien zurückgeben
2 Personen
71
Dankesnachricht versenden
72
Fotos teilen
73
Rechnungen prüfen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 70
BarhockerAnz. 8
BuffetischeAnz. 3
Registrierungstisch
KleiderständerAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 6

Geschirr

WassergläserAnz. 80
WeingläserAnz. 80
KaffeetassenAnz. 70
TellerAnz. 100
GabelnAnz. 100
MesserAnz. 100
LöffelAnz. 100
ServierlöffelAnz. 12
ServiertablettsAnz. 8
KaraffenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 6

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
Beamer
Projektionsleinwand
LaptopsAnz. 2
HDMI-KabelAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
FunkmikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
RührschüsselnAnz. 4
ScherenAnz. 3
KühlboxenAnz. 4
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
KühlelementeAnz. 12

Dekoration

NamensschildhalterAnz. 70
TischläuferAnz. 8
BlumenarrangementsAnz. 6
Willkommensschild
ProgrammständerAnz. 4
GirlandenAnz. 6
KlebebandAnz. 4
SchreibstifteAnz. 80
NotizblöckeAnz. 70

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 6
TischlampenAnz. 6

Reinigung

BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
WischmoppAnz. 2
EimerAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Legen Sie Programm und Referenten fest, bevor Sie die Einladung formulieren. Planen Sie für jeden Vortrag ein klares Zeitfenster und lassen Sie mindestens 15 Minuten Puffer für Begrüßung, Fragen oder Verzögerungen.
Starten Sie die Anmeldung mindestens vier Wochen vor dem Termin. Fragen Sie im Formular direkt nach vegetarischer Ernährung und Allergien, damit Catering und separate Häppchen nicht erst am Veranstaltungstag angepasst werden müssen.
Senden Sie sieben Tage vorher eine Erinnerung und erstellen Sie spätestens zwei Tage vor dem Abend die endgültige Gästeliste. Drucken Sie Namensschilder mit einigen leeren Exemplaren für Nachmeldungen.
Sammeln Sie alle Präsentationen spätestens 48 Stunden vorher und testen Sie Beamer, Leinwand, Laptop, HDMI-Kabel, Funkmikrofone und Lautsprecher gemeinsam. Ein einzelner Adapter oder ein Verlängerungskabel kann sonst den Beginn verzögern.
Öffnen Sie den Veranstaltungsort mindestens 90 Minuten vor dem Einlass. Kontrollieren Sie Räume, Registrierungstisch, Tische und Stühle, kühlen Sie Getränke und stellen Sie Wasser, Kaffee sowie beschriftete Speisen bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen regionalen Unternehmerabend organisieren?: Beginnen Sie etwa sechs bis acht Wochen vorher mit Termin, Programm und Location. Vier Wochen vorher sollten Referenten, Anmeldung und Einladungen feststehen.
Wann sollte man die Einladungen für einen Unternehmerabend verschicken?: Verschicken Sie die Einladungen etwa vier Wochen vor dem Termin. Senden Sie sieben Tage vorher eine Erinnerung und schließen Sie die Gästeliste spätestens 48 Stunden vor Beginn.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Unternehmerabend?: Planen Sie mindestens 90 Minuten vor dem Einlass ein. Technik, Tische, Registrierung, Getränke und Catering brauchen mehr Zeit, wenn Räume erst kontrolliert oder Möbel umgestellt werden müssen.
Wann sollte man die Technik für einen Unternehmerabend testen?: Sammeln Sie die Präsentationen spätestens 48 Stunden vorher und testen Sie die komplette Technik dann einmal gemeinsam. Prüfen Sie zusätzlich am Veranstaltungstag Beamer, Ton, Kabel und Stromversorgung.

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