Checklist voor een regionale ondernemersavond

Een regionale ondernemersavond staat of valt met een strakke voorbereiding: eerst locatie, datum en programma, daarna sprekers, aanmeldingen en catering. In de laatste week controleer je dieetwensen, presentaties, techniek en de definitieve gastenlijst. Op de dag zelf draait het om een vlotte ontvangst, goed zichtbare naamkaartjes en een werkende opstelling. Gebruik deze checklist als vaste volgorde, zodat je niet op het laatste moment nog stoelen, kabels of allergeneninformatie moet regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Datum en programma vastleggen
2 personen
Sprekers benaderen
Catering reserveren
Uitnodiging opstellen
Aanmeldformulier instellen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Sociale promotie plaatsen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Herinnering versturen
Definitieve gastenlijst maken
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Programma afdrukken
Presentaties verzamelen
Techniek testen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Vegetarische hapjes apart zetten
Allergenenkaarten maken
Locatie openen
2 personen
Ruimtes controleren
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
Presentatietafel inrichten
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Beamer aansluiten
Presentaties testen
2 personen
Verlichting controleren
Versiering ophangen
2 personen
Buffet opbouwen
3 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Dranken klaarzetten
2 personen
Servies klaarzetten
2 personen
Afvalpunten plaatsen
Toiletten controleren
Informatieborden plaatsen
Briefing ontvangstteam geven
3 personen

Event

Sprekers ontvangen
2 personen
Gasten registreren
3 personen
Welkomstdrank serveren
3 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Openingswoord begeleiden
Spreker aankondigen
Microfoon beheren
Presentaties bedienen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Netwerkronde begeleiden
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Sprekers bedanken
Afscheidsdrank serveren
2 personen
Gasten uitgeleiden
2 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Buffet afbreken
3 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
Decoratie verwijderen
2 personen
Voorraad verpakken
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Bedankbericht versturen
Foto's delen
Facturen controleren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Barkrukkenaantal 8
Buffettafelsaantal 3
Registratietafel
Kapstokkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Waterglazenaantal 80
Wijnglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 70
Bordenaantal 100
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Lepelsaantal 100
Serveerlepelsaantal 12
Serveerbladenaantal 8
Karaffenaantal 8
Thermoskannenaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Beamer
Projectiescherm
Laptopsaantal 2
HDMI-kabelsaantal 3
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Draadloze microfoonsaantal 2
Speakersaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Mengkommenaantal 4
Scharenaantal 3
Koelboxenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Koelelementenaantal 12

Decoratie

Naamkaartjeshoudersaantal 70
Tafellopersaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Welkomstbord
Programmastandaardsaantal 4
Slingersaantal 6
Plakbandaantal 4
Schrijfpennenaantal 80
Notitieblokkenaantal 70

Verlichting

LED-lichtsnoerenaantal 6
Tafellampenaantal 6

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg locatie, datum en programma uiterlijk 8 tot 10 weken vooraf vast. Reserveer meteen ruimte voor registratie, garderobe, buffet en presentatie, en controleer hoeveel tafels, stoelen en barkrukken beschikbaar zijn.
Benader sprekers voordat je de uitnodiging verstuurt en vraag presentaties uiterlijk 7 dagen vooraf op. Test elke laptop, beamer, HDMI-kabel, microfoon en speaker minimaal één keer op de locatie.
Sluit de aanmeldingen 3 tot 5 dagen voor de avond af. Gebruik de definitieve gastenlijst voor naamkaartjes, programma's en het aantal stoelen; verwerk dieetwensen apart zodat vegetarische hapjes en allergenenkaarten niet zoekraken.
Plan catering op basis van het programma en het aantal bevestigde gasten. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en zet water, koffie, glazen, servies en serveerbestek vóór de inloop klaar.
Reserveer op de dag zelf minstens 90 minuten voor opbouw en controle. Open de locatie, controleer alle ruimtes, zet tafels en registratietafel klaar, koel dranken en houd extra verlengkabels, stekkerdozen en afvalbakken binnen bereik.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een regionale ondernemersavond organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 10 weken vooraf met locatie, datum en programma. Sprekers en catering regel je daarna zo snel mogelijk, zodat uitnodigingen uiterlijk 4 tot 6 weken voor de avond kunnen worden verstuurd.
Wanneer verstuur ik de uitnodiging voor een regionale ondernemersavond?: Stuur de eerste uitnodiging 4 tot 6 weken vooraf. Verstuur een herinnering ongeveer 7 dagen voor het evenement en sluit de gastenlijst 3 tot 5 dagen van tevoren af.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een ondernemersavond?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon, inclusief water, koffie en andere dranken. Koop daarnaast een kleine reserve en koel de dranken op tijd, zodat de ontvangst niet stilvalt.
Wanneer test ik de techniek voor een ondernemersavond?: Verzamel de presentaties uiterlijk 7 dagen vooraf en test de volledige opstelling nog een keer op locatie. Controleer daarbij beamer, projectiescherm, laptops, HDMI-kabels, microfoons, speakers en stroomvoorziening.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.