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Checkliste für den Regionalen Unternehmerabend

Ein Regionaler Unternehmerabend braucht mehr als einen reservierten Raum und ein paar Referenten. Du musst Anmeldungen, Ernährungswünsche, Namensschilder, Präsentationen und Technik rechtzeitig zusammenbringen. Diese Checkliste führt dich von der Termin- und Programmplanung bis zur Kontrolle der Räume am Veranstaltungstag. Besonders bei Catering, Allergenen und der Präsentationstechnik entstehen Verzögerungen, wenn die letzten Rückmeldungen zu spät eingeholt werden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Referenten ansprechen

  • Catering reservieren

  • Einladung erstellen

  • Anmeldeformular einrichten

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Social-Media-Werbung posten

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Erinnerung senden

  • Endgültige Gästeliste erstellen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Programm drucken

  • Präsentationen sammeln

  • Technik testen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Vegetarische Häppchen separat beiseitelegen

  • Allergenkarten erstellen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Räume kontrollieren

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Namensschilder bereitlegen

  • Präsentationstisch einrichten

    2 Personen

  • Musikanlage anschließen

    2 Personen

  • Beamer anschließen

  • Präsentationen testen

    2 Personen

  • Beleuchtung kontrollieren

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Buffet aufbauen

    3 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Getränke bereitstellen

    2 Personen

  • Geschirr bereitstellen

    2 Personen

  • Müllstationen aufstellen

  • Toiletten kontrollieren

  • Informationsschilder aufstellen

  • Briefing für das Empfangsteam geben

    3 Personen

Event

  • Referenten empfangen

    2 Personen

  • Gäste registrieren

    3 Personen

  • Begrüßungsgetränk servieren

    3 Personen

  • Namensschilder verteilen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Eröffnungsrede moderieren

  • Redner ankündigen

  • Mikrofon verwalten

  • Präsentationen betreuen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Netzwerkrunde betreuen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Sprecher danken

  • Abschiedsgetränk servieren

    2 Personen

  • Gäste verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Buffet abbauen

    3 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Toiletten reinigen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Vorrat verpacken

    2 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Dankesnachricht versenden

  • Fotos teilen

  • Rechnungen prüfen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 70
  • BarhockerAnz. 8
  • BuffetischeAnz. 3
  • Registrierungstisch
  • KleiderständerAnz. 2
  • AbfallbehälterAnz. 6

Geschirr

  • WassergläserAnz. 80
  • WeingläserAnz. 80
  • KaffeetassenAnz. 70
  • TellerAnz. 100
  • GabelnAnz. 100
  • MesserAnz. 100
  • LöffelAnz. 100
  • ServierlöffelAnz. 12
  • ServiertablettsAnz. 8
  • KaraffenAnz. 8
  • ThermoskannenAnz. 6

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • LaptopsAnz. 2
  • HDMI-KabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • MikrofonständerAnz. 2

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • RührschüsselnAnz. 4
  • ScherenAnz. 3
  • KühlboxenAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 8
  • KühlelementeAnz. 12

Dekoration

  • NamensschildhalterAnz. 70
  • TischläuferAnz. 8
  • BlumenarrangementsAnz. 6
  • Willkommensschild
  • ProgrammständerAnz. 4
  • GirlandenAnz. 6
  • KlebebandAnz. 4
  • SchreibstifteAnz. 80
  • NotizblöckeAnz. 70

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 6
  • TischlampenAnz. 6

Reinigung

  • BesenAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • WischmoppAnz. 2
  • EimerAnz. 2
  • ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Datum, Programm und Referenten zuerst fest und reserviere die Location sowie das Catering erst, wenn der zeitliche Ablauf steht. Plane für Zu- und Absagen mindestens 2 bis 3 Wochen ein.
  • Schicke die Einladungen nicht ohne Anmeldeformular. Erfasse dort direkt Ernährungswünsche und Allergien und setze eine Anmeldefrist etwa 7 Tage vor dem Unternehmerabend.
  • Sammle Präsentationen spätestens 3 bis 5 Tage vorher ein und teste Beamer, Leinwand, Laptop, HDMI-Kabel, Mikrofone und Lautsprecher anschließend gemeinsam am Veranstaltungsort.
  • Erstelle die endgültige Gästeliste spätestens am Vortag. Drucke Namensschilder und Programm erst danach, damit Nachmeldungen und Schreibweisen nicht zu unnötiger Nacharbeit führen.
  • Plane den Aufbau mit einem Registrierungstisch, Sitzplätzen, Buffetischen und einem klaren Ablauf für Getränke und Snacks. Stelle vegetarische Häppchen separat bereit und kennzeichne Allergene, bevor die ersten Gäste eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Regionalen Unternehmerabend organisieren?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Location, Programm und Referenten. Einladungen sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin verschickt werden.
Wann muss die Gästeliste für den Unternehmerabend feststehen?
Setze die Anmeldefrist etwa 7 Tage vor der Veranstaltung. Die endgültige Gästeliste, Namensschilder und die Catering-Menge sollten am Vortag geprüft und vorbereitet werden.
Wie viele Getränke braucht man für einen Unternehmerabend?
Rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit ungefähr 1 Getränk pro Stunde. Zusätzlich sollten Wasser, Gläser und alkoholfreie Optionen für alle Gäste bereitstehen.
Wann sollte die Technik für den Unternehmerabend getestet werden?
Sammle alle Präsentationen 3 bis 5 Tage vorher ein und teste die komplette Technik spätestens am Vortag. Prüfe dabei auch Ersatzkabel, Stromversorgung und die Verständlichkeit der Funkmikrofone.

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