Cómo organizar una noche regional de emprendedores
Una noche regional de emprendedores necesita más coordinación que una simple reunión: combina ponencias, registro, catering y equipos audiovisuales. Empieza por reservar el lugar, fijar la fecha y cerrar el programa antes de abrir las inscripciones. Después, confirma ponentes, recopila preferencias alimentarias y controla las respuestas con una lista única. En los últimos días, concentra el trabajo en las tarjetas de nombre, las presentaciones, la prueba técnica y la preparación del espacio.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar el lugar
- 2
Fijar la fecha y el programa
2 personas
- 3
Contactar con los ponentes
- 4
Reservar el catering
- 5
Redactar la invitación
- 6
Configurar el formulario de inscripción
- 7
Enviar invitaciones
2 personas
- 8
Publicar la promoción en redes sociales
- 9
Gestionar inscripciones
- 10
Recoger preferencias dietéticas
- 11
Enviar recordatorio
- 12
Hacer la lista definitiva de invitados
- 13
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
- 14
Imprimir el programa
- 15
Recopilar las presentaciones
- 16
Probar la técnica
2 personas
- 17
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 18
Hacer la compra
2 personas
- 19
Enfriar bebidas
2 personas
- 20
Preparar aperitivos
3 personas
- 21
Separar los aperitivos vegetarianos
- 22
Crear tarjetas de alérgenos
- 23
Abrir la ubicación
2 personas
- 24
Comprobar los espacios
2 personas
- 25
Montar mesas
3 personas
- 26
Colocar las sillas
3 personas
- 27
Montar la mesa de registro
2 personas
- 28
Preparar tarjetas con nombres
- 29
Montar la mesa de presentación
2 personas
- 30
Conectar el equipo de sonido
2 personas
- 31
Conectar el proyector
- 32
Probar presentaciones
2 personas
- 33
Comprobar la iluminación
- 34
Colgar la decoración
2 personas
- 35
Montar el buffet
3 personas
- 36
Montar el punto de café
2 personas
- 37
Preparar las bebidas
2 personas
- 38
Preparar la vajilla
2 personas
- 39
Colocar puntos de recogida de basura
- 40
Comprobar los baños
- 41
Colocar los paneles informativos
- 42
Dar briefing al equipo de recepción
3 personas
Evento
- 43
Recibir a los ponentes
2 personas
- 44
Registrar a los invitados
3 personas
- 45
Servir la bebida de bienvenida
3 personas
- 46
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
- 47
Servir aperitivos
3 personas
- 48
Presentar el discurso de apertura
- 49
Anunciar al ponente
- 50
Gestionar el micrófono
- 51
Gestionar las presentaciones
- 52
Rellenar las bebidas
2 personas
- 53
Reponer el bufé
2 personas
- 54
Recoger la vajilla
2 personas
- 55
Coordinar la ronda de networking
2 personas
- 56
Servir café y té
2 personas
- 57
Agradecer a los ponentes
- 58
Servir la bebida de despedida
2 personas
- 59
Despedir a los invitados
2 personas
Seguimiento
- 60
Apagar el equipo
2 personas
- 61
Desmontar el bufé
3 personas
- 62
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
- 63
Recoger la basura
2 personas
- 64
Lavar la vajilla
3 personas
- 65
Limpiar el lugar
3 personas
- 66
Limpiar los baños
- 67
Retirar la decoración
2 personas
- 68
Empaquetar el inventario
2 personas
- 69
Cerrar el recinto
2 personas
- 70
Devolver los materiales
2 personas
- 71
Enviar mensaje de agradecimiento
- 72
Compartir fotos
- 73
Revisar las facturas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 70
- Taburetes de barcant. 8
- Mesas de buffetcant. 3
- Mesa de registro
- Percheroscant. 2
- Papeleracant. 6
Vajilla
- Vasos para aguacant. 80
- Copas de vinocant. 80
- Tazas de cafécant. 70
- Platoscant. 100
- Tenedorescant. 100
- Cuchilloscant. 100
- Cucharascant. 100
- Cucharones de servircant. 12
- Bandejas de serviciocant. 8
- Jarrascant. 8
- Termoscant. 6
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátilescant. 2
- Cables HDMIcant. 3
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Altavocescant. 2
- Soportes para micrófonocant. 2
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chefcant. 4
- Cuencos para mezclarcant. 4
- Tijerascant. 3
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
- Acumuladores de fríocant. 12
Decoración
- Portanombrescant. 70
- Manteles runnerscant. 8
- Arreglos floralescant. 6
- Cartel de bienvenida
- Atriles para programascant. 4
- Guirnaldascant. 6
- Cinta adhesivacant. 4
- Bolígrafoscant. 80
- Bloc de notascant. 70
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 6
- Lámparas de mesacant. 6
Limpieza
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonacant. 2
- Cuboscant. 2
- Guantes de limpiezacant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el lugar, la fecha y el programa antes de enviar invitaciones. Deja al menos 4 semanas para confirmar ponentes, preparar el formulario y promocionar la noche.
- Configura el formulario con una fecha límite clara y pregunta por alergias y preferencias dietéticas. Cierra la lista definitiva entre 3 y 5 días antes para avisar al catering y preparar las tarjetas de nombre.
- Recopila las presentaciones y prueba proyector, pantalla, portátiles, cables, micrófonos y altavoces como mínimo el día anterior. Lleva cables alargadores y regletas de repuesto: suelen faltar cuando el espacio cambia de distribución.
- Calcula las bebidas por fases: para la primera hora, prevé 2 o 3 por persona y añade agua, café y té para las ponencias. Enfría las bebidas la víspera y separa los aperitivos vegetarianos con tarjetas de alérgenos visibles.
- Abre el local al menos 90 minutos antes de la llegada del público. Usa ese margen para revisar las zonas, montar mesas, colocar la mesa de registro, preparar el programa impreso y comprobar que hay sillas, percheros y papeleras.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una noche regional de emprendedores?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Ese margen permite reservar el lugar, confirmar a los ponentes, abrir las inscripciones y resolver cambios de catering o de técnica sin trabajar con prisas.
- ¿Cuándo hay que cerrar la lista de invitados?
- Cierra la lista definitiva entre 3 y 5 días antes del evento. Así puedes entregar el número final al catering, imprimir las tarjetas de nombre y preparar el registro sin depender de inscripciones de última hora.
- ¿Qué hay que comprobar antes de una ponencia?
- Haz una prueba técnica el día anterior y repítela al abrir el local, al menos 90 minutos antes. Comprueba las presentaciones, el proyector, la pantalla, los micrófonos, los altavoces, los portátiles y todos los cables.
- ¿Cuántas bebidas necesito para una noche de emprendedores?
- Para la primera hora, calcula 2 o 3 bebidas por persona y añade agua para toda la sesión. Completa la previsión con café y té según la duración del programa, y enfría las bebidas al menos 12 horas antes.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!