Checklist para organizar una noche regional de emprendedores
Una noche regional de emprendedores combina presentaciones, contactos y comida, así que los detalles se acumulan rápido. Esta checklist de 73 tareas y 54 elementos te ayuda a avanzar en el orden adecuado, desde reservar el lugar y cerrar el programa hasta preparar el registro y probar el proyector. El mayor riesgo no suele ser olvidar una mesa, sino dejar para el último día las preferencias dietéticas, las presentaciones o los cables necesarios. Reserva tiempo para una prueba técnica y para montar el espacio antes de que lleguen los invitados.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el lugar
Fijar la fecha y el programa
2 personas
Contactar con los ponentes
Reservar el catering
Redactar la invitación
Configurar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar la promoción en redes sociales
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Enviar recordatorio
Hacer la lista definitiva de invitados
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Imprimir el programa
Recopilar las presentaciones
Probar la técnica
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Separar los aperitivos vegetarianos
Crear tarjetas de alérgenos
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar los espacios
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Preparar tarjetas con nombres
Montar la mesa de presentación
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Conectar el proyector
Probar presentaciones
2 personas
Comprobar la iluminación
Colgar la decoración
2 personas
Montar el buffet
3 personas
Montar el punto de café
2 personas
Preparar las bebidas
2 personas
Preparar la vajilla
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
Comprobar los baños
Colocar los paneles informativos
Dar briefing al equipo de recepción
3 personas
Evento
Recibir a los ponentes
2 personas
Registrar a los invitados
3 personas
Servir la bebida de bienvenida
3 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Presentar el discurso de apertura
Anunciar al ponente
Gestionar el micrófono
Gestionar las presentaciones
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Coordinar la ronda de networking
2 personas
Servir café y té
2 personas
Agradecer a los ponentes
Servir la bebida de despedida
2 personas
Despedir a los invitados
2 personas
Seguimiento
Apagar el equipo
2 personas
Desmontar el bufé
3 personas
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Limpiar los baños
Retirar la decoración
2 personas
Empaquetar el inventario
2 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento
Compartir fotos
Revisar las facturas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 70
- Taburetes de barcant. 8
- Mesas de buffetcant. 3
- Mesa de registro
- Percheroscant. 2
- Papeleracant. 6
Vajilla
- Vasos para aguacant. 80
- Copas de vinocant. 80
- Tazas de cafécant. 70
- Platoscant. 100
- Tenedorescant. 100
- Cuchilloscant. 100
- Cucharascant. 100
- Cucharones de servircant. 12
- Bandejas de serviciocant. 8
- Jarrascant. 8
- Termoscant. 6
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátilescant. 2
- Cables HDMIcant. 3
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Altavocescant. 2
- Soportes para micrófonocant. 2
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chefcant. 4
- Cuencos para mezclarcant. 4
- Tijerascant. 3
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
- Acumuladores de fríocant. 12
Decoración
- Portanombrescant. 70
- Manteles runnerscant. 8
- Arreglos floralescant. 6
- Cartel de bienvenida
- Atriles para programascant. 4
- Guirnaldascant. 6
- Cinta adhesivacant. 4
- Bolígrafoscant. 80
- Bloc de notascant. 70
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 6
- Lámparas de mesacant. 6
Limpieza
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonacant. 2
- Cuboscant. 2
- Guantes de limpiezacant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el lugar, la fecha y el programa antes de enviar invitaciones; deja al menos 3 semanas para confirmar ponentes, catering e inscripciones.
- Envía un recordatorio entre 48 y 72 horas antes y usa las respuestas para preparar la lista definitiva, las tarjetas de nombre y las preferencias dietéticas.
- Recopila las presentaciones al menos 3 días antes. Prueba el proyector, la pantalla, los portátiles, los cables HDMI, los micrófonos y los altavoces en el lugar del evento.
- Calcula las bebidas por fases: para la primera hora, prevé 2 o 3 bebidas por persona y enfría una parte con antelación. Separa los aperitivos vegetarianos y coloca tarjetas de alérgenos visibles.
- Llega entre 2 y 3 horas antes para abrir la ubicación, comprobar los espacios y montar mesas, sillas, buffet y registro. Deja preparada una mesa de registro independiente para evitar colas en la entrada.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una noche regional de emprendedores?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Ese margen permite reservar el lugar, fijar el programa, confirmar ponentes, enviar invitaciones y ajustar el catering según las inscripciones.
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones?
- Envíalas unas 3 semanas antes del evento y cierra las inscripciones aproximadamente 5 días antes. Así tendrás tiempo para recoger preferencias dietéticas, preparar las tarjetas de nombre y elaborar la lista definitiva.
- ¿Cuándo se prueban la técnica y las presentaciones?
- Recopila las presentaciones al menos 3 días antes y haz una prueba completa el mismo día, entre 2 y 3 horas antes de abrir. Comprueba también los cables, las regletas, los micrófonos y el sonido.
- ¿Cuántas bebidas necesito para este evento?
- Como referencia, calcula 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y añade agua para toda la duración. Enfría las bebidas antes de que lleguen los invitados y reserva jarras o termos para el servicio de agua, café y té.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!